A automação progrediu muito devido aos avanços feitos nas tecnologias de procurement digital na última década.

Tarefas de baixo valor, repetitivas e com uso intensivo de mão de obra podem ser automatizadas, economizando tempo e recursos de uma empresa.

O custo da mão de obra é reduzido, o ciclo de aquisição até o pagamento se torna mais rápido e os erros são eliminados.

Ela ajuda a reduzir as despesas gerais e os investimentos iniciais, além de facilitar o compartilhamento de informações em tempo real entre empresas e fornecedores.

A automação elimina as tarefas rotineiras e deixa mais tempo para os profissionais humanos lidarem com os problemas que realmente causam impacto.

Do que se trata automação nas compras?

A automação de procurement usa a tecnologia para simplificar os processos tradicionais, como aprovações, tarefas contábeis e pagamentos.

Ela ajuda as equipes de compras a assumir o controle da cadeia de suprimentos, otimizando cada etapa do processo, desde a requisição até o pedido, o atendimento e o processamento de faturas. 

O processo funciona digitalizando dados durante a entrada de faturas e usando essas informações para criar um histórico de transações centralizado e um banco de dados de processamento.

O sistema realiza verificações, encaminha aprovações e agiliza o pagamento, tudo em uma única plataforma.

A simplificação das compras por meio da automação beneficia as empresas com necessidades complexas de aquisição por evitar gargalos causados por processos manuais.

Ele fornece uma plataforma confiável que reduz riscos e custos, melhorando o gerenciamento de fornecedores e eliminando tarefas repetitivas.

Quais os benefícios dessa adoção?

A automação do processo de compras ajuda a gerenciar custos, aumentar a eficiência e melhorar a produtividade.

Escolher o software de procurement correto é fundamental para gerenciar todo o processo, desde o sourcing até o fornecimento, incluindo o gerenciamento do relacionamento com o fornecedor.

A escolha de uma solução baseada em nuvem é a melhor opção para a maioria das empresas.

Os processos de aquisição que toda empresa deve automatizar são o processamento de pedidos de compra (PO), a requisição de compra (PR), as aprovações de faturas e a manutenção de registros.

A automação do processo de compras traz vários benefícios.

Processo de aprovação mais rápido:

O processo de aprovação manual geralmente atrasa os projetos porque envolve muitas pessoas solicitando muitas informações e o processo também envolve muitos níveis.

É bastante comum que uma solicitação de compra chegue ao estágio de aprovação aos poucos, dependendo da configuração hierárquica da organização. 

Com a automação, os pedidos de compra podem ser feitos mais rapidamente e todas as etapas redundantes podem ser eliminadas.

O tempo do ciclo de pedidos é reduzido e as equipes de compras podem se concentrar em outras tarefas de valor. A eficiência é naturalmente impulsionada.

Gerenciamento de gastos simplificado:

Como o software de aquisição registra descrições precisas de contratos, compras, cotações de fornecedores e histórico de pedidos, a qualidade dos dados é boa.

As novas compras são finalizadas com base em dados melhores, não deixando espaço para suposições.

O conhecimento dos custos envolvidos ajuda a simplificar o gerenciamento de custos e a identificar lacunas, o que, em última análise, leva a reduções de custos.

Melhorar o relacionamento com os fornecedores e promover a confiança:

A automação leva à transparência, que é fundamental para a construção de um relacionamento de longo prazo com os fornecedores.

Uma linha clara de divulgação é estabelecida e ambas as partes podem se comunicar claramente em tempo real.

Cada etapa é visível para todos os envolvidos. Os compradores podem fazer pedidos com base na melhor cotação sem se preocupar e os fornecedores podem responder às propostas rapidamente.

A economia de custos, o rastreamento de pedidos e a avaliação de fornecedores tornam-se fáceis de entender, o que promove a confiança. As reclamações, se houver, podem ser resolvidas rapidamente. 

Gerenciamento de contratos facilitado:

O software de compras facilita a garantia da consistência e a redução de erros em todos os documentos.

Os modelos de contrato, juntamente com os termos e condições, podem ser padronizados, o que garante contratos claros com todos os fornecedores.

O acesso centralizado aos dados possibilitado pelo software garante a uniformidade.

A integração de novos fornecedores se torna fácil e a conformidade do contrato também é garantida.

Conclusão

O sistema de aquisição que você escolhe afeta significativamente seus resultados.

Procure uma ferramenta de software com flexibilidade para atender às suas necessidades comerciais individuais, mas estruturada o suficiente para criar um fluxo de trabalho altamente eficaz que reduza os custos e aumente a produtividade.

Ao escolher uma solução de software de aquisições, procure por esses recursos:

• Configuração flexível para criar fluxos de trabalho e personalização ideais para sua empresa
• Codificação automática do razão geral (GL) para precisão na contabilidade 
• Acesso a milhares de fornecedores dentro do sistema, com recursos como pedidos favoritos e histórico de pedidos 
• Permissões dinâmicas para uma variedade de níveis de usuários, funções e necessidades 
• Informações de contrato centralizadas para gerenciamento de fornecedores e relatórios

A plataforma GoBuyer está equipada com todos os recursos que fornecem automação de compras de ponta a ponta para empresas de todos os portes.