Cada empresa procura no mercado o melhor fornecedor para que possa fazer uma compra informada.

Se você está procurando um fornecedor de produto confiável ou um prestador de serviços, saber como escrever um pedido efetivo de cotação é fundamental.

Um RFQ (ou pedido de cotação) bem escrito e abrangente pode ajudar as empresas a obter cotações competitivas que ajudarão a satisfazer suas necessidades de negócios e projetos.

O que é um RFQ?

Em um processo de compras, as empresas avaliam as propostas dos fornecedores e escolhem o fornecedor que melhor se adapta ao projeto.

Um RFQ é um documento chave usado para convidar e selecionar fornecedores.

Uma solicitação de cotação é um processo formal que as empresas utilizam quando desejam solicitar produtos ou serviços para seus projetos.

É um documento comercial que convida os fornecedores a fornecer seus melhores preços e condições de pagamento.

Um RFQ típico contém:

• Especificações gerais e técnicas para o produto ou serviço
• Última data para aceitar respostas de RFQ
• Datas estimadas para a entrega do produto ou serviço final
• Duração proposta do contrato com o fornecedor
• Outros termos e condições que precisam ser aceitos pelo fornecedor

É importante notar que um pedido de cotação não é uma oferta firme de compra. Portanto, não é considerado um contrato ou acordo formal.

O contrato final é criado uma vez que o comprador envia uma oferta e o fornecedor a aceita.

As RFQs são essenciais para as empresas que exigem um fornecimento consistente de produtos com especificações e padrões definidos, sempre.

Portanto, fornecedores ou prestadores de serviços mais bem organizados geralmente têm maiores chances de criar uma RFQ racionalizada que ofereça sempre a melhor adequação às exigências de uma empresa.

O que compõe um RFQ?

Uma RFQ bem construída deve ser aberta com uma introdução à empresa e seus negócios e uma declaração da necessidade.

Ela então permite que os fornecedores expressem claramente suas ofertas para atender a essa necessidade e fornece ao comprador uma maneira justa de selecionar a melhor solução. 

Uma maneira eficiente de fazer isso é fornecer aos licitantes um modelo que seja projetado para obter as informações completas necessárias em um formato que permita uma fácil comparação.

O tempo gasto na preparação economiza energia e frustração mais tarde.

Enquanto as RFQs variam para diferentes indústrias e necessidades comerciais, há certos elementos que devem ser sempre incluídos em um pedido de cotação.

Convite para licitação e resumo

Isso se trata de um breve esboço resumindo todos os elementos-chave presentes no pedido de cotação, como por exemplo:

• Quantidade, características e especificações do produto
• Entregáveis de projetos e se são únicos ou necessários em intervalos periódicos
• Datas importantes, tais como as datas de apresentação de propostas e a última data para aceitação de propostas

Complete o resumo estendendo um convite aos fornecedores para enviar suas respostas às licitações.

Visão geral dos negócios e projetos

Um RFQ também busca dar uma visão geral completa da empresa e dos requisitos de seu projeto no documento.

Isto dá aos fornecedores um conhecimento profundo das necessidades específicas do projeto dos compradores, o que significa que eles são mais propensos a fazer propostas.

Especificações e exigências

Esta seção fornece informações detalhadas sobre o projeto e os produtos e serviços solicitados.

Inclua detalhes sobre:

• Especificações do produto (tamanho, qualidade e quantidade)
• Datas de entrega do produto ou serviço
• Termos e condições do projeto, tais como incentivos de desempenho, garantia do produto ou garantia, duração do contrato e opções de renovação, se houver
• Requisitos de hardware ou software para o produto ou serviço

Considere incluir um acordo de não-divulgação (NDA) para manter as informações-chave sobre a empresa e o projeto específico em sigilo.

Quais os principais tipos de RFQ?

Um pedido de cotação pode ser formulado de diferentes maneiras, conforme descrito abaixo:

Licitação aberta

Uma licitação aberta é um formato de solicitação de cotação no qual o comprador abre publicamente a licitação durante o tempo de apresentação.

Os preços e as condições de pagamento dos fornecedores estão disponíveis para que todos possam ver.

Licitações abertas incentivam um processo competitivo, mas podem levar os fornecedores a fixar preços mais altos.

Uma licitação aberta significa que as respostas podem ser vistas por todos os fornecedores potenciais.

Elas estão disponíveis durante o período de apresentação, dando assim aos fornecedores o tempo para ver os preços uns dos outros.

A partir daí, eles podem alterar suas propostas apresentadas até que o tempo de apresentação de propostas termine.

Licitação fechada

Em um processo de licitação fechada, todos os concorrentes qualificados enviam suas propostas, mas estas somente são abertas após o recebimento de todas as respostas.

Licitações seladas são consideradas um formato de licitação mais transparente em comparação com as licitações abertas.

Contratos governamentais ou do setor público geralmente usam licitações fechadas em seu processo de aquisição.

Licitação seletiva

Uma licitação seletiva é um pedido de cotação onde os fornecedores selecionados são convidados a enviar suas ofertas.

Licitações convidadas são econômicas, pois apenas fornecedores confiáveis ou pré-convidados são escolhidos para participar.

Como o nome sugere, ela acontece quando fornecedores específicos recebem o RFQ e são então convidados tanto para ofertas abertas quanto para ofertas seladas.

Leilão reverso

Um leilão reverso é um método de solicitação de cotação no qual os fornecedores dão suas melhores ofertas para a consideração do comprador.

Muitas empresas realizam leilões reversos quando não conseguem encontrar fornecedores.

Os leilões reversos podem ser uma boa opção se o custo for o critério principal para a adjudicação de um contrato.

Em geral, um leilão reverso só é utilizado quando uma RFQ é emitida, mas nenhum fornecedor pode igualar o preço-alvo.

Conclusão

O processo de RFQ é um dos mais poderosos que um comprador pode usar para obter informações de preços do mercado fornecedor.

Por anos, as empresas precisaram gastar horas e horas de trabalho em cada etapa de seleção.

Atualmente, a emissão de documentos de RFQ não precisa ser um processo manual.

As plataformas de compra possibilitam a automação e permitem aos emissores criar modelos, colaborar com os fornecedores, pontuar propostas automaticamente e muito mais.

As tecnologias de aquisição estão transformando o processo de aquisição e possibilitando uma melhor seleção de fornecedores.

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