A gestão de compras é a abordagem estratégica para gerenciar e otimizar os gastos organizacionais.

Hoje, o processo de aquisições é reconhecido como tendo um impacto esmagador sobre o resultado final da organização.

Ele tem um impacto direto sobre as duas forças que impulsionam o resultado final: vendas e custos.

As compras estão se tornando uma competência central da empresa, encontrando e desenvolvendo fornecedores e trazendo consigo expertise que é altamente valorizada pela organização. 

Para evitar a perda de dinheiro, esforço e controle, as organizações precisam integrar todas as funções de compras, controlar gastos, rastrear aquisições e criar um ambiente que permita o crescimento.

Isso requer um monitoramento eficiente de cada etapa de compra, desde o sourcing até a venda para os clientes.

Tipos de compra

No processo de gerir uma empresa, não importa o seu tamanho, há uma gama de diferentes tipos de aquisição envolvidas. É por esse motivo que a área de aquisição pode envolver várias equipes em um negócio. As práticas de compra em um negócio tipicamente se enquadram nestas categorias:

• Aquisição direta – diz respeito às matérias-primas e produtos que uma empresa utiliza para fabricar, vender e varejar.

• Aquisição indireta – normalmente cobre todos os aspectos dos produtos e serviços que são necessários para administrar uma empresa, isso pode cobrir material de escritório ou despesas de viagem de negócios e até mesmo custos de marketing.
• Aquisição de serviços – cobre todas as requisições de aquisição relacionadas a pessoas. Desde contratar empreiteiros até lidar com agências terceirizadas e serviços de consultoria.

No processo de compra e aquisição, é muito comum que times ou pessoas distintos sejam responsáveis por lidar com diferentes necessidades aquisitivas de um negócio.

Justamente por esse fator, torna-se inevitável tomar ações para organizar cada uma das funções envolvidas, para otimizar os processos e aumentar a qualidade da produção.

Nesse contexto, a gestão de compras eficiente é o principal diferencial de um negócio.

O que é Gestão de Compras?

Para empresas de qualquer indústria, práticas inteligentes de compras são essenciais para garantir operações eficientes e um ótimo resultado final.

A gestão de compras é o processo de obtenção de bens ou serviços para uma empresa através dos atos de compra, aluguel ou contratação com um recurso externo para completar um projeto. 

Este processo envolve uma variedade de atividades de aquisição, que podem incluir a identificação das necessidades de um projeto, opções potenciais de aquisição, apresentação de um pedido de propostas, se necessário, e administração de compras de volta para a equipe.

Isto pode incluir tudo desde material de escritório, móveis e instalações até equipamentos pesados, serviços de consultoria, testes e treinamento.

A gestão adequada de todas as atividades de compras não apenas mantém as operações comerciais funcionando sem problemas, mas também economiza dinheiro, tempo e recursos.

Dessa forma, a gestão de compras garante que todos os itens e serviços sejam adquiridos adequadamente para que os projetos e processos possam prosseguir com eficiência e sucesso.

Qual a importância da Gestão de Compras?

A gestão de compras é uma função que analisa todo o ciclo de fornecimento dentro de uma organização com o objetivo de otimizar.

Às vezes ela se foca em etapas específicas ou não tem tanta liberdade de adaptação, mas os objetivos permanecem os mesmos: gerenciar as relações com fornecedores, minimizar os custos e reduzir os riscos dentro do ciclo. 

Manter boas relações com seus fornecedores e permanecer organizado durante cada etapa do processo de aquisição, por exemplo, são ambos cruciais para garantir o sucesso de todas as operações comerciais.

Essas duas ações permitem que você atinja seus objetivos específicos enquanto atende facilmente a todas as expectativas das partes interessadas.

Ao estabelecer processos de aquisição inteligentes, as empresas podem evitar tempos de inatividade dispendiosos enquanto aumentam seus resultados finais.

Planejar e racionalizar o processo de aquisição é algo decisivo para apoiar a estratégia geral da empresa; a gestão de compras fornece uma base sobre a qual assenta a funcionalidade do negócio como um todo.

Da mesma forma, ela proporciona visibilidade para todas as partes interessadas dentro da cadeia, para que possam planejar de acordo quando se trata da tomada de decisões.

Quais os benefícios de usar softwares na Gestão de Compras?

A aquisição é um processo comercial no sentido mais completo do termo. Ela desempenha um papel fundamental na estratégia comercial, envolve uma série de fluxos de trabalho e requer a contribuição ou ação de vários departamentos.

Ao digitalizar e automatizar os fluxos de trabalho através de sistemas de compra, uma empresa aumenta a produtividade, elimina o trabalho repetitivo e minimiza os erros humanos.

É mais fácil para os solicitantes enviar ordens de compra, para a equipe financeira acompanhá-las e para os gestores acompanharem o orçamento e relatarem os resultados.

Vamos mergulhar em alguns dos benefícios de utilizar uma solução de gerenciamento de compras:

1. Processos Automatizados

A automação elimina o trabalho repetitivo e diminui a probabilidade de erros humanos em tarefas críticas, como a criação de um pedido de compra ou análise do orçamento em determinadas compras.

Ao aproveitar formulários personalizáveis e compartilháveis, portais de autoatendimento e requisições de compra eficientes, a gestão de pedidos será mais confortável e prática, além de segura do começo ao fim

Desta forma, sua equipe tem visibilidade total das solicitações, recebe todas as solicitações em um único lugar e não terá que acompanhar cada solicitação manualmente.

Ao automatizar o processo de aprovação, os gerentes podem criar fluxos de trabalho de ponta a ponta em todo o ecossistema de compras.

Podem ser definidas regras para definir canais de aprovação, estabelecendo uma base para análise de preços e para notificações automáticas aos aprovadores-chave, dentre muitas outras funções.

2. Visibilidade dos gastos em tempo real

Uma vez identificada uma necessidade e encomendados bens ou serviços, haverá um fluxo de trabalho para confirmar e documentar o recebimento dos mesmos. 

Quando as equipes de compras registram todos os processos em um único local, os gastos podem ser monitorados em tempo real.

Muitas soluções têm a capacidade de integrar e extrair dados de software de contabilidade existentes, sistemas ERP e ferramentas de gerenciamento de inventário, para que as equipes possam rapidamente analisar e relatar seus resultados.

3. Elimina gargalos mais rapidamente

A digitalização da gestão de compra também pode ajudar os gerentes a melhor rastrear e identificar problemas com os processos existentes, para assim oferecer soluções que obtenham maior eficiência.

Ao estruturar seus fluxos de trabalho com uma ferramenta que permite uma visão total de cada passo do processo, gestores podem facilmente extrair dados valiosos.

Da mesma forma, plataformas de compras também entregam relatórios prontos acerca de todos os dados extraídos, muitas vezes com dashboards únicos para cada etapa.

Juntando esses dois fatores, empresas conseguem maior segurança nas suas decisões de otimização.

Conclusão

A gestão de compras é uma função essencial para todos os processos de um negócio.

Isto porque ela regula os processos de compra e aquisição, que por sua vez suportam todas as outras áreas da empresa;

Dessa forma, tomar ações para garantir que a sua gestão funcione da maneira mais fluida e eficiente possível é sempre vantajoso.

A automação da função de compras traz uma série de benefícios para qualquer organização.

Mais atividades podem ser monitoradas e a equipe de compras tem muito mais visibilidade sobre todas as suas funções, o que lhe permite mitigar melhor os riscos e maximizar a eficiência e os recursos.

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