As plataformas de compras são um ambiente de mercado online (semelhante a um site de ecommerce) que apoia a venda e compra de suprimentos, commodities, tecnologia ou serviços.

As plataformas de compras são frequentemente utilizadas para facilitar as vendas entre empresas ou entre empresas e governos.

Escolher a plataforma de aquisição certa para uma empresa, independentemente do tamanho ou da indústria, pode ser desafiador e demorado, devido aos detalhes que envolvem tal escolha.

Nesse artigo abordaremos o que é uma plataforma de compras, como elas funcionam e detalhes importantes acerca das mesmas.

Qual a importância de sistemas digitais nesse mercado?

Um dos maiores desafios para empresas com grandes necessidades de aquisição é a dificuldade de monitorar compras e evitar gastos desnecessários em um contexto de complexidade crescente (número de fornecedores, serviços, fluxos de trabalho, etc.).

Como resposta, as plataformas de compra permitem centralizar e automatizar as interações entre as partes interessadas, tais como usuários finais, departamento de compras, fornecedores, etc.

Seu objetivo é otimizar os processos, a gestão e a estratégia de compras. 

Uma plataforma de compras ajuda a automatizar essa função em uma organização.

Elas oferecem uma solução centralizada para o gerenciamento de compras. Podem melhorar o fluxo de trabalho de seus processos internos, automatizando várias tarefas, tais como iniciar e aprovar requisições e pedidos de compra.

O uso de plataformas de compras traz consigo a redução de custos, implementação de relações estruturadas com fornecedores e a integração de sistemas que não apenas reduzem os gastos, mas melhoram substancialmente o desempenho do fornecedor e a qualidade dos produtos adquiridos.

A produtividade também é melhorada, pois os clientes internos podem facilmente obter itens em catálogos através de sistemas de requisição e pedidos online.

Quais características são indispensáveis para uma plataforma de compras?

Há um grande número de ferramentas no mercado.

E enquanto vamos sugerir algumas ótimas em breve, você pode começar com uma delas e terminar em outro lugar completamente diferente.

Algumas podem não estar disponíveis onde você está, ou talvez o preço as mantenha fora de alcance.

Mas é importante saber o que você realmente precisa.

Para ajudar os líderes e gestores em sua busca, apresentamos uma lista de características obrigatórias para plataformas de compras.

Essas são funções que auxiliam a empresa não só na aquisição em si, mas também em todas as etapas que vem antes e depois da mesma.

1. Gestão de orçamento

Um aspecto importante da gestão de compras é o acompanhamento do orçamento disponível, uma vez que os gastos têm um impacto direto no resultado final da organização. 

A aplicação de fluxos de trabalho dinâmicos de aprovação pode ajudar empresas a aumentar a eficiência de seu processo de compras, resolvendo gargalos e definindo a autoridade necessária para fazer compras de vários tamanhos. 

Uma solução com controles orçamentários e monitoramento automatizado de gastos pode tornar os problemas potenciais conhecidos pela equipe antes que eles afetem seu negócio.

2. Gestão de fornecedores

O gerenciamento de fornecedores é uma função central do processo de aquisição.

Por essa razão, é importante que a sua plataforma de compras ofereça ferramentas voltadas para a gestão de fornecedores.

Esta funcionalidade ajudará na identificação, gerenciamento e análise de fornecedores que abrangem vários departamentos e categorias dentro de um processo de compras.

As empresas podem medir o desempenho de um fornecedor com precisão em intervalos regulares.

Avaliações e medidas de desempenho oportunas protegem os interesses comerciais de ambas as partes.

3. Integração suaves

No mínimo, uma plataforma ideal de aquisição deve oferecer uma maneira de se conectar com outras ferramentas de terceiros como sistemas de contabilidade, nuvem financeira, e permitir ao pessoal de aquisição importar e exportar dados diretamente de planilhas ou outros sistemas. 

Quando sua plataforma de compras se conecta perfeitamente com outros softwares de terceiros, é mais fácil eliminar a redundância de dados e os erros humanos.

Uma ferramenta flexível de gerenciamento de compras que sincroniza os dados sem problemas através da digitalização do histórico de dados, deduplicação e atualização sem intervenção é a necessidade do momento.

4. Relatórios de gastos

É importante que a sua plataforma de compras forneça os dados mais relevantes da maneira mais fácil possível.

Ela deve ser o melhor agregador de dados de compras, não apenas um criador de informações.

Não importa o propósito que sirva, a informação mais relevante e acessível é a mais valiosa, pois simplifica a tomada de decisões e aumenta a previsibilidade.

5. Customização

Uma organização pode obter mais valor de uma plataforma de compras se houver a possibilidade de modelar processos de aquisição únicos com ela.

O objetivo é usar a ferramenta para padronizar e reinventar processos de aquisição, em vez de tentar encaixar seus processos em uma ferramenta rígida. 

Quando adquirir uma plataforma de compras?

Nem todas as plataformas são criadas igualmente, já que alguns sistemas são voltados para grandes corporações enquanto outros têm menos recursos e muitas vezes são mais adequados para pequenas empresas.

Garantir que você obtenha o certo para suas necessidades significa fazer algumas perguntas antes de começar a pesquisar qual adquirir.

Existem várias formas de descobrir qual plataforma de compras se encaixa melhor no contexto da empresa.

Reunir-se com os executivos para discutir os objetivos claros para o que sua empresa precisa, por exemplo, é uma das alternativas mais óbvias.

Da mesma forma, determinar sua cadeia de valor, seus principais negócios e processos de aquisição, também torna a escolha mais fácil.

Também é possível observar os sistemas da empresa, bancos de dados e aplicativos envolvidos para examinar questões de segurança, tais como hacking ou o potencial de corrupção de dados.

Você precisa de acesso remoto ao software? Um aplicativo móvel é uma característica importante?

Isto o ajudará a pesquisar as várias opções antes de implementá-la totalmente em sua empresa.

Conclusão

Escolher a plataforma correta de aquisição para seu negócio é um processo importante e às vezes demorado.

As considerações acima podem ajudar a orientar sua tomada de decisão nesse processo. Entretanto, mais importante que todo o resto, é ter em mente que essa plataforma deve servir aos propósitos da sua empresa e seus processos de compra.

A GoBuyer se preocupa em sempre trazer conhecimentos novos sobre a área de logística, educando líderes e gestores no assunto.

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