A gestão de contratos é uma das tarefas importantes em compras. No entanto, muitas organizações ainda usam o processo manual para gerenciar seus contratos.

Neste artigo, discutiremos a importância do gerenciamento de contratos em compras e como as empresas podem simplificar o gerenciamento de contratos em compras.

O que é gestão de contratos?

O gerenciamento de contratos em compras é o processo de gerenciar de forma sistemática e eficiente a criação, a execução e a análise de contratos para obter o melhor desempenho financeiro e operacional possível.

Em outras palavras, é o processo de gerenciar acordos com o fornecedor ou prestador de serviços escolhido. 

É um processo contínuo de aquisição e prova para garantir que fornecedores e compradores cumpram as obrigações acordadas. 

A gestão de contratos inclui toda a conformidade com os termos e condições de ambas as partes. Além disso, abrange a documentação e a concordância com quaisquer alterações discutidas por ambas as partes.

O gerenciamento de contratos é importante porque cria, executa e analisa o contrato para maximizar o desempenho financeiro e operacional. Com isso, a organização sofre maior pressão para reduzir custos e melhorar seu desempenho. 

Quando um contrato é mal elaborado, podem surgir vários problemas. Os erros nas estipulações podem fazer com que a empresa perca milhares de dólares com apenas um simples erro técnico. 

Um simples erro pode custar tanto, pois é nele que estão escritos os termos e condições com seu fornecedor. O gerenciamento eficaz de contratos pode criar um relacionamento comercial poderoso que abrirá o caminho para maiores oportunidades de lucratividade.

Etapas do processo de gestão de contratos

1. Criação

O gerenciamento de contratos começa com a identificação dos contratos juntamente com outros documentos relevantes para apoiar o objetivo do contrato. 

O processo manual de criação de um contrato é demorado. Entretanto, com o uso de sistemas de gestão de contratos, o processo é simplificado. 

2. Negociação

Esse é o processo em que a minuta é verificada pelos funcionários para corrigir quaisquer discrepâncias. Isso serve para garantir que, antes da negociação, todos os termos e condições sejam bem compreendidos, resultando em menos tempo de negociação. 

3. Execução

Esse processo de gestão de contratos trata da aprovação e da execução do contrato. É na obtenção da aprovação que ocorre a maioria dos gargalos. A organização pode corrigir isso criando fluxos de trabalho de aprovação personalizados.

A execução do contrato é reduzida com a automação. Com o uso de assinaturas eletrônicas e suporte a fax, a organização pode encurtar seu processo de assinatura. 

4. Rastreamento

Essa é a parte do processo de gestão de contratos em que são tratadas as obrigações e as revisões. O contrato exige que o gerenciamento de projetos garanta que todas as entregas sejam feitas prontamente. 

Além disso, reunir documentos importantes para a elaboração inicial de um contrato é uma tarefa difícil. Quando houver discrepâncias ou os itens não forem encontrados, os sistemas deverão ser capazes de alterar o contrato original. 

5. Renovação

O processo manual de gestão de contratos perde oportunidades de renovação. Com o uso da automação, as organizações podem identificar oportunidades de renovação e criar novos contratos.

Como é medida a maturidade da gestão de contratos?

Há vários fatores a serem considerados ao medir a maturidade da gestão de contratos em sua organização. Esses fatores incluem:

• Padronização de processos: seus processos e modelos são padronizados o suficiente para que os processos sejam repetidos e estejam em conformidade?
• Gerenciamento de riscos: você reduz os riscos contratuais de forma suficientemente eficaz com seu processo atual?
• Eficiência dos fluxos de trabalho: você está automatizando e simplificando os fluxos de trabalho para torná-los mais eficientes?
• Uso da tecnologia: quais ferramentas você está usando, e elas estão melhorando ou prejudicando o seu processo?
• Conformidade e governança: seus processos atuais estão em conformidade com os regulamentos e as práticas recomendadas relevantes?
• Recursos de visibilidade e rastreamento: você tem visibilidade dos seus contratos e dos dados deles? 
• Armazenamento e segurança de contratos: como seus contratos são armazenados atualmente e se são suficientemente seguros?
• Experiência da contraparte: como é a experiência de contratação do ponto de vista de sua contraparte?

É comum que as organizações tenham níveis variados de maturidade em relação a esses diferentes critérios, com algumas adotando processos mais sofisticados após a assinatura, por exemplo.

Isso significa que as empresas devem considerar cuidadosamente o seu desempenho em relação a cada critério da estrutura de maturidade da gestão de contratos, em vez de se avaliarem com base em um único critério.

Na conclusão

O gerenciamento eficaz de contratos em compras é fundamental para o sucesso da organização.

Embora muitos ainda dependam de processos manuais, este artigo enfatiza a importância de adotar práticas simplificadas de gestão de contratos.

Compreender as etapas do processo de gestão de contratos – criação, negociação, execução, acompanhamento e renovação – é fundamental para maximizar o desempenho financeiro e operacional.

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