O setor de compras está ganhando cada vez mais importância dentro das organizações em 2024. Ele está mudando de seu status operacional para um nível estratégico, permitindo que as organizações obtenham maiores receitas e crescimento acelerado. 

O Procurement tornou-se uma das principais divisões responsáveis por fornecer serviços de classe mundial aos departamentos de usuários finais, adquirindo bens e serviços com o melhor valor e qualidade e com risco mínimo.

Portanto, ele é responsável por gerenciar as expectativas das partes interessadas, proporcionar satisfação sem precedentes aos clientes, estabelecer controle de gestão e adotar as melhores práticas de aquisição. 

O setor de compras precisa concentrar seus esforços e focar mais essencialmente nas atividades estratégicas e automatizar ao máximo suas tarefas operacionais, aproveitando as mais recentes ferramentas e tecnologias inovadoras disponíveis no mercado.

Muitas organizações reconhecem a importância da transformação digital do setor de compras e a urgência de automatizar todos os processos operacionais de compras, concentrando-se na melhoria contínua e na reavaliação das atividades de compras.

O que é Procurement digital?

O Procurement digital envolve o uso de tecnologia e ferramentas digitais para simplificar e aprimorar os processos de aquisição nas organizações.

Por meio do uso de tecnologias digitais, como plataformas de compras, sistemas de compras, portais online e fluxos de trabalho automatizados, as compras digitais ajudam a melhorar a eficiência e a transparência do ciclo de compras para que a demanda possa ser atendida mais facilmente, sem atrasos ou gastos excessivos. 

O Procurement digital garante que os padrões de conformidade e qualidade sejam cumpridos de forma consistente para oferecer os melhores serviços de suporte possíveis aos residentes da sua comunidade local. 

Por meio da digitalização dos métodos tradicionais de aquisição, Procurement permite que a equipe economize uma quantidade significativa de tempo, permitindo que as pessoas encontrem todas as informações de que precisam em um só lugar, em vez de procurar em montanhas de papelada e planilhas.

Benefícios do Procurement digital

As empresas adotam o procurement digital por vários motivos. Entre eles estão a necessidade de maior eficiência e o desejo de criar processos de compras com mais estrutura e menos fragmentação.

Outros motivos para automatizar o procurement incluem a solução de altas taxas de erro, a redução do trabalho manual e o aumento da visibilidade dos diferentes fluxos de trabalho e processos que se enquadram no processo de compras.

A implementação e o uso eficazes de um sistema de procurement digital levam a uma infinidade de benefícios, como:

1. Processos simplificados e aumento da eficiência

Os fluxos de trabalho são otimizados com a eliminação de etapas desnecessárias. Mais controle usando as funcionalidades do sistema é colocado em prática para cumprir as regras e os regulamentos. O uso da ferramenta de licitação on-line permite uma melhor concorrência entre os fornecedores e um melhor poder de negociação. A entrada manual é eliminada, levando a mais eficiência e redução de erros.

2. Transparência, controle e governança aprimorados

O Procurement digital oferece mais controle e visibilidade. Todas as atividades de aquisição são registradas e as trilhas de auditoria são mantidas. Somente o pessoal autorizado tem acesso ao sistema com base em sua função.

As compras irregulares são totalmente eliminadas e há uma clara prestação de contas e responsabilidades bem definidas para cada usuário. As respostas dos fornecedores e os documentos de licitação, juntamente com o histórico de atividades, são armazenados digitalmente com registro de data e hora.

Nesse novo contexto, é fácil realizar auditorias nas atividades dos compradores e usuários, no processo de licitação, nos resultados das avaliações técnicas e comerciais e na documentação de backup.

  3. Melhoria do tempo de ciclo

Os processos de aquisição são simplificados e as etapas desnecessárias são eliminadas. Atividades demoradas, como a abertura de propostas, são realizadas por meio do sistema e a avaliação técnica que envolve os usuários finais é realizada remotamente em local e hora convenientes. Todas essas atividades são conduzidas digitalmente, o que reduz o tempo de ciclo, aumenta a produtividade e melhora o desempenho das aquisições.

4. Aumento do valor

A eficiência e a economia de custos são obtidas com o uso de sistemas de aquisição automatizados. Ele permite a otimização do custo de despesas gerais por meio do aumento da produtividade e da redução do tempo de processamento das aquisições.

Permite uma melhor metodologia de negociação com os fornecedores, pois é executada por meio de várias rodadas do sistema, conforme necessário, ou por meio de leilões eletrônicos. 

5. Seleção eficaz de licitantes

O sistema de procurement digital permite um registro de fornecedores simples e direto, no qual os fornecedores do mercado global são convidados a se registrar e manter seus perfis atualizados.

As funcionalidades do sistema permitem a categorização, a segmentação, a avaliação, a pré-qualificação e a seleção dos fornecedores. As avaliações de pré-qualificação são armazenadas nos perfis dos fornecedores, fornecendo uma indicação sobre os riscos potenciais que podem ser incorridos ao contratar com eles.

Ferramentas de Procurement digital

As empresas prontas para superar os processos manuais têm muitas opções quando se trata de ferramentas de aquisição digital. Para simplificar o processo de seleção, é útil começar com alguns princípios básicos. 

A primeira opção será o tipo de software. Em uma extremidade do espectro, encontramos opções de software projetadas especificamente para processos de aquisição.

O que é útil nesse tipo de software é que ele foi desenvolvido para resolver os problemas e desafios mais comuns enfrentados pelas equipes de compras. Mas essas soluções pontuais também podem ser uma desvantagem se o que a equipe realmente precisa é de flexibilidade.

No outro extremo do espectro estão as ferramentas sem código ou de pouco código que, além de serem usadas em aquisições, podem ser facilmente modificadas para lidar com outros tipos de processos e fluxos de trabalho. Para as equipes que relutam em adicionar mais uma solução pontual para um único departamento, uma ferramenta sem código pode ser a melhor opção. 

O motivo? A adaptabilidade das ferramentas sem código significa que elas também podem ser usadas por membros da equipe em outros departamentos para otimizar seus processos e fluxos de trabalho, criando um sistema unificado e integrado em toda a empresa.

Nesse sentido, ferramentas que não demandam conhecimentos avançados de programação são uma boa opção para empresas que esperam escalar processos em algum momento.

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