Como qualquer pessoa em Procurement pode lhe dizer, há muito mais para o sucesso na aquisição do que simplesmente enviar um RFP.

Quer venham de funcionários, fornecedores ou clientes, as solicitações de serviços são uma ocorrência comum para as empresas de todos os setores.

Como uma empresa administra as solicitações de serviços tem um impacto direto na eficiência de sua equipe e no sucesso de seu negócio.

O que é Gestão de Pedidos?

A Gestão de Pedidos refere-se às ferramentas e processos que auxiliam na apresentação solicitações de serviços e rastreamento do status dessas solicitações entre o momento em que são abertas e o momento em que são fechadas.

A gestão de solicitações é um processo de identificação, sourcing e seleção de fornecedores ou outros terceiros. Um processo de solicitação deve facilitar o processo de:

• identificar produtos e serviços potenciais de terceiros
• classificar e comparar soluções com base em critérios consistentes
• fornecer informações sobre o risco do fornecedor antes da compra
• atender às necessidades das partes interessadas em todos os departamentos

A maioria das organizações começa o fornecimento e seleção submetendo uma Solicitação de Informação (RFI) a vários fornecedores ou fornecedores, seguida por uma Solicitação de Proposta (RFP) a uma seleção de finalistas.

As respostas RFI e RFP fornecem aos compradores uma compreensão do mercado e lhes permitem comparar as capacidades de solução entre os fornecedores.

Isto pode ser seguido por RFQs, RFTs e outras solicitações de informação até que uma decisão final seja tomada.

Qual o papel da Gestão de Pedidos?

Infelizmente, em algumas empresas, o departamento de compras é visto como um grupo responsável somente por enviar pedidos e organizar papéis.

Este equívoco é um sintoma de processos antiquados, políticas burocráticas de compras e uma simples falta de compreensão.

Consequentemente, à medida que as equipes de compras se tornam mais estratégicas e integrais ao negócio, a RFP, e todas as solicitações de compras, estão precisando desesperadamente de algumas boas relações-públicas internas.

De fato, o processo de RFP em grande parte ganha uma má reputação. Apesar dos resmungos de vários cantos da Internet de que o uso de RFPs deve morrer, ela ainda é a pedra angular da seleção objetiva de fornecedores.

Não apenas isso, mas é a base para qualquer outro tipo de pedido de informação de fornecedor.

Quando surgiu a necessidade de diferentes tipos de informações de terceiros, o formato básico de pergunta e resposta da RFP adaptou-se para preencher a necessidade.

A importância da coleta de informações completas e ponderadas de terceiros não pode ser subestimada.

Assim, o termo “Gestão de Pedidos” ajuda a apreciar a habilidade necessária para efetivamente criar, administrar, avaliar e facilitar estes complexos processos de solicitação.

Benefícios de uma gestão de pedidos bem sucedida

Um processo eficaz e eficiente de Gestão de Pedidos de serviço proporciona uma gama de benefícios para a empresa, inclusive:

Automatização de tarefas demoradas e repetitivas.

Muitas solicitações de Procurement, tais como datas de entrega e orçamentos, podem ser automatizadas usando software.

A automação permite que sua empresa responda às solicitações sem praticamente nenhum esforço da equipe.

Desta forma, a equipe de compras fica livre para se concentrar em questões mais complexas que não podem ser automatizadas.

Centralizando as informações para um processo mais ágil.

Ao centralizar o Gestão de Pedidos, a sua empresa ganha um portal único para gerenciar e acompanhar o status de todas as suas solicitações.

Em outras palavras, o departamento de compras não precisará pesquisar freneticamente sua caixa de entrada de e-mail para descobrir quem fez uma solicitação ou a data em que a solicitação foi feita.

Padronizando o tratamento do atendimento da solicitação.

Um sistema de compras fornece uma estrutura consistente para o atendimento das solicitações de serviço.

Ele garante que cada solicitação possa ser submetida usando o mesmo processo e será tratada da mesma maneira.

O processo é, portanto, repetível e consistente.

Melhor comunicação e colaboração com os solicitantes e equipes internas.

A comunicação com os solicitantes é fundamental, especialmente quando as solicitações levam um longo período para serem atendidas.

Soluções de compras mantêm os solicitantes informados sobre o status de suas solicitações – e lhes permitem saber um tempo estimado para a conclusão – ajudam a manter os solicitantes (e funcionários) satisfeitos.

Como plataformas de compras suportam a Gestão de Pedidos?

Desde solicitações de suporte ao cliente e tickets de pagamento até pedidos de reembolso, as empresas lidam com centenas de solicitações todos os dias.

Para que estas solicitações sejam atendidas de forma oportuna e precisa, um conjunto bem definido de processos precisa estar em vigor.

Os softwares de compras podem ajudar a trazer eficiência e controle para o Gestão de Pedidos enquanto eliminam as redundâncias e o estresse que podem sobrecarregar as equipes.

Quanto mais solicitações sua empresa gerencia, mais importante é que o departamento de compras implemente processos eficientes e consistentes para resolvê-las.

A automação de etapas em seus processos de gestão de serviços elimina a possibilidade de erros manuais e mantém os processos em andamento rapidamente para sua conclusão.

Conclusão

A GoBuyer é líder em compras digitais, fornecendo uma plataforma gratuita para grandes e médias empresas do mercado.

Oferecemos uma verdadeira parceria com o cliente e uma experiência digital aprimorada que constrói, integra e apoia a próxima onda de transformação operacional.

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