A tecnologia simplificou muito a forma como as organizações lidam com o processo de aquisição.

Com sistemas dedicados, como plataformas de fornecedores, as empresas agora podem se comunicar facilmente com os mesmos e gerenciar os pedidos com mais eficiência.

Mas como eles funcionam?

Nesse artigo iremos abordar em detalhes o que são essas plataformas, como elas atuam e quais os benefícios de adotá-las.

O que são as plataformas de fornecedores?

Uma plataforma de fornecedores é uma solução de Procurement que permite às empresas gerenciar e se conectar com fornecedores de bens e/ou serviços de terceiros.

Em outras palavras, é um sistema de gestão seguro que ajuda as empresas que trabalham em rede com muitos fornecedores, agilizando significativamente seu processo de compras online.

Junto com alguns outros grandes benefícios de que falaremos mais adiante, elas oferecem uma excelente oportunidade de trabalhar e se comunicar com seus fornecedores em um ambiente eficiente, confiável e, o mais importante, seguro.

Um portal de fornecedores é usado para: 

• Onboarding
• Apresentação de fatura eletrônica 
• Fatura e consulta de pagamento, incluindo histórico e detalhes de pagamento
• Disputas de pagamento – apresentação e acompanhamento 
• Compras, depois de compras e solicitações
• Gerenciamento da cadeia de fornecimento 
• Negociação de descontos 

Quais as funcionalidades essenciais das plataformas de fornecedores?

Escolher a plataforma de fornecedores é importante porque ajuda a garantir uma comunicação adequada com o fornecedor e mantê-lo satisfeito com total transparência.

Nesse sentido, é importante analisar as ferramentas oferecidas no momento de decisão para julgar se aquilo é um investimento adequado ou não.

As principais características que se precisa procurar em um portal de fornecedores são:

• Plataforma unificada: Ao contrário da aquisição manual, onde os processos de aquisição são frequentemente descentralizados, um portal de fornecedores deve fornecer uma solução onde haja uma visão unificada de todas as informações de compra em um único lugar.
• Gestão orçamentária: Deve-se ser capaz de rastrear e gerenciar o orçamento de compras e prover os controles necessários em relação à sua utilização.
• Integração com ERPs: A integração de plataformas de fornecedores com outros sistemas empresariais, como contabilidade, finanças, etc., ajuda a gerenciar todos os dados em um só lugar. As empresas devem escolher softwares que possam ser facilmente integrados com os ERPs para maximizar a eficiência das operações.
• Relatórios: Uma solução ideal deve fornecer informações regulares e úteis (MIS & dashboards) com base nas atividades comerciais. Isto ajudará as empresas a prever e tomar melhores decisões.
• Baseado na nuvem: Plataformas de fornecedores baseados em nuvem podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer momento. Em comparação às soluções locais, as soluções baseadas na nuvem são facilmente escaláveis e econômicas. 
• Personalizáveis: As empresas devem ter a opção de personalizar a solução adequada às suas necessidades. Elas podem optar por ter as ferramentas de que precisam e renunciar a recursos que não são utilizáveis por elas.

As plataformas de fornecedores estão se tornando ferramentas integrais do processo de aquisição.

Elas tentam reduzir os erros dos processos manuais e melhorar a comunicação com os fornecedores.

É possível aumentar a eficiência de suas operações integrando com sucesso a solução no negócio.

Vantagens das plataformas de fornecedores

A chave para construir relações com fornecedores que sejam mutuamente benéficas, fortes e duráveis é poder proporcionar-lhes uma experiência que seja sempre eficiente e personalizada.

Nesse contexto, as muitas capacidades das plataformas de fornecedores tem rapidamente tornado as mesmas uma das adoções mais vantajosas tanto para departamentos de compras quanto para vendedores.

Aqui trazemos algumas das vantagens de aderir às plataformas de fornecedores:

1. Melhoria comunicação

As cadeias de abastecimento estão em constante mudança. Os compradores abrem novos centros de distribuição, fábricas e lojas de varejo, o que muda as diretrizes de roteamento.

À medida que processos comerciais são repensados, novos e melhores procedimentos de previsão, compra e faturamento são introduzidos.

As plataformas de fornecedores fornecem um recurso online para compradores comunicarem as mudanças nos detalhes de contato, guias de roteamento e processos comerciais à comunidade de fornecedores.

2. Processos colaborativos

As plataformas de fornecedores fornecem a ambos os lados uma visão única e compartilhada dos dados.

Historicamente, o pessoal de compras e de fornecimento visualizavam os dados em suas próprias aplicações comerciais, que estavam desesperadamente fora de sincronia.

Com esses portais, tanto o fornecedor quanto o comprador compartilham uma visão comum de dados, desde datas até informações financeiras.

A nova visibilidade permite que as duas partes colaborem em ações corretivas para melhorar o desempenho geral da cadeia de fornecimento.

A resolução de disputas é outro processo que se beneficiou da visão compartilhada em uma plataforma de fornecedores.

3. Automação de processos

Essas plataformas permitiram que um novo grupo de processos de negócios, tais como strategic sourcing, gestão de contratos e planejamento da demanda, fosse automatizado.

Historicamente, estes processos ocorriam por telefone, via emails ou em reuniões presenciais.

Devido à sua natureza complexa, estas práticas eram muito sofisticadas para automatizar através de transações não supervisionadas

Entretanto, ao mover esses processos on-line, as plataformas de fornecedores reduziram não apenas o custo dessas transações, mas as dificuldades de compartilhamento de informações e as barreiras à adoção.

Você está enfrentando esses gargalos com os fornecedores?

A comunicação e colaboração com fornecedores via e-mail ou outros canais não estruturados de comunicação podem funcionar como uma solução temporária a curto prazo.

Entretanto, quando uma escala de negócios e sua base de fornecedores se expande, é um método que inevitavelmente acabará sendo insuficiente.

O uso de um sistema de compras como a GoBuyer proporciona aos vendedores uma experiência mais personalizada, ao mesmo tempo em que garante que as empresas mantenham o controle total de seus dados, tanto a respeito  do desempenho quanto no sentido financeiro.