Atualmente, muitas empresas estão sentindo a pressão de atualizar estratégica e eficientemente seus serviços de aquisição, mas há uma falta de informação real sobre como fazer isso.

Mesmo que lidar com e gerenciar fornecedores seja um aspecto tão importante dos negócios, muitas vezes é negligenciado em favor de atividades mais orientadas a metas e à obtenção de lucros.

Isto significa que muitos CPOs e seus funcionários se encontram sobrecarregados e desgastados tentando manter estratégias inovadoras com um mercado em constante mudança e não têm ideia de aonde recorrer para obter respostas.

Nesse contexto, há um campo relativamente novo em expansão para atender a essas necessidades específicas.

Este campo, chamado BPO (terceirização de processos comerciais), serve para fazer parcerias com empresas para lidar com a gestão de fornecedores em seu nome, diminuindo a carga de trabalho de todos.

Quais o objetivo de adotar BPO de compras?

O BPO de compras é um serviço crescente oferecido por grandes consultorias.

Procurement BPO, Procurement Business Process Outsourcing, é o fornecimento das funções comerciais do departamento de processamento ou compras de uma grande empresa por outra empresa. 

Atualmente, são apenas as grandes empresas que estão terceirizando suas funções de aquisição, pois o BPO de compras é uma opção cara.

Envolve colocar uma grande confiança em outra empresa para administrar eficiente e efetivamente um departamento chave de seus negócios.

Embora tenha sido comum as empresas terceirizarem seus recursos humanos, viagens, folha de pagamento e contabilidade, muito poucas empreenderam um BPO de compras completo e este serviço continua a ser um serviço muito promissor.

Como o mercado de BPO para aquisições está crescendo, grandes consultorias estão começando a perceber e a colocar em prática as infra-estruturas, processos e pessoal adequados.

Em suma, BPO de compras transfere todas ou algumas das tarefas associadas ao controle, segurança e gestão dos fornecedores que fornecem as matérias-primas necessárias para fabricar os produtos de uma empresa a uma empresa terceirizada.

As empresas que terceirizam seus departamentos de compras esperam realizar economias de custos e aumentar a produtividade.

Isto acontece através da contratação de especialistas funcionais para lidar com tarefas normalmente executadas por funcionários e realocação de recursos comerciais para operações centrais.

As empresas de consultoria que oferecem BPO de compras assumem a responsabilidade primária do departamento e operam no mercado em nome do negócio do cliente.

Como BPO de compras funciona?

Em uma empresa comum, o departamento de compras internas é composto por agentes de compras, gerentes de relacionamento, analistas de custos e outros funcionários.

Eles são responsáveis por interagir com fornecedores externos que fornecem os componentes que a empresa utiliza para fabricar seus produtos.

Este departamento funciona como parte integral das operações comerciais, mas não está envolvido com a fabricação direta de produtos ou a entrega de serviços.

Quando os gerentes de negócios buscam maneiras de aumentar a eficiência e cortar custos, a aquisição é frequentemente vista como uma área apropriada para terceirização devido à sua natureza administrativa.

Nesse contexto, as empresas especializadas em BPO de compras assumem a responsabilidade por todo o departamento ou por um componente essencial do processo de aquisição.

O escopo do trabalho frontal normalmente inclui determinar o melhor lugar para obter as matérias-primas necessárias, avaliar fornecedores potenciais, fazer uma escolha informada a respeito do melhor fornecedor para o trabalho, negociar preços e adjudicar contratos.

Na parte de trás, o consultor BPO cuida do relacionamento contínuo com os fornecedores e desenvolve um sistema para avaliar o desempenho.

Quais os benefícios de contratar um BPO de compras?

Para muitas empresas, pode realmente acabar sendo mais barato e um melhor aproveitamento do tempo para terceirizar as compras.

Aqui estão 5 benefícios-chave da terceirização de uma função de compras.

Redução de custos

As empresas que terceirizam certas funções de compra podem esperar ver os custos operacionais reduzidos em 15 a 20%, graças às melhorias e eficiências de processo que as empresas compradoras podem oferecer.

Os fornecedores de BPO de compras têm especialistas na categoria com experiência que podem ir além do que sua própria organização tem acesso.

A concessão de foco dedicado a estas categorias resulta em mais gastos sob gestão e maior economia de custos.

Melhor foco e eficiência

Ao terceirizar certas atividades de compras, uma empresa consegue mudar o foco de seu departamento de compras.

Quando um terceiro está lidando com a busca de fornecedores e negociações contratuais, os membros de sua equipe têm a oportunidade de redefinir suas funções para permitir que eles se concentrem em outras iniciativas de sourcing ou competências centrais.

Uma terceira parte, como uma organização de compras em grupo, já estabeleceu relações com fornecedores, o que significa que seu processo pode ser aplicado rapidamente a múltiplas categorias.

Objetivos estão melhor alinhados com o negócio

Ao selecionar um parceiro de BPO para ajudar nas atividades de sourcing, certifique-se de que as capacidades da empresa de aquisição estejam alinhadas com os objetivos de sua empresa.

Se você estiver procurando reduzir custos, a empresa deve ter um histórico comprovado de ajudar empresas similares a conseguir um menor gasto com suprimentos.

Da mesma forma, se compras simplificadas ou melhores produtos são suas metas, você precisará descobrir se a empresa de aquisição atingiu com sucesso essas metas para outras empresas.

Plataformas de compras como uma alternativa

Plataformas de compras, também conhecidas como eprocurement, são softwares baseadas na automação de processos de compra para permitir aquisições fáceis dos fornecedores.

Uma plataforma de compras é projetada para centralizar e organizar as interações entre organizações, fornecedores e parceiros da cadeia de suprimentos para melhorar a velocidade e eficiência dos processos de compras.

Ao usar o software de compras, os compradores de sua organização podem publicar necessidades, planos, previsões e muito mais.

As solicitações podem ser encaminhadas ao seu departamento de compras e passar por procedimentos de aprovação.

Essas solicitações aprovadas se transformam em pedidos e são tratadas pelos compradores ou são compradas diretamente dos fornecedores aprovados usando um catálogo automático de produtos/portal de fornecedores.

Enquanto o ato de contratar um BPO de compras transfere parte ou todas as funções de aquisição para um grupo terceirizado, a adoção de plataformas de compras centraliza os processos em um único lugar.

Isso permite maior controle e eficiência, sem o custo adicional de contratação.

Conclusão

Embora contratar um BPO de compras possa resultar em uma função de aquisição mais sofisticada e especializada, pode haver preocupações de que a empresa perca o controle que mantém de um recurso interno.

Por outro lado, uma empresa estará empregando um especialista que pode ser instruído a ser extremamente orientado para resultados e entregar KPIs muito específicos.

Além disso, também será exposto a um fluxo constante de novas ideias de especialistas que estão bem conectados e muito mais conscientes das últimas tendências de aquisição.

No entanto, a inclusão de plataformas de compras em seus processos de gestão de gastos tem múltiplos benefícios.

Elas aumentam seus resultados, a produtividade, a eficiência do comprador e ajuda a diminuir os custos operacionais.

Uma vez que o departamento tenha aprendido como usar seu sistema de aquisição, seu processo torna-se econômico e consome menos tempo do que o Procurement tradicional.

Essas aplicações irão melhorar as relações comprador/fornecedor, reduzem o tempo com tarefas tediosas, aumentam a eficiência dos funcionários e as margens de lucro.