Em meio ao intricado tecido da gestão de compras, dois termos frequentemente entram em cena, cada um desempenhando um papel crucial em diferentes estágios da jornada de aquisição: Requisição de Compra e Ordem de Compra.
Neste artigo, vamos desvendar as nuances entre esses processos, destacando sua importância, diferenças e como trabalham em conjunto para promover uma operação de compras eficiente.
1. Requisição de Compra
Uma requisição de compra é um documento que um funcionário de sua organização cria para solicitar uma compra de mercadorias ou serviços.
Quando você preenche uma requisição de compra, ainda não está comprando nada. Você está apenas iniciando o processo de uma compra, solicitando permissão interna.
Esse documento é usado quando um funcionário de sua organização faz uma solicitação de pedido se houver necessidade de determinados bens ou serviços.
O gerente do funcionário – ou qualquer pessoa encarregada das compras em sua empresa – é notificado de que o funcionário fez uma solicitação de pedido assim que recebe a requisição.
As requisições de compra descrevem os detalhes necessários antes da conclusão de uma compra, caso ela seja aprovada, tais como
- Descrição e quantidade do produto
- Nome do fornecedor
- Preço
- Nome e departamento do comprador
As requisições de compra raramente (ou nunca) saem de sua organização. Os funcionários usam esses documentos internos para obter permissão. Como tal, não são um documento juridicamente vinculativo.
Nem todas as empresas usam requisições de compra em seu processo de aquisição. Em outros casos, algumas empresas exigem uma requisição de compra para compras que ultrapassem um determinado valor em dólares.
Além disso, o departamento de contabilidade usa esse documento para planejar gastos futuros. É muito mais fácil evitar erros dispendiosos se você verificar o orçamento antes de aprovar uma compra.
Por que é Crucial:
- Planejamento Antecipado: Permite que as equipes planejem suas necessidades com antecedência.
- Aprovação e Orçamento: Facilita a aprovação e atribuição de orçamentos para a compra planejada.
- Visibilidade: Cria visibilidade das futuras demandas, permitindo uma gestão proativa.
2. O Intrincado Processo da Ordem de Compra
O pedido de compra é um documento que descreve os detalhes de uma compra real.
O departamento de compras cria o pedido de compra depois que uma requisição de compra é aprovada. Se uma organização não usa requisições de compra, outros funcionários também podem preencher pedidos de compra para aprovação.
Diferentemente de uma requisição de compra, o pedido de compra é um documento externo. O setor de compras o envia ao fornecedor como um conjunto de instruções sobre como atender ao pedido e processar o pagamento.
Observe que os pedidos de compra não são iguais às faturas – eles não são uma solicitação de pagamento.
E uma vez que um formulário de pedido de compra tenha sido finalizado e aprovado pelo comprador e pelo fornecedor, ele se torna um documento juridicamente vinculativo.
Os pedidos de compra incluem tudo o que o fornecedor precisa saber para atender ao pedido e tudo o que sua empresa precisa para documentar a compra:
- Nome de sua empresa
- Nome do funcionário que está fazendo o pedido
- Data de criação do pedido
- Quantidade e preço das mercadorias
- Condições de pagamento
- Assinatura de todas as partes envolvidas
Por que é Crucial:
- Legalidade e Comprometimento: Estabelece uma base legal para a transação e compromete ambas as partes.
- Rastreabilidade: Facilita o rastreamento da entrega, qualidade e conformidade.
- Registro Financeiro: Serve como registro para fins contábeis e financeiros.
3. Diferenças Chave Entre Requisição e Ordem de Compra
Natureza:
- Requisição de Compra: Informal, sinalizando uma necessidade futura.
- Ordem de Compra: Formal, documentando um compromisso de compra.
Autorização:
- Requisição de Compra: Geralmente precisa de autorização interna.
- Ordem de Compra: É uma autorização para o fornecedor.
Legalidade:
- Requisição de Compra: Não é legalmente vinculativa.
- Ordem de Compra: Tem implicações legais e contratuais.
Detalhes:
- Requisição de Compra: Contém detalhes básicos do que é necessário.
- Ordem de Compra: Especifica detalhes precisos da transação.
4. Integração Harmoniosa: Requisição e Ordem de Compra Trabalhando Juntas
Embora distintas, essas duas entidades não operam em silos isolados. Pelo contrário, trabalham em conjunto para criar uma sinfonia harmoniosa na gestão de compras.
Fluxo de Aprovação:
A Requisição de Compra, muitas vezes, passa por um processo de aprovação interno antes de se tornar uma Ordem de Compra. Isso garante que todas as compras estejam alinhadas com os objetivos e orçamentos organizacionais.
Rastreamento e Recebimento:
A Ordem de Compra fornece uma trilha clara para o rastreamento de entregas. Quando os bens ou serviços chegam, a Ordem de Compra serve como referência para garantir que o que foi recebido corresponda ao que foi solicitado.
Gestão de Despesas:
Ambos os documentos são cruciais para o gerenciamento de despesas. A Requisição de Compra ajuda na alocação orçamentária, enquanto a Ordem de Compra garante que as despesas estejam alinhadas com o planejado.
5. Conclusão: Orquestrando a Eficiência nas Compras
Em um mundo onde a eficiência é a chave, entender a interplay entre Requisição de Compra e Ordem de Compra é fundamental.
São duas peças distintas que se encaixam perfeitamente, permitindo que organizações naveguem pelas complexidades da aquisição com confiança e precisão.
Ao dominar esses elementos, as empresas podem criar uma sinfonia perfeita na gestão de compras, alinhando-se perfeitamente com suas metas e objetivos.
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