Selecionar fornecedores para sua organização pode ser uma tarefa assustadora.

Primeiro, é preciso criar uma lista restrita de fornecedores qualificados e, em seguida, gradualmente examinar esses candidatos para determinar o melhor fornecedor possível para suas necessidades.

Nesse contexto, é claro que sua qualidade de fornecedores depende em grande medida de quão bem a empresa organiza e segue um processo de verificação de fornecedores.

Embora pareçam semelhantes, as siglas RFI, RFP e RFQ representam partes diferentes, porém essenciais, do processo de aquisição.

Estes três documentos, embora semelhantes em sua função, ainda são bastante diferentes e contribuem significativamente para o processo de qualificação do fornecedor.

Aqui está um guia detalhado para cada documento e como eles se encaixam na qualificação de seu fornecedor.

Qual a relação entre RFI, RFP e RFQ?

Todos os três – RFI, RFP e RFQ – estão relacionados com as funções de aquisição e procurement do negócio.

Todas as três atividades são úteis na gestão da supply chain e qual delas seria usada para os negócios depende do objetivo final da atividade.

Por exemplo, se uma empresa estiver procurando reduzir o custo de um produto ou serviço, ela pode optar por uma RFQ.

Se estiver procurando obter um melhor serviço ou melhorar a qualidade do produto, você pode optar por uma RFP.

Ao mesmo tempo, se ela não tiver certeza de qual solução pode ajudar a melhorar a realização de negócios, é comum optar por uma RFI.

Os documentos são diferentes no que eles conseguem para o negócio, mas no final, todos os três estão focados em aumentar a competitividade do negócio no mercado.

O que é uma RFI?

Abreviação de “pedido de informações”, uma RFI é um documento preliminar utilizado por empresas que não entendem o mercado no qual estão prestes a entrar.

Como a RFI é mais um documento de busca de fatos, um gestor preparando esse documento vai querer fazer perguntas abertas, aquelas que permitem ao fornecedor falar sobre sua gama completa de ofertas.

Tipicamente, uma RFI irá declarar os amplos desafios comerciais que a marca está tendo, e então o fornecedor pode adaptar sua resposta dentro do contexto desses desafios.

Muitas vezes, ele explicará sua posição no mercado (por exemplo, em que setores é especializado), como licencia seu produto e que outras taxas podem ser esperadas.

A solicitação de informações faz a bola rolar para que os fornecedores possam se posicionar como aptos a atender a uma necessidade que uma organização tem.

Executando uma RFI

Um RFI é muito mais eficiente do que enviar e-mails abertos a múltiplos fornecedores, especialmente ao usar uma solução especificamente projetada para o processo.

Um sistema ERP, por exemplo, permite que o gestor estabeleça um questionário padronizado. 

Da mesma forma, também é capaz de enviar a mesma RFI para várias empresas, economizando tempo. Por sua vez, os fornecedores podem inserir informações sobre si mesmos e sobre os produtos que fornecem. 

Quer a marca administre o RFI em uma solução SaaS ou o faça através do bom e velho e-mail, é preciso comparar fornecedores potenciais com os requisitos de qualificação.

Os requisitos devem descrever os níveis de qualificação esperados para as áreas mais importantes. 

Como você está procurando um parceiro que faça parte de sua cadeia de fornecimento, suas exigências devem refletir como sua empresa faz negócios diariamente. 

Com base nas exigências de qualificação de seu fornecedor, monte um questionário que possa ser dividido em suas áreas de foco preferidas.

Adicione perguntas detalhadas a cada bloco. Pode ser útil formular perguntas de forma que elas possam ser respondidas com “sim”, “não”, ou “parcialmente”. Desta forma, é mais fácil analisar as respostas posteriormente.

Neste ponto, um gestor também pode solicitar provas para perguntas específicas, tais como certificados ou outra documentação.

E uma RFP? Do que se trata?

Uma RFP, “Request for Proposal,” é um documento que pede aos fornecedores que proponham soluções para os problemas ou exigências comerciais de um cliente.

O objetivo de emitir pedidos de propostas é determinar o quão bem as diferentes soluções oferecidas pelos diferentes fornecedores em consideração podem atender às necessidades do comprador para ajudar a fazer a melhor escolha.

Uma RFP deve conter muito mais especificidade em termos de quais são as necessidades de uma empresa, delineando os objetivos comerciais para o projeto e identificando os requisitos específicos que são necessários para o trabalho solicitado.

A chave para este documento é que há detalhes suficientes para dar aos fornecedores o contexto de que necessitam a fim de propor uma solução válida, mas ainda assim é preciso dar suficiente margem de manobra para que os fornecedores apliquem a criatividade e as melhores práticas para atender a essas necessidades.

O que compõe uma RFQ?

Abreviação de “pedido de cotação”, a RFQ é um documento ainda mais detalhado que descreve até as especificações exatas exigidas pela empresa.

Ao contrário da RFP, que permite a flexibilidade do fornecedor para sugerir soluções criativas para o problema, uma empresa que implanta uma RFQ não está procurando criatividade, mas sim que o fornecedor apresente os dados requisitados usando especificações pré-determinadas.

Tendo aprendido as soluções disponíveis para os problemas que enfrentam, a organização de compras pode baixar as mãos e determinar exatamente qual solução eles querem levar adiante.

Nesta fase, a intenção é informar aos fornecedores ainda no processo de seleção que, “aqui está a solução que estamos procurando e gostaríamos de ter uma discriminação de custos de quanto você pode oferecer”.

O fornecedor então especificará se ele pode atender ao requisito, se exigirá alguma modificação ou se ele será necessária a alavancagem de um fornecedor terceirizado.

RFQ ou RFP?

O processo de RFQ é uma das operações mais comuns realizadas diariamente por todos os gestores de compras ou procurement.

Entretanto, mesmo como a operação mais comum, ela ainda pode ser executada de muitas maneiras diferentes.

Seja qual for a maneira de fazê-lo, a RFQ é o método mais poderoso para obter uma rápida economia de custos.

Por outro lado, as RFPs podem e devem ser usadas por uma gama mais ampla de funções empresariais.

Além dos gerentes de aquisição, gestores de projeto e engenheiros também podem utilizar este processo ao procurarem soluções específicas e inovadoras. 

Executando os pedidos de forma mais eficiente com sistemas de compras

Todos os tipos de pedidos podem ser executados em uma plataforma de compras, economizando tempo que pode ser gasto em outras etapas do sourcing estratégico.

Em vez de enviar um e-mail não estruturado, é muito mais eficiente executar uma RF através de um sistema digital.

Este tipo de software permite que o fornecedor faça parte de seu trabalho, por exemplo, inserindo informações básicas de identificação no sistema. 

Além disso, o uso de templates torna muito mais fácil comparar ofertas e premiar um vencedor.

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