Relatórios de compras e análises podem destacar problemas ao longo dos processos e fornecer soluções para questões de aquisição, ao mesmo tempo em que dão orientação para esforços futuros.

Quando as empresas adotam métodos de compra no digital, elas frequentemente vêem esse processo apenas sob a perspectiva de economia de custos.

Entretanto, sistemas de compras oferecem muito mais do que só cortes nos gastos.

As capacidades analíticas dessas plataformas, por exemplo, facilmente superam o que antes era possível com o trabalho manual.

Qual a importância de relatórios de compras?

Os relatórios de compras são algumas das ferramentas mais poderosas e eficientes disponíveis para gestores e outros líderes de compras.

Com uma compreensão completa do que são esses relatórios e como eles funcionam, as equipes de compras podem alcançar uma redução significativa de custos e criar uma cadeia de valor em cascata em todas as suas organizações.

Os relatórios de compras são na maioria das vezes gerados periodicamente, mas as organizações que investiram em sistemas de compras podem gerá-los facilmente sob demanda.

Alguns dos tipos mais comuns de relatórios incluem:

• Relatórios de despesas ajudam na elaboração de orçamentos, auditorias e relatórios, com níveis versáteis de granularidade baseados no contexto. Eles podem ser usados para comparar os gastos reais com os valores orçados aprovados, obter uma imagem clara da base financeira geral da empresa em tempo real, ajudar na gestão do fluxo de caixa, e muito mais.
• Relatórios de fornecedores ajudam a acompanhar os detalhes de quanto está sendo gasto com quais fornecedores, assim como aprovações, inventário e estatísticas de uso, etc. Ao rastrear tais gastos, as empresas podem melhorar suas estratégias de abastecimento para obter maior resiliência e flexibilidade, enquanto ainda garantem economia de custos e protegem a continuidade dos negócios.
• Relatórios de gestão de contratos apresentam análises de contratos de fornecedores e dados auxiliares relevantes, assim como informações de conformidade e desempenho. Eles fornecem orientação adicional para otimizar a cadeia de fornecimento, adicionando redundâncias relevantes ao contexto e identificando oportunidades de parceria com os melhores fornecedores da empresa em iniciativas mutuamente benéficas.

Os relatórios de compras oferecem às empresas uma visão clara do valor que está sendo entregue pelas atividades de compras.

Tais relatórios contribuem para que a organização alcance suas metas e objetivos mais amplos. 

Eles também dão uma visão abrangente de quão eficazes são as diferentes estratégias de aquisição e ajudam na economia de custos.

Como plataformas de compras funcionam?

Os sistemas de aquisição dão aos departamentos financeiros e de compras um controle completo sobre o processo de sourcing e de compras.

Ao mesmo tempo, elas permitem aos usuários encomendar as ferramentas e produtos necessários de forma digital. 

O sistema permite que os administradores definam parâmetros de compras e criem orçamentos dinâmicos para os usuários.

Além disso, todos os dados de compras são centralizados.

A centralização de dados permite gerar relatórios de gastos automaticamente e conduzir uma ampla gama de análises de gastos.

Com uma melhor visualização dos dados, as empresas podem planejar e orçar com mais eficácia.

Vantagens de relatórios de compras digitais

Contratos de fornecedores são facilmente acessados pela gestão, e painéis de relatórios permitem aos usuários visualizar informações e tendências para o gerenciamento de gastos e de fornecedores.

Esses dados são exportáveis para outros programas como ERP e sistemas de cotação, permitindo que diferentes departamentos rastreiem métricas e importem dados para uso em toda a organização.

Uma plataforma de compras completa oferece a capacidade de criar relatórios, programá-los e automatizar todo o processo, em tempo real, com total precisão.

Aqui estão cinco benefícios advindos da automatização de relatórios de compras:

1. Análises rápidas

A maioria dos relatórios de compra são enviados para análise de algum profissional ou parte interessada, quer seja um reembolso de despesas ou aprovação de orçamento.

Sem automação, o processo pode ser atrasado se uma única pessoa passar por algum contratempo ou cometer um erro manuaç.

Além disso, ao passar documentos por e-mails, é fácil perder o controle da versão.

A geração automática de relatórios mantém o processo no rumo certo e agiliza o tempo de análise ao mesmo tempo em que impede que os obstáculos acima mencionados ocorram.

2. Aumento da Eficiência

Transformar seus processos financeiros de manual para automático resulta em um aumento imediato da eficiência.

Qualquer coisa que possa ter desacelerado sua equipe antes (isto é, busca de dados, entrada de dados, aprovações, etc.) torna-se um problema do passado.

Além disso, quando se usa sistemas conectados, é possível ter uma visão mais clara das finanças de sua organização.

Essa centralização facilita o reconhecimento de padrões e a tomada de decisões de acordo com os melhores interesses da empresa.

3. Integridade dos dados

Não importa quanta atenção aos detalhes uma pessoa tenha, sempre há margem para erro.

É possível cometer um erro ao inserir dados, ou talvez um fornecedor envie a informação errada.

A integridade dos dados é de suma importância quando se trata de demonstrações financeiras, relatórios e documentos.

Soluções automatizadas proporcionam total confiança de que os dados são precisos.

Com a automação de compras, é fácil minimizar essa taxa de erro, pois se torna um processo objetivo sem muita necessidade de intervenção humana.

Conclusão

Os relatórios e análises permitem às organizações obter uma visão consolidada de seus gastos e atividades de aquisição.

A eficácia tanto de relatórios quanto de análises está diretamente ligada à forma como as equipes de compras compreendem sua importância e se tais equipes têm ou não as ferramentas necessárias à sua disposição para coletar com precisão, limpar e enriquecer os dados de compras.

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