A capacidade de obter informações padronizadas dos fornecedores tem sido e continua a ser um desafio.

É difícil para os departamentos de compras comparar cotações ou informações recebidas de fornecedores em diferentes formatos.

Algumas pessoas estão inclinadas a inserir informações vitais em planilhas a fim de fazer comparações e tomar decisões de forma mais eficaz.

Entretanto, considerando o número de projetos que as empresas trabalham diariamente, isso representa um número considerável de horas.

Nesse contexto, não faltam termos e acrônimos importantes que muitas vezes aumentam ainda mais o número de horas necessário para a conclusão de processos e acordos.

E, há uma que constantemente causa considerável confusão: RFX.

Este blog vai explorar o termo e oferecer o significado de RFX. Em seguida, forneceremos uma visão geral dos tipos de documentos de compras incluídos na definição de RFX.

Então, o que é uma RFX?

Na aquisição, a sigla RFX significa solicitação de X, onde X é uma variável que representa os diferentes tipos de questionários de fornecedores.

Por exemplo, RFX poderia significar solicitação de proposta (RFP), solicitação de cotação (RFQ), solicitação de informação (RFI) e assim por diante.

O termo é comumente usado na gestão de compras e solicitações ao discutir processos de fornecimento que podem exigir mais de um tipo de RFX.

Ele pode ser usado como um local a ser utilizado quando um tipo específico de solicitação de informações ainda não foi selecionado.

Por exemplo, se você sabe que precisa fazer uma compra de software de TI, mas ainda não tem certeza se precisa usar uma RFI vs RFP vs RFQ.

Um comprador pode escolher uma RFI, RFP, RFQ, ou alguma combinação das três, dependendo da categoria específica ou complexidade da compra.

Um processo típico de RFx em 3 etapas incluirá: 

• Uma Solicitação de Informações (RFI) é distribuída de forma ampla ou pública buscando informações sobre as capacidades dos fornecedores ou bens e serviços, e o pool de candidatos pode ser reduzido com base nas respostas. 
• A seguir, uma Solicitação de Proposta (RFP) é distribuída entre aqueles selecionados no processo de RFI. Informações detalhadas são solicitadas aos fornecedores e frequentemente incluem um questionário abrangente.
• Finalmente, uma Solicitação de Cotação (RFQ) é distribuído aos candidatos finais solicitando preços aos fornecedores sobre os bens ou serviços solicitados. 

Não é raro começar com 50 ou mais fornecedores em uma RFI e reduzir o grupo de fornecedores potenciais a seis ou menos na RFQ final.

Como se dá o processo de uma RFx atualmente?

Antes do avanço da tecnologia moderna, a RFX ou solicitação de proposta, cotação ou informação era enviada por correio, fax ou telefone.

As empresas trocavam solicitações de RFX através destes canais tradicionais de comunicação.

Embora esses canais atendessem às necessidades imediatas de aquisição, a digitalização das práticas de aquisição mudava a narrativa.

O ‘e’ foi acrescentado posteriormente ao processo de RFX para mostrar que os processos de aquisição estavam sendo conduzidos eletronicamente.

O eRFx, portanto, refere-se à solicitação de informações, cotação ou proposta eletronicamente, utilizando software de aquisição.

As capacidades do eRFx estão sendo incorporadas no software moderno, abrindo oportunidades e ampliando os limites dos processos de aquisição estratégica.

Então, quais são os benefícios de utilizar um processo estratégico de RFx ou eRFx? Vamos analisar.

1. Continuidade e sustentabilidade dos negócios

Talvez o benefício mais importante dos processos automatizados de aquisição e RFx seja a redução de custos.

No entanto, além dos custos, ter fornecedores confiáveis e estrategicamente supridos permite que você desfrute de outros benefícios complementares, incluindo entregas pontuais, descontos, reduções nos defeitos dos produtos, menos interrupções de serviço e, finalmente, continuidade dos negócios.

O que a maioria das empresas não percebe é que a função de aquisição é uma função estratégica de longo prazo.

Isto significa que o uso de fornecedores de origem estratégica vai além da economia de custos.

Alavancar um processo estratégico de RFx é essencialmente uma estratégia de crescimento devido à continuidade dos negócios.

2. Alinhando Sourcing e objetivos comerciais

Os objetivos de fornecimento devem estar de acordo com as metas comerciais estabelecidas.

As empresas que conseguem reconhecer que os processos de aquisição são centrais para o crescimento dos negócios.

O gerenciamento de compras envolve o gerenciamento de um componente crítico do negócio.

Um processo de RFx estratégico permite contatar diferentes fornecedores, obter informações, obter cotações e tomar decisões de aquisição em tempo hábil.

Um processo estratégico de solicitação é a pedra angular de uma aquisição racionalizada e eficiente.

Ao utilizar o processo de RFx, as empresas podem alinhar suas metas de compra com os objetivos comerciais de longo prazo.

Por exemplo, uma empresa que utiliza um modelo centrado em custos pode utilizar processos de solicitação estratégicos para identificar fornecedores com ofertas econômicas.

O processo estratégico de RFx alinha seus objetivos de compra com suas metas comerciais de longo prazo, garantindo a continuidade dos negócios e criando valor a longo prazo.

3. Economia de custos

O processo estratégico de RFx é um processo de economia de custos para as empresas com liquidez.

A utilização de um processo estratégico de solicitação de cotação elimina a mão-de-obra necessária para processar e apresentar solicitações de compra aos fornecedores.

Como seu pessoal economiza tempo, ele também economiza dinheiro por fax, correio e telefone.

A digitalização da função de compras provou ser uma economia de custos, particularmente para tarefas administrativas rotineiras.

4. Melhoria da Estrutura de Compras

Um processo estratégico de eRFx ou RFx leva automaticamente a um processo organizado e estruturado ao receber respostas formais dos fornecedores.

Essas respostas podem incluir cotações, preços, ofertas, pagamento e informações de entrega.

Atualmente, existe um software que fornece a funcionalidade de RFx ou eRFx, permitindo que as empresas apresentem solicitações de compra.

Alavancar um processo estratégico de solicitação de cotação permite que você desfrute de respostas estruturadas e organizadas, garantindo responsabilidade e transparência nos processos de licitação e seleção de fornecedores.

RFx no processo de fornecimento estratégico

Ao emitir uma RFx, um comprador está solicitando informações qualitativas e quantitativas dos fornecedores. O software é utilizado no processo de pré-qualificação de fornecedores, e pode ser utilizado para conduzir análises de categoria.

O uso do software de compras ou ERP, que tenha funções de RFx, não requer a transição para um processo de sourcing completamente novo.

É simplesmente uma maneira mais eficiente de encontrar e selecionar fornecedores qualificados.

Por exemplo, emitir uma solicitação de cotação para todos os fornecedores simultaneamente permite avaliar todos os fornecedores de uma só vez enquanto se trabalha no mesmo ambiente e no mesmo período de tempo.

Isto é muito mais eficiente do que ter várias reuniões com cada fornecedor para analisar as capacidades da empresa, produtos, serviços, preços, etc.

Conclusão

O eProcurement já está moldando os processos de aquisição, permitindo que as empresas sejam ágeis e proativas em seus processos de compra de rotina.

Na GoBuyer, ajudamos as empresas a preencher as lacunas de aquisição através de soluções estratégicas.