De modo geral, o Compliance significa seguir um padrão de regras.

Então, o que significa quando falamos de Compliance na aquisição?

A conformidade de compras envolve formular, seguir e fazer cumprir processos para a gestão de gastos da empresa.

Em termos mais simples, é assegurar que todos os custos fluam através da política aprovada pela empresa e que atividades como gastos imprevistos não estejam ocorrendo.

O Compliance de compras frequentemente inclui a porcentagem de influências de compras de gastos ou o montante de gastos em contratos.

Algumas organizações até rastreiam quão bem estão fazendo quando se trata de utilizar fornecedores designados, ou como esses fornecedores estão se saindo.

Nesse artigo abordamos como Compliance se relaciona com os processos gerais de uma empresa e, mais especificamente, com o departamento de Aquisição.

O que exatamente é o Compliance no geral?

Compliance refere-se ao processo de adesão a regras, políticas, padrões e regulamentos nas operações cotidianas de uma organização.

O objetivo final da conformidade de processos é assegurar que os processos comerciais e as operações diárias de uma organização concordem com um conjunto estabelecido de normas. 

Na maioria dos setores, há regras e diretrizes que as empresas que operam no setor devem sempre seguir.

Estas são leis claramente estabelecidas e o não cumprimento delas pode resultar em penalidades severas para a organização. 

Algumas regras também podem ser diretrizes internas que servem como protocolos operacionais definidos pela marca e ajudam a orientar os funcionários sobre como lidar com tarefas específicas, interações com clientes e outras tarefas ou processos.

Geralmente, o cumprimento significa simplesmente aderir a diretrizes pré-determinadas.

Reunir as funções de Compliance e aquisição envolve tratar a segunda como o executor da primeira nas equipes de aquisição.

A conformidade regulamentar acompanha certos requisitos mandatados por órgãos governamentais reconhecidos.

Neste contexto, cumprir significa satisfazer certos requisitos para que sua empresa possa funcionar legalmente e com segurança. 

Isto também fala das diferentes responsabilidades de uma empresa.

As empresas em conformidade estão cientes de que são responsáveis tanto para com seus funcionários quanto para com seus clientes. 

Quando você claramente atende aos requisitos regulamentares, você cria uma reputação comercial positiva.

E quando se identifica e toma as medidas necessárias para cumprir as políticas, leis e regulamentos relevantes, é possível definir sob qual programa ou estrutura sua empresa deve operar.

Quem é o responsável pelo Compliance na empresa?

Isto varia dependendo do tamanho da empresa e de sua estrutura organizacional.

Geralmente, a responsabilidade pelo Compliance é da alta administração, visto que os responsáveis pelo cumprimento são encarregados da organização e implementação dentro da empresa.

Este último garante que os funcionários cumpram as leis, regulamentos e as próprias regras e códigos de conduta da empresa em todas as áreas e locais de negócios.

Para fazer isto, os oficiais de conformidade se mantêm atualizados com as últimas exigências dos legisladores e autoridades reguladoras, além de treinarem regularmente os funcionários em áreas relevantes para a conformidade.

Os oficiais de Compliance também identificam riscos potenciais para a empresa, assim como implementam diretrizes e processos para garantir que as regras sejam cumpridas.

Eles analisam e revisam regularmente a gestão de conformidade para adaptá-la às novas circunstâncias políticas ou econômicas e aos riscos emergentes.

O que parece ser um trabalho muito extenso pode ser grandemente simplificado por um sistema eficaz de gestão empresarial (ERP) e ferramentas de conformidade.

O principal objetivo da conformidade é simples – isto é, identificar e evitar possíveis bandeiras vermelhas em seu negócio.

O melhor programa de conformidade corporativa ensina seus funcionários a tratar bem uns aos outros no trabalho, promover um alto nível de profissionalismo e manter os valores corporativos dentro e fora de seu local de trabalho.

Portanto, é importante nunca tomar a conformidade como garantida; pois ela pode ter um grande impacto em sua empresa interna e externamente.

Quais são as Métricas de Compliance em Compras?

Se seu departamento de compras estiver com baixo desempenho ou se não tiver certeza do que está acontecendo nos bastidores, várias medidas podem ajudá-lo a identificar problemas e começar a fazer melhorias.

Entretanto, tenha em mente que as métricas são apenas uma parte de uma abordagem abrangente de gerenciamento de contratos.

A seguir estão algumas das métricas orientadoras mais importantes para o cumprimento de Procurement:

Conformidade contratual

Desde a mitigação de riscos até o gerenciamento de relacionamentos, os gerentes de compras têm muita coisa em suas placas.

Infelizmente, é difícil acompanhar qualquer coisa que tenha o potencial de afetar os resultados da empresa.

A conformidade contratual é uma área que precisa de revisão contínua.

Esta métrica o ajudará a determinar como os fornecedores aderem aos termos e condições que você concordou quando a parceria foi formalizada.

Este indicador mostra a porcentagem de contratos que foram completamente cumpridos, o que significa que todos os parâmetros acordados foram cumpridos.

Seu procedimento de compra irá desperdiçar mais se sua taxa de cumprimento for baixa.

Gastos sob gestão

A porcentagem de gastos que está ativamente sob o controle do departamento de compras, em comparação com os gastos totais da empresa, é conhecida como Spend Under Management, ou SUM.

Ter mais visibilidade e controle sobre os gastos de uma organização pode ajudar muito na identificação de riscos potenciais que podem surgir como resultado de uma falta de visibilidade e controle.

Como resultado, a estatística Spend Under Management de qualquer organização de compras é crítica.

Ter um SUM superior também pode ajudá-lo a obter mais valor de seus esforços de aquisição, seja através da economia de custos ou do gerenciamento estratégico da cadeia de suprimentos.

Consolidação de fornecedores

Quantos vendedores você tem em sua lista de “aprovados”? Em caso de atraso, escassez ou fechamento súbito, ter muito poucos fornecedores coloca sua empresa em perigo.

Por outro lado, o excesso de gastos é um perigo com muitos fornecedores, e você pode perder descontos e colaborações estratégicas que valorizam a sua empresa.

Disponibilidade de Fornecedores

Seus fornecedores estão prontos para atender a pedidos de última hora? Você está procurando uma maneira de enviar um grande número de itens em um curto espaço de tempo?

Como as necessidades de sua empresa mudam, esta métrica avalia a capacidade de seus fornecedores de atender a seus critérios de qualidade, quantidade e entrega.

A compreensão da disponibilidade do fornecedor também pode ajudar as equipes a decidir onde encaminhar pedidos cruciais para os melhores resultados possíveis.

Cost Avoidance

A palavra “evitar custos” se refere a atividades tomadas para minimizar custos futuros.

Enquanto a economia de custos tem tudo a ver com a redução de custos de uma forma mensurável, a prevenção de custos tem tudo a ver com evitá-los em primeiro lugar.

Essas economias podem não aparecer em um balanço, mas são uma parte importante de qualquer estratégia de conformidade.

As verificações preventivas de manutenção, por exemplo, podem ajudar a evitar avarias dispendiosas que perturbam a produtividade.

Alternativamente, pode significar a mudança de fornecedores para evitar um aumento de preço.

Tempo de ciclo do pedido de compra

É mais difícil entregar a tempo quanto mais tempo se leva para chegar a um acordo.

As empresas que mantêm um olho atento em seus ciclos de compras podem se concentrar em estabelecer maneiras de fazer o processo correr mais tranquilamente.

Os gargalos internos podem ser reduzidos usando métodos como assinaturas eletrônicas, notificações automáticas e menos assinaturas departamentais.

Conclusão

A aplicação do gerenciamento de conformidade – e a comprovação da conformidade – são mais fáceis quando se tem rastreabilidade para todo o ciclo de vida do produto, e um único repositório que captura cada mudança e cada ação tomada.

Além disso, você quer ser capaz de ativar funções de segurança como aquelas que impedem certos usuários de fazer mudanças, ou de pular etapas.

O gerenciamento de conformidade é muito menos complicado quando você tem uma ferramenta que automatiza estas coisas para você.

Uma plataforma de compras pode agrupar todas as ferramentas necessárias, permitindo aos responsáveis pela conformidade uma fácil avaliação e funcionalidade de análise que torna seu trabalho ainda mais fácil.

Ela também pode servir como uma biblioteca para diretrizes escritas, como o código de conduta.