Muitas organizações estão começando a reavaliar seus processos de compra e a identificar novos tipos de ferramentas de compras que atenderão às suas necessidades.

A obtenção de valor em termos de produtividade, bem como em lucros, está se tornando cada vez mais um foco estratégico.

A fim de permanecerem competitivas em vendas, muitas empresas têm um forte interesse em tirar proveito deste universo tecnológico em aquisições.

Mas será que isso é o bastante?

Nesse artigo trazemos uma lista com as 3 principais dicas para um processo de compras de qualidade.

O que são processos de compras?

Os processos de compras abrangem uma série de atividades envolvidas na obtenção de bens ou serviços.

Ela engloba todas as etapas de aquisição, desde a coleta de requisitos comerciais e fornecedores de fornecimento até o acompanhamento do recebimento de mercadorias e a atualização das condições de pagamento.

Por exemplo, se uma empresa precisa de um novo fornecedor para fornecer um serviço ou produto contínuo, os processos de compras são responsáveis por escolher o fornecedor que melhor atenda a todas as exigências do negócio a um preço razoável.

Ele permite que a empresa evite desperdiçar tempo, dinheiro e recursos valiosos lidando com um fornecedor inadequado.

O processo não é específico a nenhuma indústria, mas sim um aspecto necessário que ajuda na otimização das operações.

Os processos de compras geralmente seguem essas etapas:

• Identificar a necessidade (que serviço/bens seu negócio requer?)
• Autorizar a decisão de encontrar um fornecedor que possa atender a essa necessidade.
• Estabelecer os parâmetros do contrato proposto (orçamento, duração, requisitos essenciais vs. desejáveis, etc.)
• Criar a documentação da proposta (incluindo a especificação, escopo dos trabalhos, questionário do fornecedor, instruções aos proponentes, documento de preços, etc.)
• Publicar a proposta através do portal de compras públicas de sua escolha.
• Avaliar as propostas apresentadas de acordo com os critérios de sua escolha.
• Atribuir o contrato a seu fornecedor escolhido.

Quais são os tipos de processos de compras?

O processo de aquisição é uma parte crítica de qualquer organização.

O objetivo da aquisição é obter o melhor valor possível para a organização.

Entretanto, para otimizar um processo, é necessário primeiro entender onde uma empresa se encontra no cenário.

Os principais tipos de aquisição incluem:

1. Aquisição direta – A aquisição direta é o processo de aquisição de qualquer matéria-prima, insumos ou substâncias que contribuem diretamente para o produto final da empresa. Esta parte do processo de aquisição é frequentemente onde os custos mais altos são incorridos, e tipicamente, onde a organização pode economizar menos.
2. Aquisição indireta – A aquisição indireta é o processo de quaisquer bens, serviços ou entidades necessárias para qualquer coisa que não seja o produto final da empresa. Eles não afetam diretamente o custo dos bens da empresa ou seus resultados, mas formam uma parte considerável dos gastos. Exemplos de bens e serviços adquiridos através de compras indiretas são os serviços de TI, material de escritório, etc.
3. Aquisição de serviços – O procedimento de aquisição de serviços é tipicamente realizado no contexto de aquisição indireta. As etapas de aquisição de serviços provavelmente serão por um único período, se a organização estiver satisfeita com os serviços. A aquisição de serviços também poderia ser temporária – serviços de leasing ou contratação com um fornecedor para casos específicos de uso.

Por que os processos de compras são importantes?

Muitas decisões tomadas pelos departamentos têm uma implicação de aquisições que pode ter impacto no custo total de execução.

Um processo otimizado de compras pode ajudar organizações a gerenciar os riscos mais comuns na cadeia de suprimentos e tomadas de decisão em geral.

Através do gerenciamento de risco das finanças, operações e contratos, processos de compras podem evitar rupturas que afetam negativamente a lucratividade.

Uma estratégia de compras eficaz garante a eficiência do processo em todas as etapas do ciclo de aquisição, inclusive:

• Um entendimento das necessidades de aquisição por todas as partes interessadas
• Identificação do fornecedor certo para atender a essas necessidades
• Estratégias para encurtar os tempos do ciclo de fornecimento, especialmente sourcing.
• Negociação de contratos para fornecer o maior valor ao menor custo

Detalhes essenciais para processos de compras

O processo de aquisição geralmente envolve uma série de etapas.

É importante lembrar que a aquisição não consiste de uma série de atos isolados – é um processo contínuo.

Aqui estão algumas das principais dicas para garantir que sua estratégia esteja no caminho certo:

1. Use automação para reduzir erros humanos

É essencial verificar as ferramentas que a empresa está utilizando para administrar os processos de compra.

Muitos dos fluxos de trabalho podem ser automatizados, resultando em economia imediata de tempo, receita e recursos.

Esta forma de automatização também diminui o risco de erro humano, resultando em maior consistência em todo o processo de aquisição.

A automação desempenha um papel significativo no processo de aquisição e continuará a fazê-lo nos próximos anos.

2. Mantenha seus dados organizados em um só lugar

Antes de tudo, a aquisição não pode ser eficiente se as informações forem armazenadas em locais diferentes.

Deve ser sua maior preocupação se não tiver um mecanismo consolidado de coleta de informações, desde contas a pagar até informações de fornecedores.

A centralização de todos os dados relacionados a compras permite que gestores e sua equipe mantenham e recuperem rapidamente os dados essenciais ao fazer escolhas críticas.

3. Selecione a plataforma de compras certa

Centralizar e padronizar as informações é uma das maneiras mais simples de economizar tempo para seus colaboradores.

Em qualquer situação, localizar e enviar informações pode exigir preciosos minutos em um dia, o que equivale a horas a longo prazo. 

O mesmo é verdade para os processos de compras.

Um sistema de aquisição centralizado significa que suas equipes não precisarão fazer malabarismos com várias ferramentas ao mesmo tempo, ajudando a melhorar sua produtividade e atenção geral.

Conclusão

A concepção dos processos de compras é um passo importante para alcançar resultados que gerem valor.

É, portanto, necessário dedicar tempo para identificar e projetar adequadamente as etapas que se adaptam às necessidades de sua organização.

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