Uma parte vital do controle de custos é ter uma estrutura para estimar e acompanhar os gastos em qualquer aquisição.

Uma estrutura sólida torna mais fácil entender como seu projeto está rastreando em relação ao planejado.

Uma análise de custos detalhada e bem projetada, por exemplo, é a base para economizar dinheiro, permitindo a compreensão dos processos e custos de fabricação.

Gestores em diversas áreas confiam na análise de Cost Breakdown para reduzir os custos de material e garantir preços competitivos nos componentes comprados.

Nesse artigo, vamos explicar em detalhes como o Cost Breakdown impacta o seu negócio e as vantagens de utilizá-lo.

O que é Cost Breakdown?

Cost Breakdown é uma análise, conduzida por um departamento de compras, das despesas do fornecedor envolvidas na entrega de um produto ou serviço ou no cumprimento de um contrato.

O objetivo do Cost Breakdown é avaliar um valor apropriado para orientar as negociações ou para comparar com um valor fornecido por outro fornecedor.

Isto inclui os fatores de custo direto, tais como custo das matérias-primas, custo de aquisição de fabricação, custos de mão-de-obra, custos de construção, custos logísticos, taxas de transporte e tarifas de impostos.

Também é conhecida como análise de custo, pois essencialmente aponta todos os elementos dentro do preço de um produto, resultando no que o produto deve custar.

Ela é um processo de quatro etapas que inclui coleta de dados, expansão sistemática dos elementos de custo, determinação dos fatores de custo e o desenvolvimento de insights.

Esta análise é fundamental para a prospecção de fornecedores, pois o conhecimento reunido durante o processo permite às empresas identificar os pontos fortes e fracos do mesmo.

Como Cost Breakdown funciona?

A análise de Cost Breakdown divide as despesas de um produto ou serviço específico em seus vários componentes, os geradores de despesas.

O objetivo é compreender os motoristas e poder influenciá-los para poder manter as despesas no nível desejado a longo prazo.

O estabelecimento de quebras de custos como uma ferramenta estratégica pode economizar muito dinheiro para as empresas.

O Cost Breakdown é mais comumente usado por uma das três razões:

• Para uso interno estimando custos de trabalho, calcular a rentabilidade de um projeto, ou similar
• Para coordenar os custos de um projeto com os clientes a fim de obter sua aprovação para o preço final
• Para alavancar a negociação com fornecedores e vendedores, utilizando dados e conhecimentos de discriminação de custos para garantir que os preços sejam justos

Por que o Cost Breakdown é importante?

Cost Breakdown pode ser uma ferramenta extremamente valiosa para determinar o verdadeiro custo de bens e serviços adquiridos a qualquer momento.

Aqui está uma lista com alguns dos principais benefícios:

1. Maior controle sobre seus custos e orçamentos

A divisão dos gastos em categorias lógicas de custos facilita o controle dos custos.

Ao fazer isto, a empresa pode facilmente ver o que está se comprometendo em relação ao gasto dentro de uma categoria de custo (além do orçamento total).

2. Ajuda a avaliar os desvios de planejamento

Uma boa estrutura de Cost Breakdown fornece uma visão do excesso ou da subutilização de gastos em relação ao plano original.

Ter uma boa estrutura torna simples compreender os desvios.

Nesse contexto, quando um desvio do plano dentro de uma categoria de custos é identificado antecipadamente, é mais fácil tomar as decisões corretas para melhorar.

Além disso, é fácil identificar áreas que podem ser reduzidas para garantir que se permaneça no plano.

3. Fornece uma base para negociação

Cost Breakdown fornece uma vantagem competitiva para as negociações com fornecedores, ajudando a entender o que realmente custa projetar, fabricar e entregar um produto ou serviço.

Se o preço cotado de um fornecedor exceder a sua estimativa, a análise estabelece o cenário para futuras negociações.

Além disso, as partes interessadas de diferentes equipes podem ter acesso às mesmas informações e entender as decisões do departamento de compras com facilidade.

Tendo total visibilidade na estrutura de custos, eles estarão melhor posicionados para identificar os fornecedores que merecem relacionamentos de longo prazo.

Onde devo planejar minha Estrutura de Cost Breakdown?

É fácil começar com as planilhas, tais como Excel, mas elas vêm com várias limitações.

As limitações típicas são a qualidade dos dados, no lado estrutural e as capacidades de compartilhamento.

A utilização de sistemas de contabilidade é a melhor alternativa uma vez que permitem monitorar os custos em uma categoria a partir do momento em que este é aprovado internamente, com isso é possível obter controle em tempo real sobre seu custo durante todo o projeto.

Da mesma forma, gestores são capazes de detectar qualquer desvio entre uma compra e uma fatura para assegurar o alinhamento de gastos.

Eles também trazem vários outros benefícios, tais como integrações com plataformas de compras e sistemas ERP.

Estas permitem maior controle sobre entradas de mercadorias, compartilhamento de dados relevantes com os membros da equipe e no lado do relatório.

Como podemos te ajudar?

A plataforma GoBuyer é um sistema de compras projetado para facilitar o controle de custos.

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