O processo de compra para empresas é bem diferente do processo de compra do consumidor.

Porque, neste caso, o mercado comercial está envolvido em um conjunto diferente de características e exigências.

Ao contrário dos hábitos de compra dos consumidores, as empresas geralmente têm uma abordagem mais formal em relação às compras.

Ao invés de fazer compras por impulso, as empresas comparam preços, comparam fornecedores e levam em consideração a qualidade dos bens e serviços antes de concluir uma venda. 

O que são os processos de compra?

A aquisição abrange uma série de atividades envolvidas na obtenção de bens ou serviços.

Em geral, as equipes de compras trabalham para obter suprimentos a preços competitivos que ofereçam o maior valor.

Entretanto, nem todas as empresas definem as compras da mesma forma.

Muitas empresas consideram que a aquisição engloba todas as etapas, desde a coleta de requisitos comerciais e fornecedores de fornecimento até o acompanhamento do recebimento de mercadorias e a atualização dos termos de pagamento.

Em contraponto, outras definem a aquisição como uma gama mais restrita de atividades, como a emissão de ordens de compra e a realização de pagamentos.

Como funcionam os processos de compra?

Dentro de organizações, compras importantes normalmente exigem a contribuição de várias partes, incluindo finanças, contabilidade, gestão de tecnologia e altos cargos de administração.

Compras altamente técnicas, tais como sistemas de tecnologia da informação ou equipamentos de produção, exigem a experiência de especialistas técnicos. 

As empresas compram produtos para atender às necessidades de seus compradores.

A compra por impulso é rara; critérios objetivos e claramente declarados, tais como atender às necessidades e cronogramas de produção a um custo mínimo, geralmente orientam o processo de escolha.

Como mais de uma pessoa está envolvida no processo de decisão de compra, os gerentes de compras raramente tomam uma decisão de compra independente da influência de outras partes interessadas, seja dentro da organização de compra ou fora dela (por exemplo, consultores, empresas fornecedoras, outras empresas do setor).

O processo de aquisição geralmente envolve uma série de etapas.

A empresa identifica determinados bens e/ou serviços de que necessita, obtém os fornecedores que ajudarão a empresa a atingir seus objetivos comerciais, negocia termos e custos e depois compra e recebe os itens relevantes.

Uma pequena empresa pode ter apenas uma pessoa cuidando da aquisição de todos os bens e serviços.

As empresas maiores podem ter uma equipe de pessoas especializadas em lidar com diferentes fornecedores ou apoiar grupos comerciais internos específicos.

Para alguns itens, a equipe pode precisar reunir informações de vários grupos comerciais diferentes a fim de determinar as necessidades gerais da empresa.

Qual a importância dos processos de compra?

A aquisição é um passo importante na compreensão das cadeias de fornecimento, pois ajuda uma empresa a encontrar fornecedores confiáveis que possam fornecer bens e serviços a preços competitivos que atendam às necessidades da empresa.

É o caso se a empresa está procurando matérias-primas para fabricação, um fornecedor de serviços de marketing ou novos materiais de escritório.

Um processo de aquisição ideal é projetado para rapidez, eficiência e precisão.

Mas, à medida que uma empresa cresce, os processos que costumavam funcionar para 10, 20 ou 30 pessoas começarão a vacilar, e desafios de aquisição podem surgir.

4 Passos no Processo de Aquisição

Os processos de aquisição variam muito dependendo da estrutura e das necessidades de cada empresa, mas geralmente incluem as nove etapas principais a seguir:

1. Identifique quais bens e serviços a empresa precisa.

Primeiro, uma empresa deve identificar suas necessidades para um item específico ou um serviço.

Este pode ser um novo item que a empresa não tenha adquirido anteriormente, um reabastecimento de bens existentes ou uma renovação de assinatura.

Esta etapa normalmente envolve o aprofundamento dos detalhes do que a empresa necessita, tais como especificações técnicas precisas, materiais, números de peças ou características do serviço.

Nesta etapa, é uma boa idéia consultar todos os departamentos comerciais afetados pela decisão de compra para assegurar que os itens adquiridos reflitam com precisão as necessidades de cada departamento.

2. Apresentar pedido de compra.

Quando um funcionário ou grupo empresarial precisa adquirir uma quantidade significativa de novos suprimentos ou serviços, ele faz uma solicitação formal de compra (também conhecida como requisição de compra).

Uma solicitação de compra notifica a empresa que existe uma necessidade, geralmente através dos gerentes de departamento, pessoal de compras ou da equipe financeira, assim como especificações como preço, prazo necessário, quantidade e outras coisas importantes para a equipe de compras ter em mente.

O departamento que supervisiona a compra pode então aprovar ou negar o pedido de compra. Se aprovado, a equipe de compras pode proceder com a seleção de um fornecedor e fazer a compra.

3. Avaliar e selecionar fornecedores.

Com uma lista clara de exigências e um pedido de compra aprovado, agora é o momento de encontrar o melhor fornecedor e apresentar um pedido de cotação, é importante ser o mais detalhado possível para que você possa comparar maçãs com maçãs.

A avaliação do fornecedor deve se concentrar não apenas no custo, mas também na reputação, velocidade, qualidade e confiabilidade.

Muitas empresas também consideram a ética e a responsabilidade social, uma vez que a aquisição está frequentemente entrelaçada com a identidade corporativa.

Um varejista que se orgulha da sustentabilidade se beneficiaria da parceria com fornecedores ambientalmente responsáveis, por exemplo.

4. Manutenção de registros.

É importante manter registros para todo o processo de aquisição, desde solicitações de compra até negociações de preços, faturas, recibos e tudo o que estiver entre eles.

Estes registros podem ser úteis por múltiplas razões.

Eles ajudam a empresa a reordenar mercadorias pelo preço certo no futuro, assim como ajudam nos processos de auditoria e no cálculo de impostos.

Registros claros e precisos também podem ajudar a resolver quaisquer possíveis disputas

Problemas na aquisição, desde um erro humano até o acompanhamento de acordos, podem afetar negativamente a capacidade de compra de uma empresa.

É importante resolver esses contratempos assim que eles surgem porque, com o passar do tempo, podem ter um impacto severo sobre a eficiência, a produção e até mesmo sobre o resultado final da empresa.

Como a tecnologia pode ajudar

Assim como acontece com todos os outros setores, o uso adequado de tecnologia pode ser transformador no processo de compra de uma empresa.

Alguns sistemas específicos permitem simplificar etapas como solicitação de licitações, criação de pedidos ou pagamento de suprimentos.

Também podem permitir que as equipes analisem melhor a economia e acompanhem o desempenho dos fornecedores.

Alguns dashboards de compras mostram KPIs e métricas de compras selecionadas em uma única tela para que as empresas possam facilmente monitorar tendências importantes e detectar problemas.A GoBuyer disponibiliza um sistema próprio para gestão de compras, se você tem interesse em se cadastrar, acesse aqui.