Em um ambiente de negócios cada vez mais competitivo, o controle de gastos assumiu uma importância maior do que nunca.

No entanto, a menos que você seja uma grande organização com muito poder de compra, sua equipe de compras em geral terá pouca influência devido às restrições de recursos e à falta de especialização nas principais categorias de gastos da organização.

Isso pode levar a gastos descoordenados, bem como a inconsistências de preços e de fornecedores que afetam diretamente os números da empresa.

Então, como uma organização menor pode obter a vantagem de que precisa? É aí que entram compras coletivas, provando que a força dos números realmente existe.

O que é uma organização de compras coletivas (GPO)?

O método de compras coletivas é quando os compradores se juntam a uma organização e usam o poder de compra coletivo da GPO para adquirir bens e serviços com desconto.

Em poucas palavras, uma GPO é uma organização criada para alavancar o poder de compra de um grupo de empresas (geralmente, mas não exclusivamente, empresas específicas de um setor) para receber descontos, melhores preços e condições vantajosas dos fornecedores.

Esse poder de compra agregado proporciona às empresas menores maior capacidade de controlar seus gastos.

A GPO lida com todas as negociações com os fornecedores e, dependendo da empresa selecionada, é responsável por garantir a conformidade do fornecedor com as regulamentações governamentais e do setor.

O melhor provedor da categoria também gerenciará de forma centralizada cada etapa do processo de transação, dando aos membros visibilidade de cada etapa do processo.

Por que os fornecedores concordariam em participar?

Os preços negociados podem ser mais baixos do que eles poderiam exigir de outra forma; no entanto, ser um fornecedor aprovado pela GPO dá a essa empresa acesso a compradores que ela nunca teria alcançado na condução normal dos negócios.

Isso também proporciona aos fornecedores uma rede externa de vendas e suporte com outra camada de gerenciamento de contas (recursos gratuitos de vendas e suporte).

As GPOs são financiadas por compradores, fornecedores ou ambos que pagam taxas administrativas que podem ser uma porcentagem de uma compra ou uma taxa fixa.

Cada empresa tem seu próprio sistema e algumas exigem um nível de participação específico para os membros.

A força que as GPOs têm em suas negociações geralmente se baseia nessa participação, já que os fornecedores estão negociando com base nas receitas esperadas.

As vantagens das compras coletivas

As Organizações de compras coletivas podem servir como uma extensão da sua equipe e identificar oportunidades de economia. 

Uma GPO aproveita os gastos das empresas associadas para obter níveis de preços e serviços superiores aos que as empresas individuais podem obter por conta própria.

Não tem certeza se uma GPO é adequada para você?

Aqui estão 3 das principais vantagens das compras coletivas.

1. Economia de custos

Embora não seja o único objetivo, encontrar economia de custos é, sem dúvida, uma das tarefas mais importantes do escopo de trabalho da aquisição.

Há várias maneiras de os profissionais de sourcing reduzirem os custos e causarem um grande impacto na organização, mas pouquíssimas estratégias oferecem um tiro certeiro para a economia logo de cara.

Ao trabalhar com uma GPO, o fato de que a economia de custos pode ser realizada em questão de semanas é uma grande vantagem de incorporar as compras coletivas à sua estratégia de aquisição.

2. Poder de compra coletivo

Muitas vezes, os fornecedores definem os preços dos itens ou serviços com base na quantidade de dinheiro que você gasta com eles.

Normalmente, uma GPO é formada por milhares de empresas, todas com necessidades e quantidades de gastos diferentes.

Quando uma GPO pode oferecer esse gasto agregado a um fornecedor, ela incentiva o fornecedor a oferecer descontos maiores graças ao volume comprometido de gastos que a GPO oferece.

3. Acesso a recursos

Seja por limitação de pessoal, tecnologia desatualizada ou incapacidade de ver os dados de despesas, a falta de recursos é uma reclamação comum entre os profissionais de compras, especialmente quando se trata de despesas indiretas.

Todos sabemos que a maioria do tempo e da energia de um departamento de compras será dedicada às categorias de gastos diretos e a outras áreas de gastos estratégicos, deixando pouca ou nenhuma preocupação com os gastos indiretos, ou de cauda.

A parceria com uma GPO para lidar com as despesas indiretas concede imediatamente à sua organização acesso a recursos que permitem gerenciar essas categorias eficazmente.

Um parceiro de GPO deve atuar como uma extensão da sua equipe de compras, concluindo tarefas, conectando-o rapidamente às economias e sendo um consultor confiável que o ajude a atingir suas metas.

Tipos de Organizações de Compras Coletivas

Com base nos membros e no objetivo do grupo, as organizações de compras coletivas podem ser divididas em três tipos: Mercado Horizontal, Mercado Vertical e Comprador Principal.

Cada uma tem seus méritos e riscos associados.

Mercado horizontal

Essas organizações abrangem e atendem membros de uma ampla seção transversal de diferentes setores.

Um exemplo comum é o que é conhecido como GPO de gastos indiretos, que se concentra em bens e serviços não estratégicos usados por todos os diversos membros da organização, por exemplo, materiais de embalagem, material de escritório, controle de pragas, gerenciamento de uniformes e mão de obra temporária.

A demanda coletiva por esses itens e serviços compartilhados cria uma oportunidade de negociar contratos de GPO para os melhores produtos com termos, preços e acordos de serviço ideais.

Para os membros (especialmente empresas de pequeno e médio porte), a aquisição compartilhada pode significar custos mais baixos com pessoal e despesas gerais de escritório, uma vez que essas funções são desempenhadas pela GPO para alguns ou até mesmo todos os produtos e serviços adquiridos.

Mercado vertical

Esse tipo de consórcio é projetado para beneficiar os membros da GPO em um determinado setor ou vertical alvo. Os exemplos incluem:

• GPOs do setor de saúde: Descontos contratados em suprimentos médicos, mão de obra, serviços laboratoriais, etc.; também podem incluir bens e serviços não médicos, como suprimentos de escritório ou serviços administrativos.
• GPOs industriais ou de manufatura: Descontos contratados, abatimentos e incentivos para matérias-primas, mão de obra e serviços; foco na melhoria da competitividade global.
• GPOs sem fins lucrativos: Descontos contratados em recursos compartilhados para agências e organizações sem fins lucrativos relacionadas ou diferentes.

Comprador principal

Essas GPOs funcionam concedendo o poder de compra de (por exemplo) grandes corporações multinacionais a seus clientes.

As corporações, agindo como o “comprador principal” de mesmo nome, lucram adicionando uma taxa baseada em porcentagem pelo privilégio de comprar a seus preços.

Conclusão

Nenhuma GPO oferece uma solução universal para as necessidades de sua empresa, mas com um pouco de cuidado e uma avaliação minuciosa, elas podem oferecer à sua empresa oportunidades únicas de economizar dinheiro em uma ampla variedade de produtos e serviços.