Toda empresa precisa de uma maneira de gerenciar seus fornecedores para minimizar os riscos.

Entretanto, muitas empresas não conseguem implementar uma abordagem formal que lhes permita adquirir, avaliar e monitorar o desempenho de seus parceiros.

O processo Know Your Supplier (KYS) é uma fonte de informações importante e frequentemente ignorada para identificar e evitar riscos financeiros e de reputação.

O que é Know Your Supplier (KYS)?

O termo “KYS” refere-se ao processo de verificação e compreensão do histórico e da confiabilidade dos fornecedores. Ele desempenha um papel importante na due diligence do fornecedor.

Alguns de seus principais objetivos incluem a identificação de possíveis indicadores de alerta, a avaliação da situação moral e financeira dos fornecedores e a redução do risco de crimes financeiros na cadeia de suprimentos.

O trabalho com fornecedores envolvidos em atividades ilegais é evitado em grande parte pela KYS.

As empresas precisam levar em conta alguns componentes cruciais para criar um processo KYS eficiente.

Em primeiro lugar, a análise de risco completa e a classificação dos fornecedores ajudam a identificar as empresas de alto risco que precisam ser examinadas mais de perto.

É essencial compilar dados completos sobre os fornecedores, incluindo a estrutura da empresa e os proprietários beneficiários.

O procedimento de due diligence é auxiliado por verificações completas de antecedentes, que podem incluir o exame de instâncias anteriores de conformidade legal e regulamentar. 

Um grau adicional de segurança é proporcionado pela avaliação da integridade e da estabilidade financeira dos fornecedores.

A supervisão e a diligência contínuas também garantem a conformidade contínua e a redução de riscos.

O significado de Know Your Supplier na realidade

O programa KYS ajuda a aumentar a produtividade e a reduzir os custos das empresas. O programa KYS tem quatro componentes principais:

• Conheça os seus parceiros de compra – Os líderes empresariais devem saber quem são seus fornecedores e compreender seu modelo de negócios, cultura e valores.
• Saiba o que você compra – Os líderes empresariais devem entender os produtos que usam em sua cadeia de suprimentos e o impacto que isso tem sobre a sociedade, o meio ambiente e os direitos humanos.
• Saiba mais da sua cadeia de suprimentos – Os líderes empresariais devem ser capazes de rastrear todas as transações feitas entre eles e seus fornecedores, bem como monitorar os problemas que surgem durante essas transações. Tais problemas se manifestam como acidentes e lesões nos locais de trabalho ou danos ambientais causados pelo uso de pesticidas pelos agricultores.
• Saiba como os outros podem ajudar – As empresas não podem lidar sozinhas com todo o trabalho de monitoramento. Perceber quando e onde você precisa da ajuda de especialistas também faz parte de um negócio bem-sucedido. Para uma otimização bem-sucedida do KYS, investigue e entre em contato com ideias de especialistas.

Esse programa foi implementado por empresas em todo o mundo.

Por que ter um programa de Know Your Supplier?

A pergunta pode ser formulada da seguinte forma: “Como você conhece bem seus fornecedores?

O programa KYC foi criado para proteger tanto o fornecedor quanto o comprador de atividades fraudulentas.

A ideia por trás do programa é que, quando uma empresa sabe com quem está lidando, ela pode tomar decisões melhores em relação à sua interação com essa pessoa ou empresa.

Outro motivo pelo qual as empresas devem seguir um programa KYS é porque ele as ajuda a evitar perdas financeiras causadas por devedores inadimplentes.

Quando as empresas não sabem com quem estão fazendo negócios, não podem evitar que seus clientes fujam sem pagar suas contas ou roubem seus produtos.

O programa KYS permitirá que você:

• Reduzir o tempo gasto perseguindo seus fornecedores por faturas não pagas.
• Reduzir o tempo gasto no gerenciamento de multas por atraso de pagamento.
• Melhorar o fluxo de caixa, pois você será pago mais rapidamente.
• Melhorar o relacionamento com os fornecedores, pois você evitará que eles fiquem chateados por não serem pagos.

É importante ressaltar que o equivalente também existe entre uma empresa e seus clientes. Isso é conhecido como Know Your Customer (KYC).

Amplamente utilizado no setor bancário, o procedimento KYC permite a coleta e a atualização dos dados do cliente.

Isso serve para garantir a conformidade com as obrigações de combate à lavagem de dinheiro, fraude, evasão fiscal e financiamento do terrorismo.

Esses dois procedimentos (KYS e KYC) contribuem para o gerenciamento de riscos de terceiros.

O que é Gestão de Relacionamento com Fornecedores?

A gestão de relacionamento com fornecedores (SRM) é a abordagem sistêmica de gerenciar estrategicamente as categorias de suprimentos para obter sucesso e lucratividade ideais.

É um método de referência para profissionais da cadeia de suprimentos que lidam regularmente com fornecedores em gerenciamento de projetos, compras e operações.

Frequentemente chamado de equivalente B2B do gerenciamento do relacionamento com o cliente (CRM), o SRM inclui a determinação do valor estratégico de todos os fornecedores e a criação de uma tabela de pontuação de fornecedores de acordo com a contribuição deles para o crescimento de seus negócios.

Em seguida, você elabora estratégias para aumentar esse desempenho, criando e utilizando relacionamentos estratégicos com os principais fornecedores no plano de negócios.

Com o SRM, priorizar as fontes e ter uma visão clara do valor do fornecedor induz à confiança e ao respeito mútuo.

Isso, por sua vez, resulta em relacionamentos mais fortes e duradouros entre comprador e fornecedor.

Além disso, melhores colaborações contribuem para práticas comerciais responsáveis.

Abrir espaço para discussões rotineiras e substanciais sobre comunicação e desempenho ajuda as empresas a estimular um ambiente de inovação e colaboração.

Dessa forma, isso ajudará ambas as partes a moldar um futuro sustentável, recebendo o reconhecimento da marca e aumentando a boa vontade.

Simplificando, o SRM destaca que alguns fornecedores merecem um investimento maior em termos de verificação, tempo, comunicação e recursos em comparação com outros.

Conclusão

O Know Your Supplier (KYS) e a prevenção de crimes financeiros andam de mãos dadas.

Para reduzir os riscos de crimes financeiros, as empresas devem priorizar a due diligence do fornecedor e estabelecer procedimentos eficazes de KYS.

As empresas podem evitar com eficiência complicações financeiras em suas cadeias de suprimentos realizando avaliações de risco completas, adquirindo informações completas sobre os fornecedores e avaliando a estabilidade e a integridade financeiras.

Além da redução de riscos, a implementação da KYS tem vantagens para melhorar a reputação, a confiança das partes interessadas e a estabilidade da cadeia de suprimentos. 

As empresas devem permanecer atentas, adaptar-se às novas tendências e aprimorar constantemente seus processos de KYS para proteger suas operações e promover um ambiente de ética e conformidade, já que os crimes financeiros continuam a mudar.

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