No ambiente de negócios atual, o procurement tornou-se uma função essencial para as organizações que buscam melhorar seus resultados.
Cost Avoidance é um conceito crucial em compras que pode ajudar as empresas a economizar dinheiro e aumentar suas margens de lucro.
Ao evitar a ocorrência de custos desnecessários, as organizações podem reduzir suas despesas e aumentar sua lucratividade.
Neste artigo, exploraremos como aplicar o Cost Avoidance no setor de compras da maneira mais eficiente, tendo em mente as transformações de setor em 2024.
O que é economia de custos?
No mundo dos negócios, o termo “economia de custos” refere-se a ações que visam reduzir as despesas da empresa e aumentar o resultado final.
Como o nome indica, o principal objetivo dessas ações é reduzir as despesas com o mínimo ou nenhum sacrifício da qualidade do produto ou do nível de desempenho.
Por exemplo, elas podem fazer isso melhorando os processos operacionais, tomando decisões econômicas sobre o pessoal, iniciando mudanças no ambiente de trabalho, atualizando a tecnologia, fazendo aquisições estratégicas e assim por diante.
Em outras palavras, há todos os tipos de mudanças na configuração existente que podem contribuir para reduzir os custos.
As economias de custo intencionais também são chamadas de “economias difíceis”, pois são planejadas, regulamentadas e refletidas nas estratégias financeiras.
As chamadas “economias leves”, por outro lado, surgem naturalmente por meio de trabalho consciente e sem estratégia intencional.
Economia de custos e Cost Avoidance
Embora a economia de custos e a prevenção de custos às vezes sejam usadas de forma intercambiável, isso não é exatamente correto.
A economia de custos consiste em encontrar uma maneira eficiente de manter as despesas registradas, mas reduzir seu valor monetário
Tomemos como exemplo os serviços de limpeza de escritórios. Se uma empresa quisesse cortar esse custo, poderia reduzir a frequência da limpeza diária para semanal, procurar uma empresa de limpeza mais econômica ou considerar detergentes mais baratos.
A estratégia de evitar custos, no entanto, significa remover completamente a despesa do orçamento – por exemplo, cancelar completamente os serviços de limpeza.
Cost Avoidance também se refere a evitar uma despesa no futuro. Por exemplo, para evitar reparos dispendiosos de equipamentos no futuro, uma empresa pode realizar um treinamento intensivo para a equipe de produção e priorizar o ensino de como usar adequadamente equipamentos caros.
Identificação de oportunidades de economia de custos
A estratégia de economia de custos de cada empresa depende de seus produtos ou serviços, estrutura e orçamento. Em geral, os custos da empresa podem ser divididos nas seguintes categorias:
- Custos essenciais que mantêm as principais operações em funcionamento.
- Custos positivos que contribuem para o crescimento e a expansão dos negócios.
- Custos negativos que não contribuem para o crescimento e, de certa forma, são um desperdício de recursos.
- Custos diferenciados que fazem a empresa se destacar da concorrência no mercado.
Dentro dessas quatro categorias, os analistas de economia de custos delimitam gastos específicos. Eles avaliam o histórico de gastos e avaliam o orçamento atual para obter uma visão holística dos gastos da organização.
Os analistas procuram as áreas em que a empresa pode melhorar o retorno de cada dólar gasto, de preferência sem comprometer a qualidade.
Embora as metodologias e os resultados previstos variem de acordo com a empresa, as principais áreas em que se deve procurar oportunidades de economia de custos costumam ser as mesmas.
Melhores Estratégias de Cost Avoidance
A prevenção eficaz de custos contribui para o resultado final ao evitar custos futuros.
Muitas vezes chamadas de economias de custos intangíveis, pois não atingem o balanço patrimonial, as estratégias de contenção de custos ainda afetam positivamente a lucratividade dos negócios e protegem relacionamentos importantes.
Os profissionais de compras conseguem evitar custos mais valiosos quando são capacitados com melhor visibilidade para iniciativas preventivas orientadas por insights, incluindo os exemplos a seguir:
- Redução de um aumento de preço proposto pelo fornecedor
- Otimização dos cronogramas de manutenção preventiva de equipamentos para evitar tempo de inatividade
- Ter uma lista de fornecedores leais e de alto desempenho para utilizar
- Monitorar a conformidade do contrato para evitar a fadiga do trabalhador e proteger a segurança
- Identificar possíveis disputas no estágio inicial, antes que elas saiam do controle
Há um aspecto mais amplo no Cost Avoidance que requer foco além do problema atual, criando estratégias para um impacto duradouro e atingindo metas organizacionais maiores ao longo do tempo.
As estratégias a seguir oferecem oportunidades importantes para que as equipes de compras geram economia de custos organizacionais por meio da contenção de custos:
Revisar os termos do contrato
Os contratos de fornecedores garantidos pelos profissionais de compras estabelecem a base da parceria comercial, descrevendo todos os termos e condições em preto e branco para proteger ambos os lados.
No entanto, o contrato com o fornecedor raramente é único, pois os termos devem acompanhar as constantes mudanças econômicas e outras condições variáveis.
O acesso a dados precisos para avaliação regular do funcionamento interno da empresa e do ambiente de mercado mais amplo é o caminho eficaz para a economia de custos no futuro.
Acompanhe o desempenho do fornecedor
Um dos principais riscos de depender de uma força de trabalho externa é a possível falta de controle sobre o desempenho diário, os problemas operacionais e os gastos. Se não houver uma maneira eficaz de monitorar, acompanhar e medir o desempenho do fornecedor, o risco de perder o controle é extremamente alto.
Por outro lado, as tecnologias avançadas podem devolver o controle, ajudando os líderes a manter fornecedores responsáveis, confiáveis e de alta qualidade.
A transferência do monitoramento manual e da sinalização de discrepâncias para uma solução automatizada minimiza a dependência da intervenção humana.
As disputas diminuem, os custos são reduzidos, a comunicação interna e externa é aprimorada e o tempo valioso é devolvido a todos.
Aprimorar o gerenciamento de riscos
A satisfação dos fornecedores e dos funcionários é um ativo estratégico fundamental, especialmente porque a escassez de mão de obra afeta todos os setores em todo o mundo.
As estratégias de gestão de riscos que garantem a existência de controles de gestão e planos de mitigação adequados são fundamentais para evitar o perigo de depender de fornecedores limitados para itens ou serviços essenciais.
Os líderes de compras inteligentes estão trabalhando para adotar abordagens colaborativas para o gerenciamento de riscos que permitam discussões e resultados positivos que beneficiem todas as partes.
O primeiro passo para estabelecer essa base colaborativa é um contrato bem elaborado. À medida que os projetos avançam, o monitoramento automatizado da conformidade do contrato e da atividade do fornecedor garantirá que as discrepâncias e a não conformidade sejam sinalizadas instantaneamente.
Automatize o processo de pagamento
Como a concorrência por fornecedores de qualidade continua aumentando, é fundamental pagá-los pontualmente e de forma correta por seus serviços.
Infelizmente, os processos manuais de incorrer pagamento baseados em papel podem levar um mês ou mais e são propensos a erros.
Enquanto isso, a digitalização e a automação do processo reduzem o pagamento para apenas alguns dias e garantem que o valor seja o correto.
Quando os pagamentos não ocorrem de forma eficiente, a frustração aumenta rapidamente; pagamentos atrasados ou errôneos colocam em risco os relacionamentos com os fornecedores.
Conclusão
A aplicação de Cost Avoidance requer uma abordagem abrangente que envolve a identificação de ineficiências de gastos, a implementação de estratégias para otimizar essas despesas e o monitoramento do progresso.
Seguindo as etapas descritas neste artigo, você pode encontrar maneiras de otimizar os gastos, minimizar as despesas da empresa e melhorar o resultado final.
Ao adotar uma abordagem estratégica para Cost Avoidance, você pode obter flexibilidade financeira e se ajustar às flutuações do mercado, garantindo, assim, a lucratividade do negócio e o sucesso a longo prazo.
