A tomada de riscos tem benefícios e pode até ser essencial para o sucesso.

Entretanto, é o oposto quando se trata de compras, onde a última coisa que qualquer negócio quer é correr riscos.

Nenhum indivíduo ou empresa pode prever todos os riscos específicos na aquisição.

Contudo, as empresas podem e precisam se preparar para um futuro volátil e incerto que acarreta diversas questões de segurança de dados e ameaças à cadeia de suprimento global.

Eventualmente, ao compreender e gerenciar os riscos, as organizações podem ajustar os processos de aquisição para tratá-los e refreá-los.

Nesse artigo, abordamos do que se trata a gestão de risco, seu impacto em Procurement e quais as etapas principais para aplicá-la.

O que é Gestão de Risco?

A gestão de risco engloba a identificação, análise e resposta a fatores de risco que fazem parte da vida de um negócio.

A gestão de risco eficaz significa tentar controlar, tanto quanto possível, os resultados futuros, agindo de forma proativa em vez de reativa.

Estas estratégias estão focadas na melhoria contínua e são apoiadas por uma comunicação e colaboração clara e constante tanto com seu pessoal interno e partes interessadas quanto com os fornecedores em sua supply chain.

O foco deve estar na identificação desses riscos, avaliando-os de forma eficaz e gerenciando-os proativamente.

Dessa forma, é uma boa prática para os departamentos de aquisição ter um processo holístico para a gestão de riscos.

Este processo deve ser sustentado por etapas bem definidas de identificação e avaliação de riscos, uma estratégia de risco eficaz e um registro de risco gerenciado.

Por que a Gestão de Risco é tão importante na aquisição?

A gestão de risco faz parte das aquisições, pois as empresas dependem de fornecedores para serviços ou produtos.

Como o fornecimento é feito por terceiros, a equipe de compras precisa estar preparada para quaisquer distúrbios na cadeia de suprimentos, pois isso afeta a capacidade da organização de honrar seus compromissos.

Com uma gestão de risco adequada em ação, as empresas podem garantir que a compra dos materiais seja feita sem problemas. A aquisição dos serviços, produtos ou materiais necessários dentro do prazo ajuda a manter a continuidade dos negócios. 

Assim, com o processo correto de gestão de risco, as organizações podem implementar medidas sem incorrer em altos custos.

Além disso, o gerenciamento proativo de riscos passa do gerenciamento de crises para a tomada de decisões proativas, prevenindo problemas com bastante antecedência.

A gestão eficaz dos riscos ajuda uma marca a gerenciar a inovação e melhorar o desempenho, alguns dos benefícios são:

• Aumento da certeza e menos surpresas
• Uso mais eficiente dos recursos
• Melhor gestão em todos os níveis
• Redução do desperdício
• Gerenciamento de atividades de contingência e manutenção

Em um ecossistema tão volátil e complexo, uma abordagem reativa na aquisição não é suficiente.

Em vez disso, o gerenciamento proativo de risco em sua cadeia de aquisição e fornecimento é fundamental para agradar aos acionistas, salvaguardar e fomentar as relações comerciais e se manter imunes a distúrbios na cadeia de fornecimento que podem frustrar ou mesmo devastar os negócios.

Quais as principais etapas para adotar a Gestão de Risco em Procurement?

A gestão de riscos é um processo importante porque capacita um negócio com as ferramentas necessárias para que ele possa identificar e lidar adequadamente com os riscos potenciais.

Uma vez que um risco tenha sido identificado, é fácil mitigá-lo.

Além disso, a gestão de riscos proporciona a um negócio uma base sobre a qual ele pode empreender uma boa tomada de decisão.

Aqui estão as etapas mais importantes desse processo:

1. Identificação de riscos

Antes de começar a mitigar o risco, você deve primeiro identificar que risco tem em suas mãos e de onde ele surgiu.

Talvez seja de sua administração de fornecedores, seu processo de sourcing, seu processamento de faturas e pagamentos, ou talvez algum outro subprocesso menor dentro do guarda-chuva de compras.

Os riscos podem variar desde os maiores (um arquivo de fornecedores-chave em caso de quebra contratual) até os menos críticos (um membro da equipe do projeto passa para uma nova função).

A identificação dos riscos existentes é o primeiro passo para gerenciá-los

2. Análise de risco

Uma vez identificado o risco de procurement, o próximo passo é dividi-lo em seus componentes para entender porque surgiu, que fatores contribuíram para ele e que esforços poderiam ser adotados para mitigar o risco.

A análise de risco é simplesmente a realização de um esforço concentrado para entender quão significativo é o risco e o que pode ser feito a respeito dele.

Uma vez identificado, cada risco é analisado segundo dois critérios – impacto e probabilidade (os termos são intercambiáveis).

3. Priorização de riscos

Há muitas oportunidades para que os riscos surjam nas aquisições e, consequentemente, você descobrirá um grande número delas.

Agora, você pode ter recursos internos limitados ou largura de banda para lidar com todos eles de uma só vez.

Como resultado, a melhor abordagem é classificar esses riscos em ordem de quanto perigo eles representam para suas operações de aquisição.

Este processo de classificação de risco facilita canalizar seus esforços e gerenciar os riscos com recursos limitados.

4. Mitigação de riscos

Uma vez classificados todos os riscos que você está enfrentando atualmente, o próximo passo é começar a trabalhar para mitigá-los.

• Que melhorias o departamento pode fazer para reduzir o risco que cada fator representa para suas operações? É possível automatizar parte da gestão dos riscos?
• Como pode reduzir sua exposição ao elemento de risco?
• Onde é preciso aplicar esforços para reduzir o risco?

A mitigação dos riscos envolve tomar medidas para reduzir sua exposição e limitar as chances de que um risco se torne uma catástrofe completa.

Certifique-se de envolver todas as principais partes interessadas nisto e anote os papéis e responsabilidades no caso de ocorrência destes riscos.

5. Monitoramento de riscos

É essencial criar um registro dos elementos de risco aos quais você está exposto, documentar quaisquer conhecimentos sobre o que os causa, e quaisquer melhores práticas para evitá-los para o futuro.

O registro dos elementos de risco é uma forma de manter um registro para que todos fiquem atentos aos riscos potenciais e comecem a resolver antes que um risco se torne uma crise.

Nenhum registro de risco é estabelecido em pedra. Impactos e probabilidade mudarão com o tempo; novos riscos aparecerão e alguns poderão até cair.

Um plano de monitoramento robusto é fundamental para garantir que seu registro esteja atualizado e que todos continuem a saber o que fazer.

Conclusão

A plataforma GoBuyer é uma ferramenta desenvolvida por especialistas para mitigar os riscos de compras de uma vez por todas.

Ela apresenta todas as suas aquisições em uma fonte de verdade onde você pode gerenciar tudo de forma coesa, descobrir o que não está funcionando e criar sua própria solução sob medida para atender às suas necessidades únicas de compras.

Com a plataforma GoBuyer, há maior conformidade, visibilidade em seu processo e gastos, e melhor gerenciamento de fornecedores.

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