Todas as organizações dependem de uma combinação de funções e serviços para atingir o nível de apoio que é exigido de suas operações centrais dentro do negócio.

Assegurar que este apoio esteja prontamente disponível na melhor forma possível, e a um custo apropriado, é a cobertura da gestão de Facilities (ou instalações).

A gestão de instalações cobre uma gama de disciplinas e serviços para garantir a funcionalidade, conforto, segurança e eficiência dos edifícios, bens e sistemas de uma empresa.

Além de gerenciar as operações diárias e a gestão da manutenção, os gerentes de Facilities também devem executar o plano estratégico de longo prazo de gerenciamento de instalações de sua empresa.

Neste artigo forneceremos uma visão geral sobre exatamente o que um gerente de Facilities faz e que efeito eles podem ter em seu negócio:

O que é a Gestão de Facilities?

A gestão de Facilities pode ser definida como um conjunto de ferramentas e serviços que suportam a funcionalidade, segurança e sustentabilidade de edifícios, terrenos, infra estrutura e bens imóveis de uma marca. 

A gestão de instalações inclui:

• Gestão de arrendamento, incluindo administração e contabilidade de arrendamento
• Planejamento e gestão de projetos de capital 
• Manutenção e operações
• Gestão de energia
• Ocupação e gestão do espaço 
• Experiência do funcionário
• Gerenciamento de emergência e continuidade dos negócios
• Gestão imobiliária

Quais as funções da Gestão de Facilities?

Em termos simples, a gestão de instalações é a coordenação eficiente de todas as atividades relacionadas à manutenção de espaços físicos e infra estruturas operacionais; desde edifícios individuais até campos complexos utilizados para uma série de locais geradores de receita, como varejo, fabricação e saúde.

A gestão de Facilities inclui a garantia de que cada elemento de um ambiente de trabalho é seguro simplesmente pelo compliance de mandados regulatórios relevantes, a realização de manutenção frequente e a reorganização de layouts estruturais.

Tudo isso deve ser feito de forma a promover a produtividade e o bem-estar de cada usuário.

Existem diferentes tipos de gerenciamento de instalações. Isto inclui o seguinte:

Administração de propriedades

As funções de gerenciamento de Facilities acontecem em nível macro. Uma organização avalia a importância de suas operações e despesas gerais, mesmo re-alinhando suas partes interessadas.

Nesses cenários, os gestores de instalações proporcionam uma melhor compreensão dos custos envolvidos.

Saúde e segurança dos funcionários

Um gerente de instalações confiável trabalhará para melhorar as condições do local de trabalho ou dos edifícios, criando um ambiente que promova o conforto e a produtividade entre os usuários de tais instalações.

Fazendo isso, garante que os funcionários estejam engajados, produtivos, motivados e cumpridos em suas obrigações departamentais.

Por que a Gestão de Facilities é importante?

Todas as organizações existem para cumprir uma função essencial, desde a geração de lucros até o atendimento das necessidades de uma comunidade.

A gestão de Facilities é a coluna vertebral essencial de qualquer organização de sucesso. Elas apoiam de diversas maneiras de diversas maneiras, dentre elas:

Produtividade

A primeira e principal função é garantir que o pessoal, os funcionários e os ocupantes sejam capazes de cumprir suas funções de forma eficaz.

Isto significa garantir que o espaço esteja limpo, organizado e pronto para ser usado.

Significa também que veículos, equipamentos e tecnologia estão funcionando corretamente quando necessário.

Conforto e segurança

Ligado estreitamente à produtividade está o processo de assegurar que todos os ocupantes do edifício estejam seguros e confortáveis.

Garantir que os edifícios e equipamentos sejam inspecionados para atender às normas de segurança é fundamental para minimizar a responsabilidade e o risco.

Os gestores de instalações também monitoram as formas como uma instalação pode atender melhor ao conforto dos ocupantes.

Rentabilidade

Produtividade, segurança e conforto devem ser criados de forma eficiente.

O gerenciamento de Facilities é capaz de identificar as maiores despesas devido a seu impacto de longo alcance em toda a organização.

Além disso, essa área de gestão também executa diversos esforços para minimizar custos operacionais desnecessários para o resultado final da empresa.

Escalabilidade

À medida que as organizações crescem, expandem os ativos de capital, mudam de local ou se adaptam a ambientes de trabalho em mudança, a administração de Facilities está na vanguarda para garantir o sucesso dessas mudanças.

A equipe precisa conhecer as instalações por dentro e por fora, assim como as pessoas e ativos dentro delas, para melhor assessorar sobre novas oportunidades.

Qual a relevância da Gestão de Facilities?

A gestão de instalações continua a crescer a um ritmo acelerado.

As funções de um gerente de Facilities continuam a se expandir, cobrindo mais conjuntos de habilidades e responsabilidades.

Atualmente, os deveres principais da gestão de instalações não cobre apenas o ambiente construído, mas também outros dados envolvendo a organização e o local de trabalho como um todo.

Entre as tendências que estão profundamente enraizadas e influenciadas pela administração das instalações, estão as seguintes:

• Automação e monitoramento de dados dos edifícios
• A evolução contínua da infra estrutura de TI
• Impacto ambiental e sustentabilidade
• Serviço de engajamento de funcionários
• Saúde e segurança no ambiente construído

Conclusão

Além do ambiente físico, a Gestão de Facilities reconhece a responsabilidade conjunta da gestão de instalações, TI e recursos humanos para alcançar desempenho  ótimo . 

Os locais de trabalho representam uma grande proporção dos custos de qualquer operação, portanto, quando as organizações reúnem pessoas neles, deve haver um valor para fazer isso.

Os gestores de Facilities se interconectam entre as especialidades para otimizar o desempenho empresarial; eles capacitam o trabalho onde quer que ele ocorra e para tornar os locais de trabalho produtivos.