Atualmente, o processo de compras é uma peça fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Chamado de procurement, ele vai além da simples aquisição de bens e serviços, abrangendo uma série de atividades estratégicas, como a seleção de fornecedores, a gestão de contratos e a mitigação de riscos.
No entanto, uma das maiores questões que as empresas enfrentam ao estabelecer uma estratégia de procurement é decidir se devem adotar um modelo centralizado ou descentralizado. Cada modelo tem seus próprios benefícios e desafios, e a escolha entre eles pode ter um impacto significativo na eficiência, nos custos e no sucesso geral da organização.
Neste artigo, exploraremos os modelos de procurement centralizado e descentralizado, trazendo definições, exemplos práticos e os principais benefícios de cada abordagem em 2024.
O que é Procurement?
Procurement é o processo de adquirir bens, serviços e suprimentos necessários para que uma empresa ou organização opere de maneira eficiente. Isso inclui não apenas a compra em si, mas também a seleção de fornecedores, negociações contratuais, gestão de riscos e garantia de que a cadeia de suprimentos esteja conforme as normas e políticas internas. O procurement, portanto, envolve tanto decisões estratégicas quanto operacionais, buscando maximizar o valor para a empresa, minimizando os custos e os riscos.
Diante da complexidade das operações empresariais, surge a questão: como organizar o departamento de procurement para garantir o máximo de eficiência? A resposta muitas vezes passa pela escolha entre um modelo de procurement centralizado ou descentralizado.
O Modelo Centralizado de Procurement
No modelo centralizado de procurement, todas as decisões de compra são feitas por um departamento ou equipe central na empresa. Essa equipe é responsável por todas as negociações com fornecedores, pela coordenação das ordens de compra e pelo gerenciamento de contratos.
Benefícios do Modelo Centralizado
- Economias de escala: Ao consolidar todas as compras em um único ponto, a empresa pode negociar melhores preços com os fornecedores devido ao aumento do volume de compras.
- Padronização: A centralização permite a aplicação de políticas de compras uniformes em toda a organização, garantindo que todos os departamentos sigam as mesmas diretrizes e padrões.
- Redução de custos operacionais: Com menos departamentos tomando decisões de compra, há uma diminuição nas despesas administrativas e no desperdício de recursos.
- Melhor controle e conformidade: Com um único ponto de controle, as empresas podem garantir que as compras estejam conforme as normas e regulamentações internas e externas.
Exemplo de Modelo Centralizado
Empresas multinacionais optam frequentemente por um modelo centralizado de procurement. Por exemplo, uma grande empresa de tecnologia pode consolidar todas as suas compras de hardware e software em um único departamento de procurement para garantir consistência em suas operações globais, além de aproveitar seu volume de compras para negociar melhores contratos.
O Modelo Descentralizado de Procurement
No modelo descentralizado de procurement, as decisões de compra são delegadas para diferentes departamentos, divisões ou filiais da empresa. Isso significa que cada setor tem a liberdade de escolher seus próprios fornecedores e negociar seus contratos, sem depender de uma equipe centralizada.
Benefícios do Modelo Descentralizado
- Maior agilidade: Com as decisões tomadas em um nível mais local, as compras podem ser feitas mais rapidamente, sem a necessidade de passar por um processo de aprovação centralizado.
- Flexibilidade regional: Para empresas que operam em múltiplas regiões ou países, o modelo descentralizado permite que cada unidade adapte suas compras às necessidades locais, considerando fatores como preços regionais e fornecedores específicos.
- Autonomia dos departamentos: As equipes locais têm mais autonomia para tomar decisões que se alinham com suas necessidades operacionais, o que pode resultar em processos de compra mais eficientes para determinados projetos.
Exemplo de Modelo Descentralizado
Uma rede de hotéis pode optar por um modelo descentralizado de procurement, onde cada unidade ou região tem a liberdade de negociar diretamente com fornecedores locais para adquirir alimentos, materiais de limpeza e outros insumos necessários para seu funcionamento diário. Isso permite que cada unidade adapte suas compras às condições do mercado local.
Qual é o Melhor Modelo para 2024?
A resposta para essa pergunta depende das necessidades específicas de cada empresa. No entanto, é possível observar algumas tendências que estão moldando o cenário do procurement em 2024.
Para empresas que buscam maior controle sobre os custos e desejam padronizar suas operações, o modelo centralizado continua sendo a escolha mais eficiente. Ele permite que as empresas aproveitem ao máximo as economias de escala e mantenham processos padronizados, algo essencial em um ambiente cada vez mais regulado e competitivo.
Por outro lado, em um mundo cada vez mais dinâmico e regionalizado, muitas empresas optam por uma abordagem híbrida. Nesse modelo, algumas decisões de compras são centralizadas, enquanto outras são delegadas aos departamentos ou regiões, permitindo que as empresas equilibrem a eficiência centralizada com a flexibilidade local. Essa abordagem mista é particularmente útil em empresas globais que precisam se adaptar rapidamente às mudanças do mercado em diferentes regiões.
O Papel das Plataformas de Compras
Independentemente do modelo de procurement escolhido, as plataformas de compras desempenham um papel crucial na implementação e no gerenciamento desses processos. Em 2024, as plataformas de compras, como a da Gobuyer, permitem que as empresas automatizem grande parte do processo de procurement, desde a solicitação de cotações até a gestão de contratos e pagamentos.
No modelo centralizado, essas plataformas ajudam a consolidar todas as compras em um único sistema, oferecendo transparência e controle sobre cada etapa do processo. As plataformas também garantem que as políticas de compras sejam seguidas por todos os departamentos e permitem que as empresas realizem análises detalhadas para identificar oportunidades de redução de custos.
Já no modelo descentralizado, as plataformas de compras oferecem ferramentas de colaboração que permitem que os diferentes departamentos compartilhem informações e recursos, ao mesmo tempo em que mantêm sua autonomia. Isso cria um ambiente mais eficiente e organizado, onde as compras podem ser feitas de forma rápida e conforme as necessidades regionais, mas sem perder o controle sobre o processo geral.
Conclusão
Escolher entre um modelo de procurement centralizado ou descentralizado é uma decisão estratégica que pode impactar profundamente o sucesso de uma empresa. Ambos os modelos têm seus próprios benefícios, e a escolha certa depende das necessidades operacionais e da estrutura organizacional de cada negócio.
Assine nossa newsletter para receber mais dicas e informações sobre como otimizar seu processo de procurement e obter o máximo de valor nas suas operações de compras!