As decisões de aquisição têm um impacto direto no controle de estoque de uma empresa e na gestão de seus recursos.

As boas práticas de controle de compras agilizam os processos de procurement e reduzem os custos de manutenção e assegurar que os níveis de estoque sejam repostos em tempo hábil.

Muitas empresas investem recursos significativos no controle de inventário, mas não conseguem monitorar as compras.

O controle de compras compreende mais do que a simples compra de estoque, envolve também a pesquisa de produtos para a empresa, a verificação de fornecedores e fontes de estoque e, em seguida, o acompanhamento para garantir que as entregas sejam recebidas a tempo, em boas condições e na quantidade certa.

O que é controle de compras?

O controle de compras agrupa em si os procedimentos, políticas e meios pelos quais uma organização monitora e controla a direção, alocação e uso de seus recursos financeiros.

É um processo que está no centro da gestão de recursos e da eficiência operacional em qualquer organização.

Trata-se de uma disciplina comercial que permite às empresas gerenciar as atividades e relacionamentos que compõem as funções de compras necessárias para a realização de negócios.

O controle de compras eficiente proporciona uma oportunidade privilegiada para que os compradores obtenham maiores lucros, controlando os custos de estoque necessários para administrar seus negócios.

Tipos de controle de compras

Esses controles internos geralmente consistem em procedimentos ou políticas que determinam como alocar ou utilizar recursos financeiros.

Eles são responsáveis pela atualização dos controle de compras e pela supervisão de todas as atividades contábeis em uma organização.

Eles visam assegurar que os controles internos garantam a integridade e estabilidade financeira.

Há dois tipos principais de controle de compras, controles preventivos e controles investigativos.

Aqui estão informações sobre os dois tipos e alguns exemplos deles:

Controles preventivos

Os controles preventivos visam impedir problemas financeiros ou fraudes antes que elas aconteçam.

Eles geralmente se concentram na promoção de práticas de autorização e documentação financeira adequada.

Controles investigativos

Os controles detetives identificam problemas ou erros após uma transação financeira.

Isto significa que eles detectam problemas que já existem ou, quando não ocorrem problemas, demonstram que os controles preventivos estão operando eficientemente.

Vantagens de aplicar controle de compras

Aqui estão algumas razões pelas quais a controle de compras é importante:

O controle de compras otimiza o espaço

O controle de compras pode ajudar uma empresa a utilizar adequadamente seu espaço.

Por exemplo, se a empresa comprar muita matéria-prima no momento errado, o material pode acabar ficando armazenado até ser necessário.

O armazenamento custa dinheiro à empresa e resulta em desperdício de espaço.

Se a empresa fosse mais eficiente na hora das compras, a empresa precisaria de menos espaço ou poderia usar seu espaço para algo diferente do armazenamento.

Implementos de produção just-in-time

Um fluxo de produção just-in-time refere-se a uma filosofia de gestão que procura alinhar a produção e a demanda do consumidor.

A filosofia procura eliminar o excesso de produção e entregar mercadorias aos clientes “just-in-time” para atender a demanda dos clientes.

Ela elimina o potencial de desperdício de materiais ou a necessidade de armazenamento.

A controle de compras pode desempenhar um papel central na implementação da produção just-in-time, pois a chegada das matérias-primas tem que se alinhar com a produção e entrega dos produtos aos consumidores.

O controle de compras maximiza a produção

Um controle de compras adequado pode permitir que uma empresa maximize a produção, garantindo que os funcionários tenham os materiais de que necessitam.

Se uma empresa pede muito material, o material acaba sendo armazenado ou desperdiçado.

Se uma empresa encomendar muito pouco material, isso pode afetar negativamente a produção, pois os funcionários podem não ter materiais suficientes para completar suas tarefas.

O controle de compras aumenta os lucros

Um processo eficiente de controle de compras pode levar a um aumento dos lucros.

Se feito corretamente, ele pode ajudar a aumentar a produtividade, diminuindo o custo por unidade e aumentando a margem de lucro do produto.

O controle de compras também pode permitir que uma empresa evite desperdiçar matérias-primas ou incorrer em custos desnecessários de armazenagem.

Controla os custos

O controle de compras pode ajudar o gerenciamento de gastos de várias maneiras.

Por exemplo, o controle de compras envolve a compreensão da cadeia de fornecimento e as flutuações do mercado de matérias primas.

A gestão adequada de compras envolve a busca do melhor preço possível para as matérias-primas.

Outras medidas de controle de custos incluem a redução e eliminação de ineficiências, tais como custos de armazenagem.

Por que o controle de compras é importante?

O controle de compras tem impacto sobre o fluxo de caixa, custos de estoque, questões contratuais e disponibilidade de produtos.

Portanto, é crucial que as empresas tenham um bom processo para adquirir seu estoque de estoque.

O princípio mais básico do controle de compras é que os bens e serviços devem ser sempre adquiridos e entregues ao melhor preço possível para ajudar a maximizar os lucros. 

O excesso de estoque custa dinheiro para manter e representa um custo de oportunidade quando o dinheiro poderia ter sido melhor gasto em outro lugar.

Ele é importante porque o processo de aquisição dos bens certos, pelo preço certo e no momento certo, é importante.

Conclusão

A implementação de softwares de compras em operações de armazém otimiza a gestão e o controle do estoque através de múltiplos canais ou para um único local.

Os sistemas melhoram o controle de inventário e ajudam a criar melhores relações com os fornecedores porque tudo é rastreado a partir de um local centralizado.

As operações digitais integram e conectam eletronicamente sua organização aos dados de aquisição em tempo real.