A gestão de compras se tornou mais complexa na última década.

Com apenas mais desafios no futuro, os dias de gerenciamento de fornecedores e compras com uma planilha e notas adesivas não é mais uma opção.

A compra efetiva é mais do que encontrar um fornecedor e emitir um pedido de compra – é um processo que pode proporcionar grande valor a uma organização.

Este é o caso não apenas do ponto de vista monetário, mas também pela obtenção de produtos da mais alta qualidade e alta demanda ao menor custo e pela garantia de que esses produtos estejam em estoque e disponíveis para os clientes quando eles precisarem deles.

Como acontece com a maioria dos processos estratégicos, a adoção de sistemas adequados transforma a maneira como o setor entrega valor.

Mas como saber qual plataforma adotar? Aqui trazemos uma lista com ferramentas indispensáveis que o seu software de gestão de compras deve ter.

O que é um software de gestão de compras?

A gestão de compras é uma disciplina comercial que permite às empresas gerenciar as atividades e relacionamentos que compõem as funções de compras necessárias para a realização de negócios.

Em seu núcleo a gestão de compras trata-se de economizar dinheiro, aumentar os lucros e é uma função importante para qualquer negócio de atacado, distribuição ou fabricação.

Dessa forma, um software de gestão de compras é um sistema comercial que permite às organizações automatizar todo o seu ciclo de sourcing até venda.

Desde a análise e gerenciamento de gastos até a gestão de contratos e pagamento de faturas, os usuários podem obter acesso completo para controlar cada operação do processo de compras.

Por quê software de gestão de compras é importante?

A gestão de compras como um todo tem impacto sobre o fluxo de caixa, custos de estoque, questões contratuais e disponibilidade de produtos.

Portanto, é crucial que as empresas tenham um bom processo para adquirir seu produtos e gerenciar o estoque.

O princípio mais básico da gestão de compras é que os bens e serviços devem ser sempre adquiridos e entregues ao melhor preço possível para ajudar a maximizar os lucros.

Um software de gestão de compras é importante porque o processo de aquisição dos bens certos, pelo preço certo e no momento certo, é importante.

Se você estiver pagando muito pelo estoque necessário no comércio varejista ou de manufatura, isso pode reduzir seriamente seus lucros.

Quais ferramentas são essenciais em um software de gestão de compras?

Independentemente do tamanho do setor, adquirir uma plataforma de compras que tenha todas as características necessárias pode ser muito desafiador.

Com tantas ferramentas a serem consideradas na escolha de um software, pode ser difícil tomar uma decisão sem uma pesquisa adequada do cenário. 

Sem mais delongas, vamos dar uma olhada nas características selecionadas:

1. Dados unificados

Normalmente nas aquisições manuais, os dados de compra são organizados em papéis ou arquivos separados.

Sistemas desconectados forçam funcionários individuais e equipes a manter documentação separada ou usar registros autônomos para gerenciar compras.

Por sua vez, isso dificulta a obtenção de uma visão unificada das informações de compras e fomenta padrões escuros de compras.

Com um software de gestão de compras, as informações sobre pedidos, aprovações e status de pedidos são as mesmas quer alguém esteja em uma mesa de escritório ou em uma viagem oficial. Todos olham para a mesma coisa.

Além disso, os dados só precisam ser inseridos no sistema uma única vez e são alterados ao longo do tempo. Isto é uma grande economia de tempo que elimina discrepâncias e melhora a percepção.

2. Relatórios de despesas

Um software de gestão de compras ideal deve fornecer os dados mais relevantes da maneira mais fácil possível.

Uma das principais funções dos mesmos é sua capacidade de gerar relatórios significativos que lhe dêem uma imagem clara dos seus processos de compras.

Os relatórios desempenham um papel fundamental na tomada de decisões que pode ajudar a cortar custos, aumentar a produtividade e melhorar os lucros.

Eles permitem melhorar a eficiência geral do gerenciamento de inventário. 

Esse software deve ser o melhor agregador de dados de compras, não apenas um criador de informações.

3. Interface fácil de usar

Ter uma interface fácil de usar para um software de gestão de compras é de enorme importância.

Você não gostaria de se encontrar em uma situação em que lhe custaria ainda mais dinheiro no treinamento de sua equipe para aclimatá-la a uma plataforma complicada.

Uma solução de procurement fácil de usar se traduziria em uma compra mais rápida pelo usuário e uma implementação mais rápida em todos os níveis de sua organização com o mínimo de obstáculos.

Selecione uma solução que requer um mínimo de comprometimento e curva de aprendizado para que sua equipe comece a usar.

4. Apoio às integrações

Um dos maiores aspectos a serem levados em consideração quando se trata de softwares de gestão de compras é a integração.

Seu software suporta integrações perfeitas com serviços que você precisa agora e precisaria mais tarde? 

As integrações que você pode precisar considerar incluem integrações de serviços relacionados à contabilidade ou serviços de terceiros, tais como ERPs.

Mesmo se a empresa não planeja integrar todos os seus sistemas neste momento, o sistema a ser adquirido deve ter a capacidade.

A integração de softwares permite a centralização de múltiplas funções, o que reduz erros e duplicações e aumenta a visibilidade, a rastreabilidade e a eficiência geral das operações comerciais.

Conclusão

A escolha de um software de gestão de compras que venha com as características certas é vital para o gerenciamento eficiente do processo de compras de uma organização.

No momento de selecionar a sua plataforma, considere as características discutidas acima com calma.

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