Compras repetidas são parte padrão do processo de aquisição.

E quanto mais previsível um gestor puder fazer seu processo, mais economia de custos ele pode gerar.

Uma de suas melhores ferramentas para fazer isso acontecer é a criação de uma Vendor List.

Encontrar fornecedores que estejam abertos a negociações evita incertezas, tais como aumentos aleatórios de preços, e ajuda o departamento de compras a prever efetivamente os gastos futuros.

O que é uma Vendor List?

Uma Vendor List (lista de fornecedores) é um grupo de pessoas ou empresas que uma empresa utiliza para comprar itens e serviços.

Ao contrário da lista de clientes, esta lista mostrará todos os fornecedores aos quais a empresa paga dinheiro regularmente a fim de receber os itens e serviços necessários para manter seus negócios.

Quando um software de contabilidade for utilizado, existe a possibilidade de adicionar essa lista ao programa, com um número atribuído a eles, para que o contador possa acompanhar as dívidas e os débitos pagos.

Geralmente é um grupo que o proprietário, ou gestor de compras principal, aprovou para uso, que é onde entra em jogo o termo lista de fornecedores aprovados.

Como uma Vendor List funciona?

Com a ajuda da automação e inteligência artificial, tal lista pode ser usada para auto preencher um pedido de compras, verificar informações em uma fatura ou documentos de embarque e compra existentes.

Ela também pode fornecer preços e outras informações para análise e comparação com outros fornecedores para eliminar redundâncias, revelar oportunidades para novos mercados, produtos e contratos, e criar economia, bem como valor no apoio às metas organizacionais gerais.

De fato, o uso do sistema de compras adequado lhe dá uma série de benefícios de gestão de fornecedores desde o primeiro dia.

Compartilhar dados na nuvem significa que é fácil capturar e conectar informações básicas, como informações de contato do fornecedor, detalhes do contrato, histórico de desempenho e registro de conformidade.

Os principais interessados podem usar os dados de desempenho e conformidade do fornecedor para negociar contratos mais benéficos, mapear novas estratégias de sourcing e fortalecer o relacionamento com seus melhores fornecedores através da inovação de produtos ou de novas iniciativas de mercado compartilhado.

Por que utilizar uma Vendor List?

Em termos de produção, uma lista de fornecedores garante qualidade e estabilidade, reduz o custo inicial e permite que uma empresa desenvolva relacionamentos que proporcionam benefícios na negociação de preços e constrói a reputação da empresa.

Há também inúmeros benefícios de processo para a consolidação de fornecedores, tais como a eliminação da negociação individual e a redução da burocracia para os gestores.

Se um material tiver que ser adquirido, os fornecedores desta lista podem fornecer cotações e a aquisição pode acontecer de forma segura e dentro das políticas da empresa.

Estes fornecedores também entendem as exigências do negócio e tentam planejar de acordo.

A seguir apresentamos uma pequena lista mais detalhada dos benefícios de uma Vendor List.

Melhoria na tomada de decisões

A tomada de decisões efetivas de aquisição é orientada por dados e a elaboração de uma lista de fornecedores preferenciais não é exceção.

Sua lista deve melhorar o acesso às informações de fornecedores para sua empresa e facilitar a compra com eles.

A maneira mais fácil de fazer isso é usar um sistema integrado, tais como ERPs, que conecta partes internas com externas e fornece dados atualizados e relevantes para a tomada de decisões.

Assegura o melhor valor e economia de custos

Uma Vendor List garante que seus fornecedores ofereçam o melhor valor para sua organização em termos de preço, qualidade, estabilidade financeira e desempenho contratual.

Como a empresa comprará mais de fornecedores preferenciais, seu poder de compra será maior e ela se torna capaz de negociar melhores preços e economizar dinheiro.

Mais eficiência no processo

A aquisição de bens e serviços pode ser demorada, especialmente quando é necessário passar por um processo de licitação, coletar propostas de fornecedores potenciais e negociar os termos do contrato.

A compra de bens e serviços é, portanto, muito mais rápida e fácil com fornecedores recorrentes, pois estas etapas já foram realizadas de forma centralizada.

Em vez disso, os departamentos podem se concentrar em seu objetivo principal, em vez de tarefas administrativas.

Reduz riscos

Existem vários riscos relacionados aos fornecedores que podem ser mitigados utilizando uma Vendor List ao gerenciar sua cadeia de fornecimento.

Sua lista identificará seus fornecedores críticos cujos bens ou serviços são essenciais para sua organização.

Dessa forma é possível então monitorar de perto seu desempenho para assegurar que eles estejam cumprindo suas obrigações contratuais.

Seus fornecedores recorrentes fornecem níveis mais altos de serviço, pois seu compromisso com seu negócio será maior, e eles terão um melhor entendimento do mesmo.

Maior controle

Ter uma lista de fornecedores preferidos aumenta o controle que um gestor tem sobre as compras.

A construção de relações com esses fornecedores aumenta a responsabilidade, e é mais provável que a empresa receba uma melhor qualidade de serviço.

A comunicação também será otimizada, reduzindo a chance de ocorrência de mal-entendidos.

Conclusão

Gerenciar seus fornecedores preferenciais usando um sistema de compras garante que você tenha acesso a dados precisos do fornecedor para que possa tomar decisões informadas, maximizando o ROI.

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