Em qualquer negócio, vários departamentos precisam adquirir uma ampla gama de equipamentos, desde material de escritório e recursos de treinamento até materiais de marketing e assinaturas de software.

Mas como funciona esse processo?

Para entender isso, é preciso entender a ideia por trás da requisição de compras.

Descubra tudo o que é necessário saber sobre isso, desde os benefícios dos formulários de requisição de compra até como eles se aplicam no novo mercado tecnológico.

O que é uma Requisição de Compras?

Um formulário de requisição de compras é um documento interno utilizado por um funcionário para adquirir bens ou serviços em nome de sua empresa.

São documentos usados quando os funcionários precisam fazer uma compra ou solicitação de pedido.

Essas compras podem ser para operações comerciais (tais como material de escritório), estoque ou insumos de fabricação.

Sempre que um funcionário quiser fazer uma compra – digamos, por exemplo, que precisa de um laptop novo – ele preencherá uma requisição de compras para explicar exatamente o que é o produto e porque precisa dela para o trabalho.

O formulário é submetido ao departamento de compras para aprovação, que é o primeiro passo para criar uma trilha de auditoria eficaz para compras.

Uma vez aprovada a requisição pelo departamento competente, um pedido de compra é emitido ao fornecedor dos bens ou serviços solicitados.

Essa requisição é usada para garantir que todas as compras comerciais sejam legítimas e que haja uma necessidade genuína do item que está sendo solicitado.

Conteúdo de um formulário de requisição de compra

Os formulários de requisição de compra geralmente exigem as seguintes informações:

• Nome e departamento do requisitante
• A data do pedido
• Os produtos ou serviços solicitados
• Descrição do item, quantidade e preço
• Motivo da compra
• Nome legal do fornecedor

Como funciona uma Requisição de Compras?

Ao preencher uma requisição de compra, a empresa ainda não está comprando nada.

O colaborador está apenas começando o processo de uma compra, pedindo permissão interna.

As requisições de compra raramente (se alguma vez) saem de sua organização. Os funcionários utilizam estes documentos internos para obter permissão. Como tal, eles não são um documento juridicamente vinculativo.

Nem todas as empresas utilizam requisições de compra em seu processo de aquisição.

Em outros casos, algumas empresas exigem uma requisição de compra para compras superiores a um determinado valor bruto.

Além disso, o departamento de contabilidade usa este documento para planejar gastos futuros.

É muito mais fácil evitar erros dispendiosos se o gestor de compras verificar o orçamento antes de aprovar uma compra.

Por que a requisição de compras é importante?

Há várias razões pelas quais faz sentido implementar um processo de requisição de compra em sua empresa.

Antes de tudo, uma requisição de compras pode ajudar a proteger sua empresa contra o risco de fraude.

Sem qualquer verificação adequada, há sempre a possibilidade de que os funcionários usem indevidamente os fundos da empresa e comprem itens para seu uso pessoal. Implementar a requisição de compras garante total transparência em todas as aquisições.

Além disso, a requisição de compras centraliza todo o processo dentro de um departamento.

Isso é benéfico não apenas porque reduz os atrasos nas etapas de compras, mas porque significa que sua empresa poderá ser mais capaz de alavancar seu poder de compra para negociar condições mais favoráveis.

No entanto, é importante observar que para algumas empresas, a requisição de compras pode ser mais incômoda do que vale a pena.

Por exemplo, no caso de uma pequena empresa com menos de 10 funcionários, pode não fazer sentido investir tempo e esforço em um processo de requisição de compras totalmente mapeado.

Benefícios das requisições de compras

Além do fato de evitar fraudes, há vários benefícios na emissão de requisições de compra. Aqui estão alguns:

1. Evitar a duplicação de pedidos

Se apenas uma pessoa estivesse encarregada de fazer compras, seria fácil manter o controle dos pedidos.

Mas para organizações maiores, as requisições de compra podem acompanhar o que é necessário, por quem, e quando.

2. Úteis para auditorias financeiras.

Algumas auditorias financeiras exigem provas de que os gerentes aprovaram as decisões de compra da empresa.

As requisições de compra (assim como os pedidos de compra) podem ser usados como prova para estas auditorias.

3. Ajudam a organizar os pedidos

Este é bastante óbvio, mas ter um sistema de compra bem organizado facilita a identificação dos produtos que estão entrando a qualquer momento.

Isto, por sua vez, facilita muito a gestão do estoque.

4. Evitar erros de comunicação

Uma requisição de compras comunica claramente os detalhes de uma aquisição.

Ao ter todos os aspectos esclarecidos e escritos, as organizações podem evitar possíveis conflitos ou confusões no futuro.

5. Eles são documentação legal

Embora uma requisição de compras seja um documento interno, elas podem servir como documentação legal que pode ser aplicada caso surjam problemas sobre o que foi encomendado, ou sobre o preço acordado.

Conclusão

Embora a requisição de compras possa parecer apenas mais um formulário a ser preenchido, ela desempenha um papel importante no processo de aquisição de sua empresa.

Essa requisição proporciona controle interno sobre o processo de compras, evita fraudes, cria uma trilha de auditoria e ajuda a tornar o processo de compras mais ágil e transparente.

Quando uma empresa centraliza seu processo de compras e coloca seus funcionários a bordo, é natural conseguir um fluxo de trabalho bem definido e fácil de gerenciar.

O processo facilita a organização e identificação de produtos e serviços recebidos e simplifica também a gestão de estoques.

No final, a decisão de centralizar as etapas de aquisição acelera o processo de compras e reduz os atrasos de departamentos individuais, incrementando a eficiência geral.