Para alcançar melhores resultados e um maior retorno sobre o investimento, a organização do processo de compras é fundamental.

Um pedido de proposta (RFP) serve como ponto de partida para compras de alto preço, quer você seja uma organização privada ou parte do setor governamental.

Mas o que é uma RFP, e como você pode apresentar uma proposta substancial aos fornecedores qualificados? Descubra tudo o que você precisa saber sobre isso aqui.

O que é um RFP?

Um pedido de proposta (RFP) é um documento que uma organização, muitas vezes uma agência governamental ou uma grande empresa, publica para obter uma resposta de fornecedores potenciais para uma solução desejada.

A RFP especifica o que o cliente está procurando e descreve cada critério de avaliação sobre o qual a proposta de um fornecedor será avaliada.

Elas geralmente incluem antecedentes sobre a organização emissora e suas linhas de negócios, um conjunto de especificações que descrevem a solução procurada e critérios de avaliação que revelam como as propostas serão classificadas.

O uso de uma RFP é apropriado se seu projeto atender a esses critérios:

• Tem um escopo complexo
• Requer a análise e comparação de dados concretos
• Exige uma licitação de um fornecedor qualificado

Elas são mutuamente benéficas para as partes solicitantes e proponentes, pois todas as informações são fornecidas de uma vez, e ambas podem decidir se suas exigências podem ser cumpridas.

Isso permite rever a saúde financeira das empresas licitantes e garantir que elas possam concluir o projeto.

Da mesma forma, um RFP também facilita aos concorrentes a compreensão das informações que eles devem incluir e as tarefas que precisam completar.

Quem usa uma RFP?

As RFPs existem em vários setores e podem ser classificadas com base nisso.

Por exemplo, marketing, branding, design, criação de websites, construção, relações públicas e agências governamentais são algumas das muitas áreas que utilizam as RFPs.

As pessoas ou funcionários que mais provavelmente escreverão uma RFP são consultores, gerentes de compras, partes interessadas empresariais, diretores financeiros e gestores de projetos.

Eles as utilizam como uma oportunidade para defender suas necessidades empresariais e comerciais.

As RFPs são complexas e precisam seguir um padrão formal, dependendo do projeto, das exigências e do setor.

Isto torna imperativo que a pessoa que escreve o RFP esteja totalmente envolvida no funcionamento diário do projeto.

O que é preciso incluir em uma RFP?

O formato de uma RFP é formal e geralmente têm seções semelhantes incluídas, mas algumas delas podem mudar com base em suas exigências.

Aqui estão algumas das seções básicas que você precisa incluir:

Introdução

Como todo livro ou documento, é preciso começar por apresentar seu problema e sua empresa.

Aqui é possível resumir o ponto de dor e explicar brevemente o que a marca precisa. 

Nessa área o gestor simplesmente declara o problema e ajuda o fornecedor a decidir se ele pode ajudar com suas necessidades.

Nesse contexto, é importante lembrar que as informações aqui mencionadas são abordadas em detalhes em toda a RFP, portanto tente manter suas informações curtas e objetivas.

Informações gerais

Após introduzir o problema, é necessário dar os detalhes de sua empresa, visto que o fornecedor pode não ter ouvido falar de você e pode não investir tempo para pesquisar por conta própria.

O gestor preenchendo a RFP desejará incluir um breve histórico da empresa, como onde está localizada, que serviços ou produtos são oferecidos e como se difere de outras empresas em seu setor.

É necessário que seja organizado e direto, dando ao fornecedor uma idéia geral da empresa.

Metas do projeto

Esta é uma parte essencial, pois é aqui que a empresa mencionará em detalhes o propósito de seu projeto, o que quer alcançar e os problemas que gostaria que o fornecedor resolvesse.

A marca precisará mencionar os materiais, ferramentas, sistemas e produtos necessários para completar o projeto, especialmente se tiver um determinado tipo ou marca que irá requerer.

Não pode ser muito vago, ou há uma grande chance de que os fornecedores não apresentem as informações corretas.

Prazos

Toda RFP precisa ter um cronograma detalhado que explique todos os marcos críticos ao longo do projeto.

Se um fornecedor não tiver os recursos para completar o projeto na linha de tempo estabelecida, eles podem ser naturalmente eliminados.

Da mesma forma, se o fornecedor não cumprir os prazos durante o projeto, pode ser necessário decidir não trabalhar com eles.

Ter um cronograma corretamente mapeado torna mais fácil para as empresas compreender se elas podem concluir as tarefas no prazo mencionado.

Orçamento

Esta parte, embora não seja necessária, ainda pode desempenhar um papel importante na seleção.

Em vez de mencionar seu orçamento, a empresa pode solicitar aos fornecedores uma estimativa de despesas detalhadas para seu serviço.

Ela também pode perguntar quais serviços eles lhe cobrarão, como eles esperam pagamento e se eles aceitam parcelas ou esperam um pagamento único.

Se o negócio for selecionar com base no custo, é necessário mencionar as questões orçamentárias e perguntar por todos os custos envolvidos.

Como escrever um RFP?

As RFPs são destinadas aos fornecedores e exigem muito planejamento.

Ao escrever, é fácil perder o foco do que se está tentando transmitir.

A maneira mais fácil de evitar isso é criar um esboço básico de como seu documento será e que seções incluirá nele.

Para manter o controle das informações, um gestor precisa rever e reavaliar as múltiplas áreas do seu documento.

É vital lembrar que a qualidade de uma RFP pode afetar o interesse de fornecedores potenciais.

Para garantir que tenha incluído todos os pontos críticos, tome notas durante reuniões, compartilhe ideias e responda a todas as questões levantadas durante as discussões internas.

As RFPs são documentos formais, e todas as informações incluídas nelas precisam ser breves, explicando exatamente quais são suas exigências e o que o fornecedor precisa saber sobre o projeto. 

Conclusão

Todo o processo de criação de uma RFP, desde a elaboração até a finalização do contrato, pode parecer esmagador.

Ainda assim, com o formato correto e a inclusão de informações relevantes, pode ser mais fácil do que o esperado.

Nesse sentido, o surgimento de plataformas de compras tornou todo o processo muito mais eficiente e funcional.

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