Na era digital, as mudanças na maneira como as empresas operam aumentaram a necessidade de ter os processos, principalmente, sendo tratados on-line.

Para permanecerem competitivas, as empresas têm que se ajustar às preferências dos consumidores, gerenciando seus serviços de forma avançada.

Uma das melhores maneiras de conseguir isso é usar uma plataforma de cotação online eficaz para realizar pedidos digitalmente.

O que é uma plataforma de cotação online?

Todas as empresas são iniciadas com o objetivo de obter lucros e esses lucros são o que faz com que as mesmas sejam capazes de atender às atividades do dia-a-dia e, ao mesmo tempo, fazer com que o negócio valha a pena.

A forma como as finanças da empresa são administradas determina a longevidade do negócio e seu crescimento.

Uma plataforma de cotação online é um software desenvolvido para otimizar todas as etapas de cotação.

Isso é feito visando maximizar seus lucros e garantir que haja operações tranquilas e sustentáveis.

A principal razão para o desenvolvimento dessas plataformas é assegurar a estabilidade financeira do negócio a longo prazo.

Elas ajudam a tomar decisões acertadas na seleção de pedidos e aquisições, oferecendo dashboards customizáveis e monitoramento de preços.

A automação do processo de compra de matérias-primas e mercadorias, bem como a manutenção do estoque de produtos, é muitas vezes feita através da automação e simplificação de funções como, por exemplo:

• Encomendar um produto ou serviço.
• Criar, receber e atender pedidos.
• Enviar e processar faturas.
• Manutenção de estoque.
• Comparar a fatura com os materiais recebidos.
• Pagar todas as faturas online.
• Rastrear, controlar e aprovar todo o processo de compra.

As principais vantagens que uma plataforma de cotação online confiável e sofisticada traz são a melhoria do desempenho financeiro organizacional, processos construtivos de compras e o controle adequado dos processos comerciais.

Além disso, ela elimina qualquer tarefa redundante, racionalizando os esforços da força de trabalho da empresa.

Com todas essas informações à sua disposição, é possível conhecer os efeitos financeiros da compra de qualquer coisa para a qual esteja fazendo um orçamento.

Qual o valor dessas plataformas?

Os fluxos de cotações podem levar processos de aprovação complexos e canais de comunicação em silos.

Isto pode criar atrasos e gargalos que podem prejudicar toda a operação financeira.

A automação permite aos gestores financeiros criar facilmente um formulário on-line para coletar todas as informações necessárias para dar início a um processo, a entrada automatizada de dados em casos específicos e uma boa visibilidade sobre todas as solicitações ativas.

Isto é fundamental para organizações que administram um grande número de solicitações em diversos canais e partes interessadas.

Ao digitalizar e automatizar os fluxos de trabalho através de uma plataforma de cotação online, empresas são capazes de aumentar a produtividade, eliminar o trabalho repetitivo e minimizar os erros humanos.

É mais fácil para os solicitantes enviar ordens de compra, para a equipe financeira executá-las e para os gerentes acompanharem o orçamento e relatarem os resultados.

Como uma plataforma de cotação online afeta a Gestão de Compras?

Atualmente, a tecnologia de aquisição não está mais limitada a módulos separados para funções ou ações específicas.

Uma plataforma de cotação online utiliza todo o potencial da nuvem para criar uma solução com o número exato de características e funcionalidades que uma organização precisa para gerenciar até o fim.

Algumas das características mais importantes que os softwares de cotação possuem são:

• Pedidos, faturas e listas de embalagem em uma única tela. Quase todas essas plataformas possuem dashboards com todas as informações relacionadas às compras em andamento e aquelas já realizadas. Neles é possível visualizar e comparar as compras que você reservou com as faturas e listas de pacotes que recebeu.
• Função de lembrete por e-mail. Esta função sugere a data de renovação ou rescisão do contrato. Todos os e-mails são enviados automaticamente para ajudar os usuários a manter em ordem suas relações legais com seus provedores.
• Composição dos documentos de transição. Toda a comunicação direta é mantida no banco de dados, o que permite ao usuário visualizar todas as solicitações submetidas, todas as cotações devolvidas, pedidos emitidos juntamente com todas as faturas e listas de pacotes recebidos pelo usuário. Os ganhos e créditos também são exibidos no mesmo painel de controle, bem como informações de contato ligadas a todas as informações mencionadas acima.
• Comparação de cotações. Com esta função, os usuários podem comparar rapidamente as cotações de vários fornecedores. Num relance, gestores podem ver as diferenças de preço, descobrir se a cotação tem ou não discrepâncias. Além disso, para eliminar erros ao enviar as cotações erradas aos fornecedores, a ferramenta de confirmação de envio é crucial. Ela contém os pedidos apresentados, a cotação do fornecedor que foi submetida e uma planilha de cálculo que destaca todos os erros na cotação.

Conclusão

As plataformas de cotação online permitem às organizações centralizar e agilizar o processo de compra na plataforma.

É benéfico para o negócio devido a sua característica de automação.

O uso deste tipo de software não só ajuda a melhorar a transparência dos dados, mas também melhora a colaboração e a análise de resultados, reduzindo o desperdício, as ineficiências e os erros humanos.

Se você determinou que este software é uma necessidade para sua empresa, a adoção de plataformas de compras também pode se tornar vantajosa para o negócio.

Isso porque tais sistemas oferecem muitas ferramentas similares e diversas vantagens próprias.

Para saber mais detalhes é só clicar aqui e se inscrever.