O processo de aquisição começa com uma necessidade ou demanda pela qual a empresa responde, fornecendo o produto ou serviço para satisfazer tal demanda.
A satisfação efetiva da demanda exige o fornecimento de materiais ou serviços a um custo mínimo sem sacrificar o valor para as partes interessadas internas e externas.
A manutenção do equilíbrio entre custo e valor adota uma abordagem estratégica em todas as atividades de aquisição.
É aí que entra em jogo o Total Cost of Ownership (TCO).
Nesse post vamos explorar o que esse termo aborda e como ele afeta a Gestão de Compras.
O que é Total Cost of Ownership (TCO)?
O Total Cost of Ownership (Custo Total de Propriedade), ou TCO, é a estimativa de custo total abrangente de uma solução específica.
Isto inclui o preço de compra e o custo de operação ao longo da vida útil do ativo.
É importante para avaliar custos de sistemas e equipamentos que nem sempre se refletem em preços iniciais.
Seu TCO é um grande apoio ao retorno sobre o investimento (ROI) de sua empresa, pois o ROI ajuda a iluminar benefícios que podem também não ser prontamente aparentes, tais como maior produtividade dos funcionários ou maior satisfação do cliente.
Há três fatores principais ao calcular o TCO: Custos de aquisição, operacionais e de pessoal. Vamos dar uma olhada em cada um deles:
Custos de Aquisição
Os custos de aquisição incluem o custo de equipamento ou propriedade antes de impostos, mas após quaisquer comissões, descontos e incentivos. Isto inclui equipamentos periféricos únicos ou atualizações necessárias para instalação ou utilização.
Custos operacionais
Os custos operacionais somarão quaisquer subscrições ou serviços necessários para que o item ou sistema atinja o padrão comercial. Este custo inclui os custos de serviços públicos, mão-de-obra do operador e os custos de treinamento inicial.
Custos de pessoal
Os custos de pessoal incluem pessoal administrativo, custos de suporte e o espaço no chão de fábrica necessário para abrigar o equipamento e os operadores. Custos contínuos de treinamento e solução de problemas de manutenção.
Então, não é o preço?
Exatamente. O custo total de propriedade é projetado para ilustrar o contraste entre o preço de compra e o custo de investimento a longo prazo.
Uma análise TCO ajuda as empresas a determinar a diferença entre os custos de curto e longo prazo de um produto ou sistema
Ele ajuda a tomar uma decisão de compra informada ao selecionar o fornecedor certo a partir de múltiplas alternativas.
Em geral, um Total Cost of Ownership mais baixo oferece um melhor valor a longo prazo.
Por que o Total Cost of Ownership é tão importante?
Muitas empresas frequentemente subestimam os custos ocultos das novas aquisições, o que pode ter um impacto negativo em seu desempenho.
Sem os fundos apropriados para manter seu equipamento em forma ou os recursos para treinar os funcionários no novo produto ou serviço, o ROI não será tão alto quanto esperado ao fazer a compra inicial.
Uma análise de Total Cost of Ownership ajuda a entender as despesas indiretas, tais como manutenção, suporte e taxa de licença, que se somariam durante o ciclo de vida do produto.
As empresas utilizam o TCO para analisar a viabilidade de potenciais negócios ou compras a longo prazo.
Esta análise fornece uma visão sobre qual solução traria um ROI positivo e complementaria o crescimento dos negócios.
Ela também ajuda a marca a se manter preparada para surpresas financeiras inesperadas.
Como calcular Total Cost of Ownership?
Tradicionalmente, o Custo Total de Propriedade tem sido um cálculo destinado a ajudar os compradores e proprietários a determinar os custos diretos e indiretos de aquisição de um produto.
Na gestão de supply chain tradicional, esse cálculo inclui o custo direto e indireto de aquisição de um produto e se estende além do ato de compra para incluir os custos incorridos ao longo da cadeia de fornecimento para assegurar uma integração sem problemas em uma montagem final.
A materialidade e o valor de cada componente do TCO variará significativamente conforme o item, dependendo das características específicas, algumas das quais incluem:
- Valor do item
- Quantidades mínimas de pedidos
- Conteúdo material
- Características físicas
- Método de entrega/ logística
- Fornecedores
- Volatilidade da demanda
- Custos de processamento de pedidos
Para calcular o Total Cost of Ownership de um ativo, devemos considerar todas as despesas que incorrerão em associação com o ativo ao longo de sua vida útil .
Essencialmente, calcularemos o preço de compra do produto mais as despesas posteriores menos o valor restante do imóvel.
O cálculo de TCO considera o investimento inicial e coleta o máximo de informações para incluir os custos relacionados ao uso continuado do ativo.
São três fatores os principais fatores a serem considerados: custo inicial (I), custo de manutenção (M), custos restantes (R)
Desse modo, a fórmula se apresenta como:
I + M – R = TCO
Quais os benefícios de aplicar Total Cost of Ownership?
O custo total de propriedade (TCO) é uma medida de quanto um ativo específico custará a uma empresa a longo prazo operacional.
Aqui estão alguns exemplos das vantagens de aplicar esse cálculo no seu processo de compra:
1) Melhor desempenho financeiro a longo prazo
Uma análise de TCO pode ajudar sua empresa a compreender as várias despesas indiretas de propriedade de ativos, tais como taxas de manutenção, custos de treinamento de funcionários, taxas de licenciamento e armazenagem.
Ao obter primeiro uma visão geral do efeito financeiro da compra antes de adquirir um ativo em particular, sua empresa pode compreender melhor as despesas financeiras associadas ao ciclo de vida do ativo.
Isto pode beneficiar sua empresa ao produzir um melhor ROI e melhorar o desempenho financeiro geral de sua empresa a longo prazo.
2) Custos de treinamento e implementação
Na implementação de ativos, é extremamente importante para a sua empresa considerar os custos relacionados ao treinamento e licenciamento dos funcionários administrativos.
Ao incorporar também despesas específicas da indústria em seus cálculos de Total Cost of Ownership, a empresa poderá obter uma imagem muito mais precisa da despesa total de aquisição de um ativo.
3) Custos contínuos
As despesas indiretas não incluem apenas taxas únicas, tais como treinamento de funcionários ou encargos de instalação, mas também despesas contínuas que continuam durante todo o ciclo de vida do ativo em questão.
Isto pode incluir taxas de atualização, reparos, encargos de manutenção e instalações de armazenamento.
Se estas várias despesas não forem determinadas e levadas em conta antes da compra do ativo, a economia financeira derivada da propriedade do ativo pode ser desperdiçada.
4) Comparação de ofertas competitivas
Ao adquirir uma solução, uma marca pode ser tentada a comprar do fornecedor com o menor preço inicial.
Entretanto, ao realizar uma análise de Total Cost of Ownership, é possível validar diferentes preços de venda competitivos ao considerar as despesas indiretas de propriedade.
O preço inicial mais baixo nem sempre significa o menor custo de propriedade.
Portanto, pode ser recomendável usar o TCO para calcular o custo total de aquisição de ativos de múltiplos vendedores e posteriormente determinar qual deles é a escolha mais razoável para seu negócio.
Conclusão
Há muitas nuances e complexidades a conhecer ao calcular o Total Cost of Ownership, incluindo o fato de que o TCO é uma métrica útil para muitos setores.
Embora ele seja frequentemente associado à indústria de TI, esse cálculo também é útil para o licenciamento de software, finanças e, é claro, gestão de compras.
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