Como um negócio ativo – grande ou pequeno – assegurar os materiais, recursos ou serviços corretos é um elemento central de uma cadeia de fornecimento eficaz e que funciona plenamente.

Esse processo é chamado por muitos termos dependendo da área em que o negócio atua.

No entanto, o termo mais abertamente utilizado é procurement (ou aquisição em português).

Ele garante o bom funcionamento de todos os aspectos  de compras de seu negócio, e assegura que você tenha relacionamentos que possam resistir a dificuldades ou riscos externos.

O que é Procurement?

Procurement pode ser definido como a gama de atividades empreendidas pelas empresas na obtenção de bens e serviços.

Enquanto procurement geralmente se refere à fase final de compras, ele também pode incluir todo o processo de compras em geral.

As organizações podem funcionar como o comprador ou o vendedor, embora o foco seja geralmente a empresa solicitante.

O cenário empresarial atual está se tornando competitivo com uma infinidade de concorrentes de classe mundial, nacionais e internacionais.

Isto tem encorajado as organizações a melhorar seus processos internos para se manterem competitivas.

O procurement tem sido uma parte vital e transacional da condução dos negócios por quase tanto tempo quanto o comércio tem existido.

Embora os dias dos escribas rastreando compras em rolos de papiro já tenham passado há muito tempo, o processo de selecionar e comprar cuidadosamente os bens e serviços necessários para as operações comerciais diárias continua tão importante como sempre.

Ao permitir que a empresa obtenha de forma confiável os suprimentos de que necessita ao menor custo, procurement pode ter um impacto direto no resultado final.

Tipos de Procurement

Este processo é frequentemente subdividido em algumas categorias: direta, indireta e de serviço.

O quanto cada tipo é utilizado depende da empresa, mas todos eles desempenham um papel essencial.

• Procurement direto refere-se à obtenção de qualquer coisa que seja necessária para produzir um produto final. Para uma empresa fabricante, isto inclui matéria-prima e componentes. Para um varejista, inclui quaisquer itens comprados de um atacadista para revenda aos clientes.
• Procurement indireto normalmente envolve compras de itens que são essenciais para as operações diárias, mas que não contribuem diretamente para o resultado final da empresa. Isto pode incluir desde material de escritório e móveis até campanhas publicitárias, serviços de consultoria e manutenção de equipamentos.
• O procurement de bens refere-se em grande parte à aquisição de itens físicos, mas também pode incluir itens como assinaturas de software. A aquisição efetiva de bens geralmente se baseia em boas práticas de gerenciamento da cadeia de suprimentos. Pode incluir tanto a aquisição direta quanto a indireta.
• Procurement de serviços concentra-se na aquisição de serviços baseados em pessoas. Dependendo da empresa, isto pode incluir a contratação de contratantes individuais, mão-de-obra contingente, escritórios de advocacia ou serviços de segurança no local. Pode incluir tanto a aquisição direta quanto a indireta.

Qual o impacto de procurement nos processos gerais?

Independentemente do tamanho ou da indústria, nenhum negócio é totalmente auto-suficiente.

Todos dependem da compra de bens e serviços fornecidos por fornecedores terceirizados para manter operações internas e/ou fabricar produtos para vender.

A aquisição envolve não apenas decidir o que comprar com base nas necessidades e orçamento, mas também garantir que a empresa esteja recebendo valor suficiente da compra. 

Não pense que este processo só importa para o departamento financeiro.

O procurement tem, na verdade, uma função abrangente ligada a outros aspectos da administração de um negócio.

A margem de lucro e o resultado final são a primeira consideração do negócio de um comprador durante uma transação B2B.

Além dos aspectos financeiros, um processo de compras eficiente tem um impacto direto sobre a estratégia corporativa geral, como por exemplo:

• Identidade corporativa: Quais são as crenças de sua organização, e o que ela representa? As respostas a estas perguntas devem estar alinhadas com sua escolha de bens e serviços. Por exemplo, se você se orgulha do respeito ao meio ambiente, os fornecedores que você escolhe combinam melhor com essa dedicação.
• Posição no mercado: Quem é seu público alvo, e o que esperam de você? Escolha suas relações com fornecedores de uma forma que corresponda às necessidades e preferências de sua base de clientes.
• Recursos humanos: Quem quer que você contrate afeta, em última instância, como o processo de aquisição é abordado. Você está contratando um profissional de compras devidamente experiente, ou deve confiar as atividades de compras a outra pessoa?

Procurement é importante nos negócios porque afeta diretamente a margem de lucro de uma empresa.

Para que uma organização seja lucrativa, o custo de aquisição de bens precisa ser menor do que o valor de venda desses bens, menos os custos associados ao seu processamento e venda.

A adoção dos melhores procedimentos de procurement garantirá que o comprador (isto é, a empresa) esteja adquirindo bens e serviços ao melhor preço possível em todos os momentos.

Automatizando sua estratégia de procurement com plataformas de compra

Procurement desempenha um papel fundamental nos negócios e enfrenta desafios complexos, principalmente relacionados à necessidade de redução de custos e à produtividade do comprador.

Para tornar a área de compras mais estratégica, os compradores devem ser liberados do trabalho manual, burocrático e descentralizado.

Ao escolher um sistema de compras, que consolida e automatiza todo o fluxo de compras, em uma única plataforma, os profissionais ganham mais tempo para gastar em estratégias de crescimento dos negócios.

Além de garantir uma vantagem competitiva significativa no mercado, a otimização do processo de compras ajuda a manter uma boa colaboração com os fornecedores e a fortalecer a governança corporativa.

Aqui estão alguns dos pilares do procurement digital:

1. Economia

O setor de compras é extremamente importante para a economia e a rentabilidade das empresas.

Um dos principais benefícios do e-Procurement para a redução de custos na empresa diz respeito a um maior poder de negociação de preços com os fornecedores, a fim de obter mais economia.

Este indicador de economia pode ser utilizado pelo comprador, região, categoria ou grupo de compras, por exemplo, e pode contribuir para alcançar negociações mais lucrativas e estratégicas.

Além disso, plataformas de compra permitem a visibilidade dos gastos em tempo real, permitindo controlar os mesmos e criar estratégias de curto, médio e longo prazo.

2. Agilidade

Sem o uso de uma ferramenta inteligente, a jornada de procurement é longa, devido às altas exigências, mensagens, planilhas e documentos – o que pode prejudicar significativamente os resultados da empresa.

Em vez de trocar milhares de e-mails, a automação de processos consolida todo o ciclo de compras em uma única plataforma, desde a solicitação até o pagamento.

Consequentemente, os gestores podem ter uma visão mais ampla e integrada das operações. E tudo isso em tempo real.

Com uma solução digital, a gestão de compras pode ser automatizada, mais rápida, mais segura e mais consolidada, sem muito esforço dos compradores.

3. Governança

A governança corporativa e procurement devem caminhar lado a lado, na busca contínua de um comportamento ético e responsável por parte das empresas.

Neste sentido, uma plataforma de compras promove mais transparência nos processos de procurement e permite verificar se os fornecedores estão em conformidade com as regras e boas práticas de integridade das empresas.

Ela permite que compradores, gerentes e auditores analisem as atividades relacionadas às compras e negociações feitas através da plataforma.

O registro de todas as ações em um único ambiente, além de simplificar as tarefas dos envolvidos no ciclo de compras, pode tornar os processos da área mais transparentes e auditáveis.

4. Colaboração

As boas relações com os fornecedores fortalecem as relações, geram confiança e permitem as melhores negociações (em outras palavras, elas são benéficas para ambas as partes).

Para tal fim, é vital ter colaboração entre compradores e fornecedores.

Sistemas de compras permitem monitorar o desempenho dos fornecedores, além de exibir todos os processos associados com parceiros comerciais.

A colaboração pode ser promovida a partir de indicadores de desempenho dos fornecedores, assim como avaliações, que podem ser compartilhadas e usadas para criar planos de ação.

Conclusão

Agora que você já viu do que se trata procurement, descubra como nossa solução pode ajudar a transformar os processos de aquisição de sua empresa.

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