Em 2025, as Pequenas e Médias Empresas (PMEs) brasileiras enfrentam uma série de desafios para manter sua competitividade em um mercado marcado por constantes transformações econômicas, políticas e tecnológicas. Nesse contexto, a gestão de compras tem se consolidado como uma área estratégica, essencial para garantir a eficiência operacional e a sustentabilidade financeira dos negócios.

No entanto, muitas PMEs ainda não possuem processos estruturados para controlar suas compras. A falta de planejamento adequado, a ausência de indicadores claros e a centralização de decisões comprometem a performance do setor. Felizmente, existe uma metodologia simples e eficaz capaz de mudar essa realidade: o método 5W2H.

O que é o método 5W2H?

O 5W2H é uma ferramenta de planejamento e gestão originada no ambiente industrial japonês, mas hoje amplamente utilizada em diversas áreas do mundo corporativo. Seu nome deriva de sete perguntas fundamentais, que, quando respondidas com clareza, permitem a estruturação completa de qualquer atividade ou processo.

Essas perguntas são:

• What (O que será feito?)
• Why (Por que será feito?)
• Where (Onde será feito?)
• When (Quando será feito?)
• Who (Por quem será feito?)
• How (Como será feito?)
• How much (Quanto custará?)

Ao aplicar o 5W2H, as empresas conseguem visualizar com maior nitidez cada passo de suas operações. Isso torna a metodologia particularmente útil em processos de compras, que envolvem diferentes áreas, fornecedores e decisões financeiras relevantes.

Como o 5W2H se aplica à gestão de compras?

A gestão de compras vai muito além de simplesmente adquirir produtos ou serviços. Ela envolve o mapeamento de necessidades, a escolha de fornecedores, a negociação de preços, o controle de prazos e a análise de resultados. Quando todos esses pontos são organizados com base no 5W2H, o processo se torna muito mais eficiente.

Veja como o método atua em cada etapa do processo de compras:

• Planejamento estratégico: Ao definir “o que será comprado” e “por que será comprado”, a empresa evita compras desnecessárias ou mal justificadas, o que ajuda a reduzir desperdícios.
• Organização de responsabilidades: Com as perguntas “quem fará” e “como será feito”, os gestores designam funções claras, promovendo responsabilidade e controle.
• Gestão de prazos e custos: As perguntas “quando será feito” e “quanto custará” ajudam a evitar atrasos e surpresas orçamentárias, essenciais para a saúde financeira da empresa.
• Rastreamento de processos: Ao incluir “onde será feito”, o 5W2H contribui para um monitoramento mais assertivo de centros de custo, logística e locais de aplicação do recurso adquirido.

Por consequência, PMEs que adotam essa metodologia na gestão de compras tendem a operar com maior eficiência, agilidade e segurança.

O papel do 5W2H diante das novas regras da Lei de Licitações

Com a vigência da Nova Lei de Licitações (Lei nº 14.133/2021), os processos de compras públicas no Brasil passaram por reformulações importantes. Entre as mudanças, destacam-se a centralização das informações no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP), a valorização da sustentabilidade nas aquisições e a exigência de maior transparência e planejamento nas propostas.

Para PMEs que desejam participar de licitações públicas, o 5W2H pode ser um forte aliado. A metodologia ajuda a organizar as informações exigidas em editais, melhorar a estrutura de propostas e demonstrar conformidade com os critérios estabelecidos.

Além disso, ao usar o 5W2H, as empresas podem se preparar melhor para:

• Cumprir prazos legais com mais precisão
• Documentar os processos de forma clara e rastreável
• Alinhar estratégias de compra com metas de ESG e sustentabilidade
• Reduzir riscos de desclassificação por falhas formais

Dessa forma, o 5W2H se destaca como um diferencial competitivo não apenas no setor privado, mas também nas disputas por contratos públicos — um mercado que movimenta bilhões de reais no Brasil todos os anos.

Benefícios do 5W2H para PMEs que desejam escalar com eficiência

À medida que as PMEs brasileiras amadurecem seus modelos de gestão, cresce a necessidade de aplicar ferramentas que tragam agilidade sem perder o controle. O 5W2H, por ser de fácil aplicação e compreensão, encaixa-se perfeitamente nesse perfil. Seus principais benefícios incluem:

• Redução de custos operacionais
• Melhor tomada de decisão baseada em dados e lógica
• Facilidade de replicação de processos entre departamentos
• Maior alinhamento entre times, fornecedores e gestores

Adicionalmente, o uso contínuo do 5W2H permite identificar gargalos ocultos, otimizar contratos e gerar relatórios que ajudam na evolução constante dos processos de compras.

O próximo passo: digitalizar para potencializar

Embora o 5W2H funcione bem em ambientes analógicos, seu potencial é maximizado quando integrado a soluções digitais de compras. Plataformas especializadas, como a da Gobuyer, oferecem recursos que automatizam as etapas do processo, centralizam as informações e aumentam a precisão dos dados — elementos essenciais para quem busca crescimento sustentável.

Ao digitalizar sua gestão de compras com apoio do 5W2H, sua empresa passa a operar com muito mais previsibilidade, segurança e competitividade.

Transforme sua gestão de compras com o 5W2H e a Gobuyer

Em um cenário de mudanças constantes e exigências crescentes, PMEs que desejam se destacar precisam de ferramentas práticas, eficazes e acessíveis. O método 5W2H oferece exatamente isso: estrutura, clareza e ação estratégica. Quando aliado a uma plataforma de compras robusta como a da Gobuyer, os resultados são ainda mais expressivos.

Quer transformar sua gestão de compras com mais planejamento, controle e resultados? Conheça agora mesmo a plataforma da Gobuyer e leve sua empresa para o próximo nível.