Quando você dirige uma empresa, provavelmente tem alguns vendedores ou fornecedores preferenciais aos quais sempre recorre quando precisa adquirir determinados produtos ou serviços.

Mas o que acontece quando essas empresas enfrentam uma interrupção e não estão disponíveis quando você precisa delas?

O gerenciamento eficaz de sua lista de fornecedores é importante por vários motivos, como a redução de gastos e a garantia de que todos os processos ocorram sem problemas entre o pedido e o pagamento.

A conformidade de fornecedores tem tudo a ver com a definição de requisitos para os fornecedores com os quais sua empresa lida, em uma tentativa de ter uma ordem perfeita e ser capaz de resolver problemas de forma eficaz e imediata, caso eles surjam.

O que é uma Vendor List?

Uma Vendor List (VL) é um documento que contém os nomes e as informações de fornecedores, vendedores ou prestadores de serviços que foram autorizados por uma empresa ou organização a fornecer bens ou serviços.

Uma VL é uma ferramenta essencial para os departamentos de compras, pois os ajuda a gerenciar seus fornecedores e a manter um nível consistente de qualidade.

A Vendor List é normalmente criada pela equipe de compras de uma organização e se baseia em vários critérios. Esses critérios podem incluir o histórico do fornecedor, a estabilidade financeira, a conformidade com as normas do setor, a reputação e a qualidade de seus produtos ou serviços.

Quando um fornecedor atende aos critérios, ele é adicionado à VL e tem permissão para fornecer bens ou serviços à organização.

O que deve ser incluído em uma Vendor List?

A manutenção de uma sólida Vendor List exige mais do que apenas uma compilação de nomes de empresas com as quais você pode fazer negócios. 

Há vários detalhes importantes a serem incluídos em sua VL que garantirão que sua lista permaneça atualizada com informações abrangentes e confiáveis. Normalmente, essas são as principais informações que você coleta durante o processo de integração do fornecedor, tais como:

1. Nome do fornecedor: o nome legal da empresa ou entidade
2. Informações de contato: O principal ponto de contato e o número de telefone, endereço de e-mail e endereço físico para entrar em contato com ele
3. Detalhes de faturamento: Informações relevantes de faturamento do fornecedor, como o método preferido e as condições de pagamento
4. Categoria: Os tipos de mercadorias ou serviços que eles fornecem para facilitar a referência no futuro
5. Data de aprovação: quando o fornecedor foi aprovado para fazer parte da lista; inclua uma data de expiração ou renovação, se for relevante para futuras revisões/verificações de conformidade
6. Detalhes contratuais: Quaisquer informações específicas, acordos de nível de serviço ou termos de contrato para definir as expectativas e responsabilidades do fornecedor
7. Documentação de conformidade: Cópias de quaisquer licenças, certificações, autorizações etc. que demonstrem a adesão do fornecedor aos requisitos de conformidade

A necessidade de conformidade do fornecedor

Sem a conformidade do fornecedor, as empresas têm poucos caminhos a seguir se algo der errado, como um aumento de preço, uma entrega atrasada ou um produto insatisfatório.

Além de exigir melhorias ou romper o relacionamento e absorver os custos diretos e ocultos, elas não têm nenhum recurso para a não conformidade.

Por outro lado, uma política de conformidade de fornecedores totalmente desenvolvida pode ajudar sua empresa a evitar inúmeros problemas, inclusive produtos enviados incorretamente, rótulos incorretos, mercadorias embaladas de forma inadequada, conhecimento de embarque incompleto, entregas atrasadas, danos, paletes fora do padrão e muito mais.

Todos esses eventos causarão problemas que repercutirão em toda a sua organização e, no final, prejudicarão o atendimento ao cliente e afetarão seus resultados financeiros.

O que incluir em uma política de conformidade do fornecedor

Esse documento de conformidade é usado para especificar os requisitos, as expectativas e as penalidades de sua empresa com relação ao custo de pedidos em atraso, padrões de serviço, datas de entrega, condição do produto na entrega, qualidade do produto de acordo com as especificações e assim por diante.

Em particular, sua política deve incluir cláusulas para suas áreas de maior preocupação ou áreas em que você vê os maiores desafios.

Por exemplo, você pode incluir expectativas e requisitos para entregas no prazo para reduzir pedidos em atraso ou para guias de roteamento de entrada para reduzir os custos de transporte.

Quando uma Vendor List é necessária?

Você pode pensar que uma VL é necessária apenas para grandes empresas que gerenciam dezenas de relacionamentos com fornecedores.

Entretanto, qualquer empresa que adquire regularmente bens e serviços de terceiros pode se beneficiar de uma lista de fornecedores aprovados.

O principal objetivo da criação dessa lista é facilitar o processo de aquisição sem comprometer a qualidade ou os padrões de conformidade, independentemente do tamanho de sua empresa.

Em suma, qualquer empresa que deseje um processo de aquisição mais eficiente pode se beneficiar da criação e manutenção de uma lista de fornecedores aprovados. 

Usando o digital para Compliance e criação de Vendor List

A criação de uma Vendor List o ajuda a promover melhores relacionamentos com seus fornecedores preferenciais, o que pode levar a uma melhor qualidade de produtos e serviços e a condições de pagamento mais favoráveis ao longo do tempo.

Você pode apoiar ainda mais os fornecedores de sua lista fazendo pagamentos pontuais de forma consistente.

Uma solução de aquisição automatizada, como a GoBuyer, pode ajudar no gerenciamento oportuno das faturas dos fornecedores, garantindo que eles sejam sempre pagos no prazo pelo método preferido.

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