Tradicionalmente, os profissionais de compras eram conhecidos por confiarem em negociações firmes com o objetivo de reduzir custos.

A tendência sempre foi poupar o máximo de dinheiro possível à empresa, empurrando os fornecedores contra a parede.

Essa abordagem está mudando lentamente, com o mercado percebendo que agora existe a necessidade de uma séria mudança de paradigma.

Nesse contexto, uma parte vital do controle de custos de um projeto é ter uma estrutura para estimar e acompanhar os custos do mesmo.

Uma estrutura sólida torna mais fácil entender como seu projeto está rastreando em relação ao plano.

Neste artigo, descreveremos o que é uma Estrutura de Cost Breakdown e por que ela é importante no processo de controle de gastos.

O que é Cost Breakdown?

Cost Breakdown é uma discriminação ou representação hierárquica dos vários custos em um projeto.

Trata-se de uma ferramenta crítica para gerenciar o ciclo de vida de um projeto, especialmente os aspectos financeiros, criando uma estrutura para aplicação de controles de custos mensuráveis.

Mais e mais profissionais de compras estão agora recorrendo ao conceito de análise de custos para tomar decisões econômicas e de compras sustentáveis.

A análise de Cost Breakdown tem sido amplamente divulgada como a melhor maneira de criar mais valor e aumentar o fornecimento de serviços de qualidade, bem como reduzir o custo de vendas da organização.

O que é uma Estrutura de Cost Breakdown?

Uma Estrutura de Cost Breakdown é uma prática de aquisição que orienta como os custos são organizados e exibidos em uma análise financeira.

Os custos podem ser decompostos de várias maneiras, dependendo do projeto e da empresa.

Algumas vezes, esta estrutura pode ser referida também como um Gráfico de Cost Breakdown.

Criando uma Estrutura de Cost Breakdown

Na maioria dos casos, a hierarquia de custos é dividida em algumas categorias específicas

Quando se olha para um projeto utilizando custos diretos e indiretos, é fácil ver onde o dinheiro está sendo gasto.

Nesse contexto, as estimativas de custos se baseiam em uma Estrutura de Cost Breakdown para obter precisão.

Por exemplo, saber qual é o custo médio de materiais e mão-de-obra necessários para qualquer trabalho.

Sem esta informação, não é possível fornecer uma estimativa a um cliente.

Além disso, você teria dificuldade para explicar seus honorários sem uma discriminação.

Por que uma Estrutura de Cost Breakdown é importante?

1 – O departamento terá melhor controle sobre seus custos e orçamentos

A divisão dos gastos em categorias lógicas de custos facilita o controle dos gastos.

Ao fazer isto, um gestor pode facilmente ver com o que está se comprometendo em relação ao gasto dentro de uma categoria de custo (além do orçamento total).

2 – Você obtém uma melhor visão

A alocação de gastos em categorias de custos também fornece uma visão de quanto o departamento está gastando dentro de diferentes categorias de custos.

Esta percepção é importante para entender como o gestor está rastreando em relação a um orçamento.

3 – É possível usá-la como referência para pricing.

Uma cotação de vendas para um cliente é frequentemente baseada em uma estimativa de custo e expectativa de retorno.

Ter uma boa percepção do custo real a partir de orçamentos anteriores pode aumentar a qualidade dessas estimativas.

Também pode agir como uma segurança para garantir que todos os tipos de gastos sejam capturados.

Assegurar que a base de custos esteja correta é importante para garantir que você obtenha a margem de lucro correta.

4 – Ajuda a avaliar os desvios de plano

Uma boa Estrutura de Cost Breakdown fornece uma visão do excesso ou da subutilização de gastos em relação ao seu plano original.

Ter uma boa estrutura torna simples compreender os desvios.

Quando o gestor vê um desvio do plano dentro de uma categoria antecipadamente, é mais fácil tomar as decisões corretas para melhorar.

Alguém pode ter cometido um erro. Pode haver casos em que certos elementos estavam fora do escopo original.

Nesses casos, o custo pode estar sujeito a recarga para o cliente.

Além disso, é fácil identificar áreas que podem ser reduzidas para garantir que você permaneça no plano.

Onde estruturar sua Estrutura de Cost Breakdown?

Algumas empresas usam excel, outras criam uma estrutura utilizando sistemas próprios ou ERPs.

Outras utilizam software como plataformas de compras ou um software de gestão de projetos.

É fácil começar com as planilhas, mas elas vêm com várias limitações.

As limitações típicas são a qualidade dos dados, o lado estrutural e as capacidades de compartilhamento.

O uso dos sistemas de contabilidade é em geral a alternativa mais segura, oferecendo estabilidade, conveniência e ferramentas específicas para monitoramento de gastos.

No lado dos relatórios, um sistema contábil se concentra principalmente nos anos fiscais, em vez de um cronograma do projeto.

O uso de um sistema de compra permitirá que um gestor capture o custo em uma categoria a partir do momento em que aprovado internamente, ajudando-o a obter controle em tempo real sobre seus investimentos durante todo o projeto.

Da mesma forma, também será capaz de identificar qualquer desvio entre uma compra e uma fatura para assegurar o alinhamento com o sistema contábil.

Conclusão

Uma Estrutura de Cost Breakdown é uma parte subutilizada da análise de repartição de custos.

É uma forma completa de representar todos os custos associados a qualquer produto ou projeto.

No entanto, ao utilizar essa estrutura, é importante conhecer todas as suas despesas diretas e indiretas.

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