As políticas de compras são essenciais para qualquer organização que queira gerenciar suas atividades de compras eficazmente.

Um conjunto bem elaborado de políticas e procedimentos pode ajudar a garantir que as compras sejam feitas conforme as metas, os orçamentos e os padrões éticos da organização.

Entretanto, desenvolver e implementar essas políticas e procedimentos não é uma tarefa fácil.

Neste artigo, exploraremos algumas práticas recomendadas para desenvolver e implementar políticas e procedimentos de aquisição que funcionem.

O que são políticas de compras?

Os modelos de políticas de compras orientam a estratégia de procurement de sua organização, promovendo procedimentos de compras responsáveis e eficientes.

Eles definem os padrões e as diretrizes gerais do que se espera dos funcionários para conduzir uma estrutura de procedimentos de aquisição eficiente, ética e em conformidade.

Como prática recomendada, as políticas de aquisição também devem refletir e se alinhar aos objetivos estratégicos mais amplos, às metas corporativas e aos valores de sua organização, incluindo sustentabilidade, diversidade e inclusão e proteção de dados.

Embora esses objetivos corporativos mais amplos (e as políticas relacionadas) sejam muitas vezes definidos em outro lugar, os componentes aplicáveis devem ser considerados e alinhados às suas políticas de aquisição.

Por exemplo, a política de segurança de informações de compras de sua organização definirá padrões e diretrizes para a proteção de informações. Sua política de compras deve estar alinhada com essas diretrizes para garantir que as informações compartilhadas com fornecedores e outros terceiros sejam protegidas e que as atividades de aquisições estejam em conformidade. 

Entretanto, as políticas não devem ser prescritivas sobre como fazer as coisas. É aí que seus procedimentos entram em ação.

As Melhores Políticas de Compras

Envolva as partes interessadas no processo

As políticas de compras não devem ser desenvolvidos em um vácuo. Em vez disso, devem ser criados em colaboração com as partes interessadas de toda a organização.

Essas partes interessadas podem incluir a equipe de compras, os chefes de departamento, a equipe financeira, a assessoria jurídica e outras pessoas afetadas pelo processo de compras.

Ao envolver as partes interessadas no processo, você pode garantir que as políticas e os procedimentos sejam adaptados às necessidades e às metas específicas da sua organização.

Estabeleça metas e objetivos claros

Antes de desenvolver políticas de compras, é essencial estabelecer metas e objetivos claros para o processo de procurement.

O que você espera alcançar com as aquisições? Quais são as suas restrições orçamentárias? Que padrões éticos você deseja manter?

Ao responder a essas perguntas antecipadamente, você pode garantir que suas políticas e procedimentos estejam alinhados com as metas e prioridades da organização.

Forneça orientações claras

As políticas de compras devem fornecer orientações claras sobre como conduzir as atividades de procurement. Isso inclui orientação sobre o processo de aquisição, por exemplo, como emitir uma solicitação de proposta (RFP), como avaliar propostas e como conceder contratos.

Também inclui orientações sobre padrões éticos, como evitar conflitos de interesse, garantir a concorrência leal e evitar fraudes e corrupção.

Garanta a conformidade com regulamentos e leis

As políticas e os procedimentos de aquisição devem estar em conformidade com os regulamentos e as leis relevantes, como as leis de aquisição pública, as leis antissuborno e as leis de proteção de dados. 

Isso requer um entendimento completo dessas leis e regulamentos, bem como um monitoramento contínuo para garantir a conformidade. O não cumprimento dessas normas pode resultar em consequências legais e financeiras para sua organização.

Estabeleça a responsabilidade e a supervisão

As políticas e os procedimentos de aquisição devem estabelecer mecanismos claros de responsabilidade e supervisão.

Isso inclui a designação de uma equipe específica responsável pelas atividades de aquisição, o estabelecimento de funções e responsabilidades claras e a oferta de treinamento regular sobre políticas e procedimentos de aquisição.

Também inclui o estabelecimento de mecanismos de supervisão, como auditorias e revisões, para garantir que as atividades de aquisição sejam conduzidas de acordo com as políticas e os procedimentos estabelecidos.

Dicas rápidas para o sucesso

Garanta que seja escalável

Escrever um processo e uma política de aquisições leva muito tempo. Portanto, escreva-a para durar um bom tempo.

Como a política se sairá se sua empresa dobrar de tamanho no próximo ano? Se o dobro de pessoas estiver entrando em contato com você com solicitações, a carga de trabalho será gerenciável com a política atual?

Conformidade e consistência andam de mãos dadas quando se trata de políticas de aquisição.

Escreva suas próprias regras

Não se sinta limitado pelo que as outras empresas fazem. Se um limite baixo de gastos antes de exigir uma RFP causar muito trabalho para o setor de compras e gerar economias mínimas, mude-o. Muitas práticas comuns de aquisição causam os desafios que tornam o processo penoso.

Criar uma política sem considerar como ela realmente funcionaria em sua organização não lhe trará nenhum benefício a longo prazo. Aproveite essa oportunidade para pensar de forma diferente.

Torne-a modular

Os projetos de aquisição são de todas as formas e tamanhos, e sua política de aquisição deve se adaptar a isso. Tornar seu processo modular significa usar apenas as partes certas do processo para os projetos certos. A flexibilidade aumentará a eficiência.

Seja digital

Tornar o procurement digital é uma etapa essencial para que as atividades de aquisição estejam prontas para o futuro. As soluções de compras digitais ajudam as equipes a reduzir as partes operacionais repetitivas do procurement, liberando os membros da equipe para se concentrarem em funções estratégicas.

Como a tecnologia continua a se tornar parte integrante de nossas atividades cotidianas, é inevitável uma transformação digital completa das atividades de aquisição.

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