O crescimento sustentável de qualquer negócio está intimamente ligado às boas práticas de gestão, em especial no que diz respeito ao processo de aquisição.

Estas práticas são capazes de fornecer aos gestores todas as informações relevantes do negócio e, consequentemente, todos os subsídios necessários para tomar as decisões estratégicas corretas.

Neste cenário, a gestão de custos requer atenção especial.

Afinal, o controle completo de todos os gastos e despesas da empresa é essencial para um planejamento financeiro eficiente.

Dentre os muitos fatores envolvidos na gestão de custos dois termos se destacam em importância: Cost Savings e Cost Avoidance.

Aqui abordamos todos os detalhes de cada um deles, assim como suas diferenças e formas de alcançá-los.

O que é a Gestão de Custos?

A gestão de custos é o processo de estimativa, alocação e controle dos custos do projeto.

O processo de gestão de custos permite que uma empresa preveja despesas futuras para reduzir as chances de superação do orçamento.

Os custos projetados são calculados durante a fase de planejamento e devem ser aprovados antes do início de qualquer processo.

À medida que o plano é executado, as despesas são documentadas e rastreadas, de modo que as coisas ficam dentro do calculado pela gestão.

Uma vez concluídos os processos, seja em um projeto específico ou aqueles de cotidiano, os custos previstos e os custos reais são comparados, fornecendo referências para planos e orçamentos futuros.

Cost Savings: Do que se trata?

Cost Savings tem a ver com qualquer ação que resulte em um benefício financeiro tangível, que se reflete nas declarações financeiras de uma empresa, bem como nos registros do orçamento da mesma.

Os melhores exemplos de Cost Savings podem ser vistos no departamento de compras de uma empresa.

Novos contratos e renovações, por exemplo, oferecem grandes oportunidades de economia de custos.

Em tais situações, a empresa pode ter a oportunidade de economizar nos custos de serviços.

Para os departamentos financeiros, esse processo de contato e negociações de contratos oferecem uma rara chance de reduzir gastos anteriores que podem ter sido viáveis no passado, mas agora não encaixam mais com o cenário atual do negócio.

Como maximizar Cost Savings

Ao calcular Cost Savings, o que você está buscando em última instância é a porcentagem de economia de custos.

Existem várias formas de otimizar esse processo e muitas podem ser pensadas exclusivamente para o seu negócio, mas é importante ressaltar aquelas ferramentas e táticas que auxiliam empresas em todos os contextos

1. Aplicação de tecnologia

A tecnologia tem sido conhecida por ter a capacidade de diminuir os custos operacionais e maximizar a economia de custos em todos os departamentos. 

Existem várias soluções digitais que podem ajudar sua empresa a realizar as tarefas atuais com uma fração do custo gasto no momento.

Este é o caso porque empregar recursos humanos pode ser muito caro, e especialmente em nossa era tecnológica moderna.

Ao poupar os esforços manuais diários dos funcionários, eles podem, ao invés disso, concentrar-se no uso desse tempo que potencialmente será substituído, para melhorar a produtividade em outras áreas dentro da empresa.

Através do uso da tecnologia, sua empresa ou organização também pode economizar tempo e dinheiro que é desperdiçado com a aparência de erros humanos.

2. Adoção de Outsourcing

A terceirização é uma grande tendência atualmente, e especialmente quando se trata de Cost Savings.

A tecnologia e a globalização durante o século XXI tornaram a terceirização especialmente fácil e econômica.

Ela pode ajudar organizações a reduzir significativamente seus custos operacionais, ao oferecer serviços com uma equipe de especialistas mais capacitados naquele setor e com foco exclusivo nos processos manuais. 

Desta forma, sua empresa e seus funcionários podem dedicar tempo valioso em áreas como o crescimento da receita comercial.

3. Otimização da gestão de compras

Os formatos de aquisição tradicionais no mundo dos negócios começaram a ficar ultrapassados e, em vez disso, foram substituídos por novas formas de publicidade.

Agora existem formas mais eficientes e rentáveis de adquirir os mesmos produtos, muitas vezes com lucros ainda maiores.

Uma dessas alternativas é a adoção de sistemas como plataformas de compras ou de cotação.

Para crescer e reduzir ao máximo quaisquer custos desnecessários, a reformulação do departamento de compras é inevitável.

E Cost Avoidance? O que é?

Com Cost Avoidance, as ações são tomadas com o objetivo de evitar custos futuros. Trata-se de uma medida que reduz o aumento potencial de despesas

Em outras palavras, Cost Avoidance constitui um conjunto de ações preventivas que evitam qualquer aumento prospectivo de gastos.

Ao contrário do que acontece com Cost Savings não é algo que se reflete ou é medido nos registros físicos de uma empresa, justamente pela sua natureza preventiva.

Por exemplo, gastar dinheiro regularmente para cumprir corretamente os cronogramas de manutenção em equipamentos de produção é uma estratégia de Cost Avoidance.

Não tratar da manutenção e manter tudo em boas condições de funcionamento pode levar à necessidade de fazer reparos ou substituições mais caras no futuro.

Contadores tendem a rever mais de perto os projetos voltados para Cost Avoidance, pois os benefícios financeiros não são facilmente verificáveis.

Você só pode determinar o impacto destas medidas se não implementar a ação proposta, caso em que haverá um aumento nos gastos.

Aplicando Cost Avoidance

1. Mitigação de riscos

As medidas de mitigação abordam questões antes de impor um custo desnecessário. 

Algumas estratégias desse formato incluem aplicar medidas de segurança em uma rede de distribuição, ou usar análises preditivas para racionalizar a tomada de decisões na cadeia de fornecimento.

Considere, por exemplo, uma empresa que está se preparando para um pico na demanda.

A capacidade de tomar decisões mais informadas ajuda a empresa a garantir a capacidade de carga para o aumento das remessas antes do tempo.

Ela pode até mesmo usufruir de taxas mais competitivas em comparação com o que teria sido pago sem a intervenção.

2. Pesquisar fornecedores

A identificação de substitutos para os fornecedores atuais é um processo que profissionais de compras já entendem.

É muito comum que departamentos de aquisição estejam continuamente listando novos fornecedores que desempenhem de maneira semelhante, mas ofereçam vantagens adicionais.

Muitas vezes essa busca te permite encontrar alternativas que cobram menos, mas outras diferenças também podem ser vantajosas.

Estes substitutos, por exemplo, poderiam ter o mesmo custo, mas proporcionar melhor qualidade ou eficiência, traduzindo-se em mais economia no final das contas.

Isso resulta na capacidade de produzir uma especificação funcionalmente equivalente que é mais econômica.

3. Otimizar os processos de aquisição

Equipes de aquisição podem gerenciar e influenciar as condições de pagamento durante todo o ciclo de vida da aquisição.

Na linha de frente, os times podem trabalhar com os fornecedores para melhorar as condições de pagamento durante as negociações contratuais.

Trabalhar com os fornecedores nesta etapa ajudará a manter o dinheiro dentro das 4 paredes da organização e permitirá que a empresa tome decisões que afetam e melhoram as operações do dia-a-dia.

Na parte de trás, a aquisição pode alavancar as relações com os fornecedores para negociar ou gerenciar descontos de pagamento antecipado, dependendo da demanda real e dos prazos de entrega ao serviço da empresa.

Conclusão

Estamos bem cientes de que a automação comercial reduz os custos em muitas frentes.

Nem tudo pode ser automatizado, mas alguns esforços relacionados à Cost Savings e Avoidance na aquisição podem ser.

Realizar operações comerciais usando softwares e tecnologia tornou-se uma necessidade na indústria 4.0.

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