Qualquer projeto requer um planejamento cuidadoso antes do lançamento. Criar o escopo do trabalho e estimar o tempo e os recursos necessários para completá-lo são partes essenciais do processo de planejamento que fornecem uma base para o próximo passo essencial: estimar os custos do projeto.

Embora as estimativas iniciais dificilmente possam ser absolutamente precisas, é possível aumentar a precisão através do Cost Breakdown.

Dependendo do nível de precisão, ele pode ser usado em diferentes etapas do planejamento do projeto, desde uma estimativa geral até uma previsão confiável do custo resultante.

Neste artigo, discutimos o que é essa análise e por que ela é importante. Em seguida, fornecemos passos sobre como você pode realizar análises de Cost Breakdown para seu negócio.

O que é Cost Breakdown?

A análise de Cost Breakdown é um processo utilizado por empresas que pesa a soma dos benefícios, tais como o ganho financeiro, de uma ação contra os negativos, ou custos, dessa mesma.

A técnica é frequentemente utilizada no momento de tomada de decisão, e muitas vezes incorpora montantes em dinheiro para benefícios intangíveis, bem como o custo de oportunidade em seus cálculos. 

Cost Breakdown é uma ferramenta fácil para determinar qual decisão potencial faria o maior sentido financeiro para a empresa ou indivíduo.

O processo também leva em consideração benefícios ou custos indiretos, como a satisfação do cliente ou mesmo a moral do funcionário.

Quais os usos dessa análise?

As análises de Cost Breakdown ajudam a decidir se a empresa está cobrando o suficiente, se pode baixar seus preços para reduzir a concorrência ou aumentar sua participação no mercado.

Cost Breakdown também pode ajudá-lo a determinar oportunidades para reduzir as despesas associadas ao custo de produção de seu produto.

A empresa pode descobrir que seus custos de aquisição continuarão a aumentar e que é hora de considerar uma nova seleção de fornecedores, por exemplo.

Quando se realiza tal análise, a empresa pode fazer uma repartição simples que inclui apenas os materiais e a mão-de-obra necessários para fabricar seu produto.

Entretanto, isto não lhe dá um custo real para vender o produto.

Para obter essa discriminação de custos, é preciso incluir suas despesas para vender o produto, tais como marketing e vendas, além de muitos outros fatores.

Como calcular o Cost Breakdown?

O primeiro passo para calcular o Cost Breakdown da sua empresa é definir a estrutura de gastos do seu processo de aquisição.

Componentes Chave

• Fatores de custo: itens, unidades, obras ou serviços específicos, etc..;
• Valores: números de itens, quantidades de materiais, quantidades de tempo de trabalho;
• Custos indiretos, ou custos ocultos: custos que não trazem nenhum valor direto, mas influenciam indiretamente os processos de trabalho do projeto.

Dependendo dos objetivos da repartição de custos de seu projeto e da natureza do projeto, você pode agrupar os dados dos custos por diferentes parâmetros:

• Por períodos de tempo: este agrupamento de dados pode ser usado para estimar custos mensais, semanais, trimestrais, etc. Normalmente, ele é combinado com o agrupamento por etapas do fluxo de trabalho e inclui um total para todo o projeto;
• Por tipos de custos: Quando não é necessária uma divisão de tempo, a estruturação dos dados de custos por tipos de custos é uma abordagem comum. Isto ajuda a identificar os principais fatores de custo e sua influência sobre o valor final. Além disso, esta abordagem é preferível quando o objetivo é definir a capacidade de gerenciamento de componentes de custo específicos e descobrir maneiras de diminuir o custo total.

Tipos de Custos

Falando em tipos de custos, os seguintes são comumente usados para estruturar os componentes que constroem o custo final do projeto:

• Custos de mão-de-obra, também chamados de custos diretos, são os custos do tempo gasto pelos funcionários na prestação de serviços ou na realização de trabalhos de fabricação dentro do projeto. Eles podem incorrer como tempo de trabalho pago a uma taxa salarial específica, ou como um custo fixo por item, unidade ou serviço.
• Os custos de subcontratação/terceirização são às vezes tratados como custos diretos, e às vezes incluídos nas estruturas de custos como uma categoria separada. Novamente, eles podem ser acumulados com base no tempo de trabalho gasto por uma equipe de terceirização e suas taxas de pagamento, ou como um custo fixo para certos produtos ou serviços.
• Os custos de material surgem como custos de matérias-primas, peças e suprimentos adquiridos para utilização em obras de projeto ou para sua execução. Algumas vezes, este tipo de custo também inclui seguros, desembaraço aduaneiro e outros custos relacionados à compra de materiais e mercadorias.
• Os custos de logística estão associados ao armazenamento e movimentação dos materiais comprados e incluem subcomponentes como transporte, armazenamento, distribuição, etc.
• Os custos indiretos não podem ser sempre alocados a um gerador de custos específico e não geram lucro de forma direta. Entretanto, eles influenciam indiretamente os resultados dos projetos, tornando as atividades comerciais possíveis ou aumentando sua eficiência.

Erros comuns com Cost Breakdown

Como vemos, a identificação de tudo que precisa ser incluído em um projeto de discriminação de custos é um trabalho meticuloso.

Como qualquer trabalho onde erros humanos são possíveis, a estruturação dos custos do projeto pode ser afetada pelo infame fator humano.

Isto resulta em baixa precisão de estimativa, mudanças no curso do projeto e altos custos inesperados.

Aqui estão vários erros comuns a serem reconhecidos e evitados:

Omitir fatores de custo

Embora a análise cuidadosa dos componentes do preço final seja uma parte essencial do processo de estimativa de custos, alguns dos fatores de custo podem ser omitidos.

Isto geralmente acontece com os custos que podem ser alocados a diferentes categorias, ou custos indiretos.

Não incluir trabalhos de rotina

Estes trabalhos são difíceis de estimar e raramente são considerados um fator de custo direto, mas isto não significa que eles não devam ser incluídos na estrutura de custos.

Uma maneira razoável de lidar com eles é incluir uma estimativa aproximada com um comentário de que o custo final dependerá do tempo realmente gasto com estes trabalhos.

Esquecer dos trabalhos não faturáveis

A proporção entre obras faturáveis e não faturáveis define a rentabilidade de um processo.

Dessa forma, se você estiver usando a discriminação de custos para análise de rentabilidade, certifique-se de levar em conta todos os tipos de trabalhos não faturáveis relacionadas às outras etapas.

Conclusão

A preparação de uma análise de Cost Breakdown detalhada é uma parte trabalhosa, mas vital da otimização de uma gestão de compras.

A forma exata da discriminação de custos e os dados contidos nela podem variar dependendo de sua finalidade, da etapa do processo em que é preparada e da confiabilidade dos dados disponíveis.

Dependendo de seu objetivo específico, uma empresa pode descobrir sua própria maneira de decompor e agrupar os dados na estrutura de custos de seus projetos ou adotar o uso de ferramentas digitais para aumentar a eficiência dessa análise.

Se você tem interesse em fazer uso do sistema GoBuyer para otimizar os seus processos de compras, é só acessar aqui!