Os fornecedores terceirizados representam inerentemente tanto uma necessidade quanto um risco para as empresas.
Nesse contexto, é importante sempre se manter a par do estado das relações entre a marca e tais fornecedores.
Ao capacitar, ou contratar, um VMO as empresas podem rastrear as taxas de conformidade, capitalizando em eficiência administrativa e comunicação simplificada ao longo de todo o processo de gestão.
Uma gestão consistente de fornecedores permite às empresas aumentar sua transparência financeira e mitigar riscos, assegurando que os contratos estejam atualizados e maximizando os benefícios do seu processo de aquisição.
O que é um VMO?
Gerenciamento de fornecedores é o sistema que uma empresa, organização ou negócio usará para gerenciar fornecedores (fornecedores).
Um VMO (Vendor Management Office), ou escritório de gestão de fornecedores, é um intermediário que fornece uma via de comunicação entre uma empresa e seus fornecedores.
A maioria dos VMOs trabalha em regime de contrato para várias empresas, mas há alguns que estão empregados permanentemente com apenas uma empresa.
Tais departamentos gerenciam contratos, conduzem análises financeiras, gerenciam relacionamentos, estratégias e lideram uma equipe especializada.
A primeira tarefa de um VMO é encontrar fornecedores e estabelecer um contrato.
Isto requer uma pesquisa minuciosa de fornecedores potenciais para determinar quais se encaixam melhor nos objetivos da empresa.
Após localizar um fornecedor adequado, o VMO deve então trabalhar com o fornecedor para estabelecer uma declaração justa dos trabalhos que defina claramente o relacionamento entre a empresa e o fornecedor.
O departamento também deve negociar um contrato que atenda às necessidades tanto da empresa quanto do fornecedor.
Dentre as várias etapas do processo de gestão de fornecedores, as principais ações de um VMO incluem:
- seleção de fornecedores
- negociação de contratos
- serviço/entrega de produtos
- gestão de custos
- monitoramento de desempenho
- pagamento
A realização de análise financeira que compara os benefícios e os negativos de uma determinada relação de fornecedor é outra tarefa dos departamentos de fornecedores.
Isto requer a medição de quantidades, como tempo de entrega, satisfação do cliente e lucros obtidos.
É importante que um gerente esteja ciente das repercussões potenciais que podem ocorrer se uma má decisão for tomada.
Quais as responsabilidades de um VMO?
Os VMOs servem como especialistas na cadeia de suprimentos, responsáveis por identificar fornecedores qualificados e assegurar a comunicação adequada entre os fornecedores e a empresa.
Eles desempenham um papel vital na resolução de conflitos entre as duas partes e no estabelecimento de parcerias benéficas.
Isso requer uma abundância de esforços coordenados e habilidades de solução de problemas para garantir operações tranquilas, todas trabalhando com condições contratuais variáveis, taxas de pagamento e pontos de contato.
Sem um VMO, uma empresa pode acabar pagando mais do que o preço padrão por bens e serviços.
Além disso, as negociações com os fornecedores podem chegar a um impasse se não forem tratadas com destreza por diretores experientes.
Quais as vantagens de adotar plataformas de compras como VMO?
1. Comunicação simplificada
Os softwares de gestão de compras mais eficazes apresenta portais de fornecedores, hubs online integrados que oferecem ferramentas de comunicação entre as partes 24 horas, 7 dias por semana.
Através de mensagens em tempo real, as empresas podem responder perguntas de fornecedores existentes, conversar com os potenciais clientes e muito mais, tudo isso em uma interface de bate-papo conveniente.
2. Mitigação de riscos
Alguns softwares de compras permitem que as empresas localizem deficiências nas políticas de conformidade em tempo real, sinalizando expirações vencidas ou limites de seguro insuficientes conforme elas ocorrem, e respondendo com renovações específicas ou avisos por e-mail refletindo políticas deficientes.
Uma abordagem modernizada para correção de conformidade, tal automação retira o erro humano da equação, trazendo facilmente de volta os vendedores desobedientes à conformidade.
Algumas plataformas também fornecem acesso a analistas especializados, para orientar os fornecedores na solução de quaisquer discrepâncias, uma medida adicional na mitigação de riscos.
3. RFPs Automatizados
Encontrar o terceiro certo para preencher uma requisição não tem que ser uma batalha difícil.
Ao utilizar RFPs automatizados, as empresas podem transmitir empregos para os fornecedores em potencial para concorrer.
Alguns softwares até combinam anúncios de emprego com fornecedores qualificados na área, permitindo que as partes se conectem, com o mínimo de tempo e esforço.
Ao acessar as revisões dos clientes em um portal simplificado, ou ao conversar com eles, as empresas ficam mais capacitadas de escolher o fornecedor certo para o trabalho, rastreando facilmente seu onboarding e conformidade através do sistema automatizado.
4. Poupança de fundos
O aumento da visibilidade nas questões acima permite que as empresas economizem, substancialmente.
Com total transparência na conformidade e custos invisíveis através de um banco de dados centralizado, as empresas podem conter as ameaças financeiras antes que elas aconteçam.
A longo prazo, o acompanhamento diligente dos VMOs e a manutenção da conformidade economizam fundos significativos.
Conclusão
A manutenção de relações saudáveis entre empresas e fornecedores é uma qualidade crítica e essencial para qualquer empresa.
Nossa plataforma de compras permite tirar a frustração do gerenciamento de compras e minimizar efetivamente os riscos para que o VMO possa voltar ao que realmente importa: administrar seu negócio.
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