Na busca pela eficiência financeira e competitividade, as empresas muitas vezes enfrentam o desafio de identificar e controlar todas as despesas associadas às suas operações.

Enquanto algumas despesas são evidentes e fáceis de rastrear, outras podem se esconder nas sombras, impactando silenciosamente os lucros e a saúde financeira do negócio.

Neste artigo, vamos explorar estratégias eficazes para identificar e eliminar despesas ocultas na gestão de compras.

O que queremos dizer com “Despesas Ocultas”?

Quando se trata de aquisições comerciais, a maioria das pessoas pensa no preço de compra como a única despesa.

Entretanto, isso está longe de ser verdade. Na realidade, há muitos custos associados às compras que nem sempre são imediatamente visíveis.

Na economia globalizada de hoje, as cadeias de suprimentos se tornaram cada vez mais complexas, abrangendo vários estágios, processos e partes interessadas.

Embora as organizações se esforcem para otimizar suas operações de cadeia de suprimentos para reduzir custos e aumentar a eficiência, ainda é possível encontrar custos ocultos em toda a cadeia de suprimentos, desde a extração de matérias-primas até o descarte do produto.

A menos que você utilize a produção just-in-time, por exemplo, os materiais devem ser mantidos em um depósito antes de serem transportados para a fábrica, o que dobraria o custo de transporte.

Pequenos custos se acumulam, e isso se aplica a toda a cadeia de suprimentos. A primeira etapa para restaurar o controle é identificar os custos desnecessários e simplificá-los.

Entendendo Custos Ocultos

Uma das melhores maneiras de ter mais controle sobre os custos ocultos é avaliar o preço de cada etapa. Por exemplo, o envio de produtos não é um custo inicial padrão para uma empresa.

Os custos podem flutuar por vários motivos, inclusive o volume de remessas itinerantes de outras cadeias de suprimentos. No entanto, custos ocultos, como combustível, também podem pegar empresas desavisadas desprevenidas.

Além dos custos de remessa, é preciso pensar em como a fabricação e o monitoramento de produtos de qualidade afetam seu orçamento.

Por exemplo, se ocorrer um acidente durante o transporte de suas mercadorias, talvez seja necessário enviar um segundo produto ao cliente se o produto não puder ser recuperado.

Os erros devem ser detectados durante as verificações internas de garantia de qualidade, mas os problemas com os produtos podem ocorrer quando eles estão em trânsito.

Se uma remessa chegar ao destino danificada e sem condições de ser recuperada, talvez você tenha que pagar pelo frete para enviar um novo produto, o que não é gratuito.

Até mesmo a retenção de mercadorias pode custar caro, pois é preciso considerar os custos da instalação onde os produtos são mantidos e os profissionais que supervisionam o processo de armazenamento.

Da mesma forma, se ocorrerem danos durante o armazenamento, você deverá substituir o produto. Levar esses detalhes em consideração garantirá que você compreenda os custos ocultos em sua cadeia de suprimentos.

5 maneiras rápidas de aplicar o gerenciamento de custos em Procurement

As compras são uma das funções mais importantes de qualquer empresa.

É necessário um plano adequado de economia em compras para reduzir os custos, melhorar o gerenciamento de fornecedores e aumentar o resultado final.

Há uma grande variedade de ideias de economia em compras, algumas simples de implementar, outras mais complicadas ou demoradas. Dependendo das necessidades e da escala de sua empresa, aqui estão 5 estratégias de gerenciamento de custos que você pode considerar:

1. Consolide e centralize dados

Para ter certeza de que está gastando seu dinheiro com sabedoria, primeiro é preciso coletar dados precisos.

Conecte todos os seus dados de aquisição para obter um quadro completo de suas métricas críticas.

Em seguida, você pode usar um banco de dados centralizado para ver quais itens devem ser comprados com mais ou menos frequência, se as vendas e o estoque estão de acordo e se você deve mudar de fornecedor.

Ele fornece relatórios em tempo real e permite que você encontre técnicas de redução de custos em compras.

2. Melhore as condições de pagamento

As condições de pagamento são uma das alavancas mais poderosas para melhorar o capital de giro. 

Para influenciar as condições de pagamento, compare as condições de pagamento dos fornecedores entre as regiões ou dentro de uma categoria para entender as diferenças.

Depois de identificar os fornecedores com condições abaixo do ideal, solicite condições de pagamento mais longas, demonstrando como as condições deles são piores do que as de outros fornecedores, por exemplo, daquela categoria.

Ao prolongar as condições de pagamento, você pode melhorar seu capital de giro.

3. Agrupamento de gastos com os fornecedores mais competitivos

A economia não se limita apenas ao preço. Ao agrupar os gastos com um número menor de fornecedores e com os mais competitivos, você também reduz a complexidade e o tempo gasto em aquisições.

Você também pode usar essa oportunidade para negociar condições melhores, como condições de pagamento e cronogramas de entrega.

4. Negocie condições melhores

Há algum termo que possa ser melhorado? Suponha que você queira reduzir seu custo total de propriedade (TCO).

Nesse caso, seus fornecedores devem trabalhar juntos para reduzir os custos sem afetar os níveis de serviço ou a qualidade dos produtos/serviços entregues. Você pode pedir que eles reduzam os preços se conseguirem cumprir os níveis de serviço acordados ou vice-versa.

Além disso, considere a possibilidade de negociar melhores condições de pagamento se quiser identificar quais fornecedores aumentaram seus preços de forma injustificada ou se quiser abordar as diferenças de preços entre os fornecedores.

5. Avalie regularmente seus fornecedores

Como profissional de compras, você sabe que uma das melhores maneiras de garantir seu sucesso é encontrar ótimos fornecedores que possam entregar o que você precisa, quando você precisa.

Mantenha o controle de seus fornecedores: se você avaliar seus fornecedores regularmente, poderá avaliar se está obtendo o melhor negócio para a sua empresa.

Além disso, isso também o ajudará a entender o desempenho e a melhorá-lo no futuro.

Conclusão

Infelizmente, muitos de nós não pensamos nas cadeias de suprimentos até que surja um problema, como pacotes perdidos, clientes insatisfeitos ou custos elevados, que tendem a chamar nossa atenção.

No entanto, quando milhares de produtos passam por sua cadeia de suprimentos por dia, é importante dar uma olhada proativa no custo da cadeia de suprimentos da sua empresa.

Precisa de ajuda com o gerenciamento da cadeia de suprimentos e a redução de custos? Entre em contato com a GoBuyer para saber mais sobre o poder das compras digitais.